O cotidiano de um escritório contábil é bastante intenso, cheia de desafios. Informações de vários clientes, atendimento, orientação, além da própria gestão e pequenos contratempos que acabam comprometendo a produtividade da equipe.

Pensando nisso, selecionamos 7 funcionalidades incríveis que ajudarão otimizar ao máximo a produtividade do seu negócio. Afinal, assim como qualquer outra empresa, o escritório contábil preciso está em constante crescimento e lucratividade.

7 dicas incríveis para otimizar a produtividade do seu negócio

1) Conciliação bancária

A conciliação bancária consiste na comparação do saldo de uma conta bancária de movimento com uma informação externa à contabilidade (extrato bancário), de maneira que se possa ter certeza quanto à exatidão do saldo em análise, em determinada data.

Ou seja, consiste em fazer uma comparação física entre o saldo das contas bancárias com o controle financeiro interno de uma empresa. Aparentemente, não é muito simples, nem rápido, mas para te ajudar, desenvolvemos uma funcionalidade que permite realizar essa conciliação de seus dados financeiros de forma rápida e prática.

Resumindo, com o controle do saldo bancário junto com uma conciliação bancária frequente, você pode oferecer sempre uma posição concreta da situação financeira aos seus clientes. Basta você baixar seu arquivo OFX (ou Open Financial Exchange, formato de arquivo usado para dados financeiros com transações) do seu banco e importar para iniciar o processo.

2)  Análise dos saldos das contas

Ainda falando sobre conciliação, o processo de análise dos saldos das contas contábeis e sua respectiva movimentação também consome uma boa parte do tempo do setor contábil, onde é necessário realizar esse confronto do documento externo com as informações digitadas na contabilidade. Pensando em agilizar esse processo, incluímos a identificação do numero do documento no lançamento contábil que proporcionará uma conciliação automática dos lançamentos quando identificado que existe um lançamento de provisão e pagamento do contas a receber de um determinado fornecedor, por exemplo.

3) Trabalho manual

Conforme pesquisa feita pelo consultor Roberto Dias Duarte, 40% das empresas contábeis brasileiras digitam a maioria dos dados dos seus clientes. Você é uma das empresas? Talvez você nunca tenha pensado nisso, mas é muito fácil fazer essa análise.

Em todas as telas dos nossos sistemas, existe uma rotina que permite que você realize diversas análises com base em seus lançamentos efetuados, a análise dinâmica.

Com ela é possível identificar daquela empresa que tem a maior movimentação, quantos lançamentos são realizados de forma manual, via integração com os outros módulos, via importação de arquivos.

Como faremos essa análise?

Com base na origem dos lançamentos contábeis é possível identificar se a equipe está passando muito tempo fazendo lançamentos manuais, quando esses lançamentos poderiam está sendo importados ou recebidos via integração com os outros sistemas. Com os fluxos automatizados, você tem mais segurança, agilidade e organização em seus processos.

4) Modelos de lançamentos

Para os casos em que você realmente precisar fazer o lançamento manual, nós também podemos facilitar para você. Através de lançamentos modelos, você pode salvar aqueles lançamentos costumeiros já pré-configurados e quando você for fazer o lançamento manual, basta informar qual o código da ocorrência e pronto. Rápido e Fácil!

5) Conferência das informações

Outro ponto importante ressaltar é que no decorrer da movimentação contábil de uma empresa são realizadas centenas de lançamentos, e podem aparecer alguns erros que, se não corrigidos antes do encerramento, deixarão os saldos das contas irreais. É preciso produtividade também na conferência dessas informações.

Por isso, gostaria de falar dos erros mais comuns, por exemplo:

• Valores lançados maior ou menor;
• Lançamentos em duplicidade. (Por isso, a importância da conciliação para identificação dos valores incorretos);
• Inversão de contas.

Para ajudá-lo a identificar essas inconsistências mais rapidamente, você pode visualizar o relatório de saldo divergente e ainda destacaremos quando o saldo da conta está divergente com a sua natureza.

6) Ações diferenciadas para clientes diferenciados

Se os clientes fiéis correspondem a uma fatia considerável do faturamento do seu escritório contábil, então, invista sempre em ações diferenciadas para eles. Contabilidade, folha de pagamento e fiscal todos os escritórios oferecem, portanto, vá além.

O Fortes Contábil possibilita que você ofereça algo a mais, como relatórios financeiros e contábeis que ajudarão no embasamento às tomadas de decisão com informações mais eficientes, como balancetes mensais, evolução patrimonial, lucro ou prejuízo, entre outros.

Fornecer feedback é uma maneira simples de oferecer serviços com valor agregado, capaz de estreitar seu relacionamento com o cliente e te ajudar a ser cada vez mais um consultor de negócios confiável.

7) Consultoria para clientes

E por falar em oferecer serviços diferenciados, o contador cada dia mais desempenha o importantíssimo papel de consultor de negócios. Por isso, o Fortes Contábil lhe auxilia na elaboração e acompanhamento dos orçamentos, tanto dos seus clientes como da sua empresa contábil. Afinal, tem pessoas que veem a crise e  outras que enxergam oportunidades!

Conteúdo original via Fortes Tecnologia

Fonte: jc