O pior momento para descobrir um problema com o plano de crise de sua empresa é no meio de uma crise. O ideal é que você nunca precise usá-lo – mas, se precisar, você quer ter certeza de que tudo está no lugar para avançar da maneira mais suave possível. 

Desde a realização de pesquisas adequadas com antecedência até a execução de exercícios regulares, existem várias etapas que os líderes podem usar para aumentar a preparação para crises. Abaixo, 15 conselhos para garantir que o plano de sua organização corra bem.

2. Coloque os líderes certos no lugar

Certifique-se de ter as pessoas certas para liderar uma empresa durante uma crise e se adaptar. Líderes com experiência, confiança e conhecimento na cultura do negócio ou indústria em que o negócio se encontra fazem uma grande diferença para lidar com crises sem soluços. 

3. Esteja pronto para aumentar a escala em um piscar de olhos

Freqüentemente, as crises ocorrem porque necessidades previsíveis surgem furtivamente em você mais rápido do que o esperado, como picos de volume ou novas geografias de repente “acendem”. Comece com o fim em mente e tenha um quadro de provedores que podem fornecer serviços que estão várias etapas além do que você precisa atualmente, para que eles já estejam em vigor quando esses eventos ocorrerem e você não se atrapalhe. Nesse caso, o sobrealcance é bom. 

4. Reveja seu plano com frequência

A única constante na vida e nos negócios é a mudança. Essa mudança é celebrada quando se trata de crescimento, mas um crescimento extremo e imprevisto ou uma crise profunda trazem o risco de consequências negativas. É igualmente necessário estar preparado para ambos com um plano inicial de recuperação de desastres. Revise-o com frequência e conduza exercícios para garantir que seja viável e sólido. Repita e enxágue quantas vezes forem necessárias.

5. Foco no trabalho em equipe

Eu gerenciei a restauração de furacões para concessionárias de energia elétrica na Flórida por 21 anos. No início, não estávamos preparados e fizemos um trabalho terrível, com duas semanas de paralisações. Melhoramos quando reunimos nossa equipe – todos em todo o estado – e discutimos o que deu errado sem culpa e estabelecemos um plano para consertar. Também focamos no trabalho em equipe, o que fez toda a diferença. Nosso desempenho melhorou dramaticamente. 

6. Melhore continuamente o seu plano

“Quanto mais você suar em paz, menos você sangra na guerra” é uma frase famosa de Herbert Norman Schwarzkopf Jr, um general do Exército dos Estados Unidos. Portanto, as organizações devem melhorar continuamente seu plano de crise por meio de simulações e reflexão quando tudo estiver indo bem. 

7. Conduzir ‘exercícios de incêndio’

Conduza “simulações de incêndio” na vida real. Em outras palavras, verifique periodicamente se os mecanismos existentes para proteção contra crises estão realmente funcionando corretamente. Use emergências menores para verificar os departamentos específicos onde essa emergência ocorreu e ver quais seriam as próximas etapas pela equipe e / ou sistemas se a emergência não tivesse sido evitada. 

8. Certifique-se de que todos os elementos essenciais estão no lugar

Existe uma fórmula que ajuda a entender se você tem tudo o que é necessário para executar um plano: visão mais habilidades mais motivação mais recursos mais um plano de ação. A ausência de qualquer item diminui suas chances de conclusão bem-sucedida do plano. 

9. Ter planos de backup

Nossa organização se baseia em backups. Acreditamos que, se algo pode dar errado, vai dar certo. Nosso trabalho é garantir que tenhamos capacidade e flexibilidade para cooperar com as crises. Todos os serviços, funções e fundos têm planos A, B e C. Acreditamos na redução do risco e na adoção da estabilidade para a longevidade da empresa. 

10. Traga ‘Bombeiros’

Ao formar uma equipe de crise, certifique-se de trazer pessoas que são “bombeiros”. É difícil para qualquer plano ser executado sem contratempos, mas os bombeiros fortes da equipe estarão prontos para saltar para os incêndios que surgem durante a crise com calma e tirar o negócio da crise. 

11. Realizar sessões mensais de planejamento de crise

Reveja continuamente seu plano de crise e faça sessões de planejamento mensalmente para discutir o que acontecerá em caso de crise. O planejamento proativo pode evitar que uma crise aconteça e, se não o impedir, certamente permite uma resposta bem definida à crise, em vez de compensá-la à medida que avança. 

12. Estude as crises públicas de outras marcas

Use a mídia social para observar as crises de relações públicas das marcas. Inicie um diálogo com sua equipe para analisar o que você teria feito de forma diferente ou como abordaria o mesmo problema em sua organização. 

13. Pense em todos os cenários de crise possíveis

Crie planos de crise para situações que você espera que possam dar errado – e sonhe alto quando se trata de coisas que podem dar errado – para criar planos de crise para eles também. Normalmente não são os problemas comuns que chocam uma empresa, mas a queda inesperada de um sistema ou um momento horrível de relações públicas. Quanto mais tempo você estiver no negócio, mais provável será um desses cenários. 

14. Faça seu plano de final aberto

O plano deve ser aberto para se adaptar à situação no manejo da crise. Um líder também deve preparar os membros da equipe para ficarem de lado em momentos de crise, de modo que o relacionamento entre o líder e os membros deve ser mais forte. Considere a contratação de um especialista do setor para identificar possíveis crises e maneiras de lidar com isso. 

15. Informe cada funcionário sobre o plano

Certifique-se de que todos os funcionários estejam informados e sejam capazes de lidar com quaisquer problemas ou reclamações que surgirem no LinkedIn. Os clientes que estão zangados provavelmente espalharão queixas nas redes sociais e o LinkedIn é o único lugar onde os funcionários podem revidar, mostrando empatia e respondendo às preocupações.

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Fonte: Jornal Contábil
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