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Cuidar da contabilidade de uma empresa exige atenção, tempo e muito conhecimento. É preciso ter em mente que os erros de fechamento contábil podem gerar prejuízos aos empresários e atrapalhar a realização de investimentos seguros.
Isso sem contar que, em razão deles, podem surgir problemas com órgãos fiscalizadores, o que leva ao pagamento de multas e causa inúmeros transtornos. Confira logo abaixo a lista de erros que você pode evitar.
Erros no fechamento contábil mensal a evitar:
1. Não acompanhar diariamente os lançamentos
A função dos lançamentos contábeis não é apenas informar os resultados do mês. Eles visam, principalmente, orientar as ações futuras e levar segurança para qualquer decisão.
Por ser assim, é importante fazer o acompanhamento diário para saber exatamente como a empresa está caminhando, se novos gastos podem ser feitos naquele período, se será necessário cortar despesas em razão de inadimplência etc.
Deixar tudo para o final pode impedir planejamentos e ações preventivas. Então, não deixe de conferir atenção especial a esta dica.
Entenda uma coisa: para ter a chance de ver sua empresa cada vez maior é essencial cuidar da parte contábil, que tenha o acompanhamento interno e também o apoio dos contadores. Quanto maior for o controle das despesas e dos lucros, melhor o resultado será!
2. Não considerar eventuais atrasos em pagamentos
Outro erro comum dos controles mensais é considerar valores que ainda não entraram no caixa da empresa. É essencial contar com a possibilidade de inadimplência, ainda que o cliente seja sempre pontual.
Imprevistos acontecem e fazer despesas sem o valor no caixa pode prejudicar seu fechamento e gerar atrasos em parcelas, pagamento de juros, multas e muito mais. Então, não seja precipitado e aja apenas com segurança.
3. Não identificar corretamente os lançamentos
É importante separar os lançamentos por categorias: entradas, saídas, despesa com funcionário, despesa de manutenção, compra de materiais de escritório, investimento em publicidade, investimento em relacionamento com o cliente e outros.
Essa organização ajuda no controle e permite que você saiba exatamente o quanto destinou para cada coisa. Com isso, fica mais fácil pensar em estratégias para economizar recursos financeiros, otimizar os lucros e até mesmo reduzir o impacto da carga tributária.
Separar os lançamentos por categoria também facilita o trabalho diário da empresa, já que organização é extremamente importante para a efetividade das ações e para a realização das tarefas com mais agilidade.
var htmlDiv = document.getElementById(“rs-plugin-settings-inline-css”); var htmlDivCss=””;
if(htmlDiv) {
htmlDiv.innerHTML = htmlDiv.innerHTML + htmlDivCss;
}else{
var htmlDiv = document.createElement(“div”);
htmlDiv.innerHTML = “” + htmlDivCss + “”;
document.getElementsByTagName(“head”)[0].appendChild(htmlDiv.childNodes[0]);
}
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}
/******************************************
– PREPARE PLACEHOLDER FOR SLIDER –
******************************************/
var setREVStartSize=function(){
try{var e=new Object,i=jQuery(window).width(),t=9999,r=0,n=0,l=0,f=0,s=0,h=0;
e.c = jQuery(‘#rev_slider_2_2’);
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if(e.responsiveLevels&&(jQuery.each(e.responsiveLevels,function(e,f){f>i&&(t=r=f,l=e),i>f&&f>r&&(r=f,n=e)}),t>r&&(l=n)),f=e.gridheight[l]||e.gridheight[0]||e.gridheight,s=e.gridwidth[l]||e.gridwidth[0]||e.gridwidth,h=i/s,h=h>1?1:h,f=Math.round(h*f),”fullscreen”==e.sliderLayout){var u=(e.c.width(),jQuery(window).height());if(void 0!=e.fullScreenOffsetContainer){var c=e.fullScreenOffsetContainer.split(“,”);if (c) jQuery.each(c,function(e,i){u=jQuery(i).length>0?u-jQuery(i).outerHeight(!0):u}),e.fullScreenOffset.split(“%”).length>1&&void 0!=e.fullScreenOffset&&e.fullScreenOffset.length>0?u-=jQuery(window).height()*parseInt(e.fullScreenOffset,0)/100:void 0!=e.fullScreenOffset&&e.fullScreenOffset.length>0&&(u-=parseInt(e.fullScreenOffset,0))}f=u}else void 0!=e.minHeight&&f<e.minHeight&&(f=e.minHeight);e.c.closest(".rev_slider_wrapper").css({height:f})
}catch(d){console.log("Failure at Presize of Slider:"+d)}
};
setREVStartSize();
var tpj=jQuery;
var revapi2;
tpj(document).ready(function() {
if(tpj("#rev_slider_2_2").revolution == undefined){
revslider_showDoubleJqueryError("#rev_slider_2_2");
}else{
revapi2 = tpj("#rev_slider_2_2").show().revolution({
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tmp:''
