Um dos passos mais importantes para qualquer empresa é a escolha do escritório de contabilidade. Os profissionais do escritório vão tornar a sua vida muito mais fácil ou torná-la um pesadelo, dependendo da sua escolha.

Não importa o tamanho do seu negócio, seja ele pequeno, médio ou grande, o escritório contábil será responsável pelas resoluções e acompanhamentos de todas as questões burocráticas da empresa, da elaboração dos contratos e cálculos das obrigações trabalhistas a melhorias nos sistemas de gestão da empresa. Como a carga tributária no Brasil é alta e complexa, o sucesso da sua empresa também vai depender de um bom trabalho do contador.

Para te ajudar nessa tarefa, selecionamos cinco dicas essenciais para a escolha de um bom escritório contábil.

1- Situação cadastral

Para cuidar da sua empresa, o escritório também precisa estar em dia. É imprescindível que as inscrições dos profissionais e do escritório estejam em dia com os órgãos específicos, como o Sescon (Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis) e junto ao CRC (Conselho Regional de Contabilidade). É o CRC que emite um certificado que dá autorização para o escritório exercer a atividade.

2. Organização

O escritório de contabilidade cuida de várias empresas. Por isso, o espaço precisa ser organizado o suficiente para evitar falhas. Como a organização é um conceito difícil de ser observado antes de se tornar cliente, uma boa dica é verificar se a empresa possui algum certificado de qualidade, como o ISO 9001.

A certificação ISO está diretamente na gestão organizacional, satisfação no atendimento e no comprometimento dessas empresas com a melhoria contínua e eficaz em sua gestão de serviço.

“O selo de qualidade mostra que a empresa tem processos aprimorados de controles, oferecendo aos contadores capacitação profissional contínua. Aqui na Contep, por exemplo, nossas equipe são divididas em células profissionais, para dar maior eficácia e organização nos trabalhos”, disse dr. Egberto Gonçalves, diretor da Contep, escritório que funciona em Rio Preto desde 1974.

Outro ponto que também corrobora na organização e no fluxo é ter um time capacitado. “Aqui todos funcionários são formados em Ciências Contábeis. Além disso, passam por aprimoramento contínuo. São pelo menos 21 horas de cursos de capacitação por ano”, disse Vanderlei Chiareli, que também é diretor da empresa.

3 – Segurança nos dados

Hoje em dia o volume de documentos em papel é reduzido e isso é uma tendência sem volta. Não significa que os documentos acabaram. Pelo contrário. As empresas e os escritórios contábeis lidam com inúmeros documentos, porém são digitalizados.

Por conta disso, antes de contratar o escritório é importante certificar a estrutura tecnológica. Já pensou se você precisar de um documento e o sistema travar? E se seu documento for hackeado? “Esse é um ponto importantíssimo. Nós por exemplo temos servidores de alta performance e uma internet de fibra óptica dedicada para evitar interrupções. Além disso tudo é criptografado e salvo em nuvem. Além de ser mais seguro, é também mais cômodo, pois o cliente pode acessar seus documento da própria empresa ou de casa, sem precisar vir até o escritório”, disse Vanderlei F. Chiareli, que também é diretor do escritório.

4. Atendimento

Outro elemento fundamental a ser analisado é o atendimento. Em tempos modernos, quanto mais rápido a empresa conseguir responder a seus clientes, melhor. E isso diz respeito também a escritórios de contabilidade.

Assim, uma dica é acessar os canais de comunicação do escritório que pretende contratar e verificar se eles funcionam bem: telefone, e-mail, redes sociais, entre outros.

É importante verificar se a equipe é cuidadosa nesse quesito, pois no dia a dia você poderá precisar desse cuidado para obter retornos úteis em caso de dúvidas ou necessidades imediatas. Disponibilidade para atender, cordialidade para se comunicar e qualidade na hora de transmitir informações são fundamentais para um escritório de contabilidade que mantém clientes por muitos anos.

5. Infraestrutura

Por fim e nem menos importante está a estrutura do escritório. Uma simples visita ao escritório que pretende contratar pode ajudá-lo a conhecer melhor o ambiente. Fique atento se é bem localizado, sem tem estacionamento e até mesmo na preservação do local. Nesse quesito também entra a quantidade de funcionários. É necessário que o escritório tenha um número compatível com a carga de trabalho. Ambientes com profissionais sobrecarregados podem comprometer o trabalho em equipe e o atendimento. Em uma simples visita ao escritório já é possível ter uma noção.

SERVIÇO:

Contep

Endereço: Rua Coronel Spinola de Castro, 3.769 – Bairro Redentora, Rio Preto – SP

Fone/Fax.: (17) – 2139-6600

Site: www.contep.com.br

Facebook: facebook.com/contepcontep

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Fonte: jc