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var htmlDivCss = unescape(“.hesperiden.tparrows%20%7B%0A%09cursor%3Apointer%3B%0A%09background%3Argba%280%2C0%2C0%2C0.5%29%3B%0A%09width%3A40px%3B%0A%09height%3A40px%3B%0A%09position%3Aabsolute%3B%0A%09display%3Ablock%3B%0A%09z-index%3A100%3B%0A%20%20%20%20border-radius%3A%2050%25%3B%0A%7D%0A.hesperiden.tparrows%3Ahover%20%7B%0A%09background%3Argba%280%2C%200%2C%200%2C%201%29%3B%0A%7D%0A.hesperiden.tparrows%3Abefore%20%7B%0A%09font-family%3A%20%22revicons%22%3B%0A%09font-size%3A20px%3B%0A%09color%3Argb%28255%2C%20255%2C%20255%29%3B%0A%09display%3Ablock%3B%0A%09line-height%3A%2040px%3B%0A%09text-align%3A%20center%3B%0A%7D%0A.hesperiden.tparrows.tp-leftarrow%3Abefore%20%7B%0A%09content%3A%20%22%5Ce82c%22%3B%0A%20%20%20%20margin-left%3A-3px%3B%0A%7D%0A.hesperiden.tparrows.tp-rightarrow%3Abefore%20%7B%0A%09content%3A%20%22%5Ce82d%22%3B%0A%20%20%20%20margin-right%3A-3px%3B%0A%7D%0A.hephaistos%20.tp-bullet%20%7B%0A%09width%3A12px%3B%0A%09height%3A12px%3B%0A%09position%3Aabsolute%3B%0A%09background%3Argba%28153%2C%20153%2C%20153%2C%201%29%3B%0A%09border%3A3px%20solid%20rgba%28255%2C255%2C255%2C0.9%29%3B%0A%09border-radius%3A50%25%3B%0A%09cursor%3A%20pointer%3B%0A%09box-sizing%3Acontent-box%3B%0A%20%20%20%20box-shadow%3A%200px%200px%202px%201px%20rgba%28130%2C130%2C130%2C%200.3%29%3B%0A%7D%0A.hephaistos%20.tp-bullet%3Ahover%2C%0A.hephaistos%20.tp-bullet.selected%20%7B%0A%09background%3Argba%28255%2C%20255%2C%20255%2C%201%29%3B%0A%20%20%20%20border-color%3Argba%280%2C%200%2C%200%2C%201%29%3B%0A%7D%0A”);
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htmlDiv.innerHTML = ” + htmlDivCss + ”;
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4. Não ter um bom controle do estoque
Não saber exatamente o que tem estocado na sua empresa prejudica o fechamento. Você pode ficar com a impressão de ter realizado gastos excessivos com materiais em um determinado mês, sem considerar que a compra vai durar por três ou quatro meses.
Sem contar que sem um controle correto do estoque você correrá o risco de aplicar preços errados nos produtos na hora da revenda, o que também poderá gerar prejuízos e transtornos incalculáveis.
Então, fique atento a essa questão e, se for o caso, destine um funcionário para cuidar apenas disso.
5. Não realizar previsões realistas
Lançar informações imprecisas nas planilhas e fazer uma estimativa de lucros a partir delas com certeza trará problemas para o desenvolvimento da sua empresa. Então, evite pensar em valores de meses anteriores e não crie expectativas.
Faça registros corretos, acompanhe os relatórios e lembre-se que o mercado muda com frequência e a economia também. Por ser assim, cautela é a palavra-chave para o sucesso.
6. Não capacitar a sua equipe
Deixar de investir na sua equipe e de motivar seus funcionários também pode gerar problemas. As informações mudam com frequência e é essencial que eles tenham estímulo para estarem sempre atualizados.
Não se esqueça que os lançamentos e fechamentos contábeis demandam conhecimento, experiência e atenção. Contar com bons profissionais para a função faz toda a diferença nos resultados.
7. Não separar as contas pessoais das contas da empresa
Se você não fizer uma separação exata dos gastos pessoais e dos gastos da empresa você não poderá fechar o caixa de forma precisa e segura.
Qualquer gasto pessoal interfere nos relatórios e nos resultados, então, fique atento a isso e tenha disciplina. Defina seu pró-labore, inclua o valor na parte de despesas mensais da empresa e pronto!
Feito isso, use apenas o valor da sua retirada para pagar seus lanches, sua passagem, seus remédios e outras questões pessoais. Por mais que não pareça, as retiradas eventuais, ainda que em valores baixos, podem desestabilizar suas contas e atrapalhar os resultados.
8. Não investir em softwares de automação
Se você ainda acredita em planilhas manuais e acha que terá bons resultados com ela, acredite: isso já está ultrapassado! Passar uma tarde inteira (ou mais de uma) fazendo anotações e somas, além de ser bem maçante, é totalmente desnecessário em razão da tecnologia.
Hoje em dia existem softwares que organizam seu fluxo de caixa e suas planilhas contábeis de forma muito mais rápida e precisa, reduzindo o número de erros, o risco de esquecimentos e o retrabalho.
Por meio deles é possível ter relatórios separados e conjuntos de contas a pagar e a receber, de boletos e datas de vencimentos, de notas fiscais, de estoque e muito mais.
Sem contar a questão da segurança. Como existe backup automático das informações, você não correrá o risco de perder documentos e informações lançadas no sistema e não terá problemas em caso de exclusão indevida de registros ou de tentativas de acesso por terceiros mal intencionados.
A otimização da rotina por meio desses programas também terá reflexo direto na ação dos seus funcionários, fazendo com que eles tenham mais tempo para se dedicar a atividades estratégicas.
Da mesma forma, os fechamentos contábeis mensais ficarão mais rápidos e mais precisos e você terá a possibilidade de conhecer com mais profundidade a situação financeira da sua empresa.
Ao evitar os erros de fechamento contábil sua empresa terá mais chances de crescer de forma segura. Os benefícios serão colhidos diariamente e você terá mais tranquilidade para agir. Tem coisa melhor?
Redação Jornal Contábil via BLB
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Fonte: jc