Caro empreendedor, nesse post vamos tratar de um assunto não muito agradável, mas necessário para qualquer empreendimento: a nota fiscal de devolução de compra e venda. Isto porque ninguém espera ou quer passar por esta situação, não é mesmo?!

Mas, é preciso ter conhecimento de como este processo reverso funciona. Sendo assim, nesse post mostraremos um passo a passo sobre como você deve emitir uma nota fiscal de devolução de compra e venda de um produto de seu estabelecimento e como agir neste momento.

Continue lendo esse post e descubra:

• Por que é preciso saber como emitir uma nota fiscal de devolução de compra e venda;
• O que as leis fiscais estabelecem sobre devoluções;
• Quais são os tipos de devolução que existem;
• E muito mais.

Confira!

Por que é preciso saber como emitir uma nota fiscal de devolução de compra e venda?

Quando pensamos em como vamos planejar a logística de um empreendimento comercial, geralmente imaginamos situações perfeitas.

Assim, você comprará matérias-primas com um fornecedor, depois produzirá o produto. A grande maioria dele será comprada por clientes e certa quantidade ficará em estoque.

Depois do pagamento, você emitirá uma nota fiscal e enviará a mercadoria por meio de uma transportadora ou via correios.

Porém, na prática, as coisas não funcionam assim. Um dia, provavelmente, você receberá no e-mail a mensagem de um cliente insatisfeito que quer devolver o produto que adquiriu em seu estabelecimento. Ou, outra situação, que é de receber as matérias-primas com algum defeito e então será você aquele que quer devolvê-las ao seu fornecedor.

Nesse momento, muitos empreendedores ficam sem saber o que fazer para solucionar o problema dentro dos parâmetros legais.

Se você está passando por esse tipo de problema, então a primeira coisa que tem a fazer é ter muita calma! Estas situações são comuns e precisam ser pensadas já no momento de planejamento do seu negócio. Criando, por exemplo, uma política de devolução e troca, baseada no Código de Proteção ao Consumidor e na realidade de seu estabelecimento.

Depois, é necessário implantar estratégias de logística reversa. E saber como emitir uma nota fiscal de devolução de compra e venda é uma delas. 

O que as leis fiscais estabelecem sobre devoluções?

Segundo as normas fiscais, nenhuma mercadoria pode circular no país sem estar acompanhada de uma nota fiscal, seja ela produto oriundo de compra ou devolução.

Por isso, em qualquer situação, é preciso que você faça uma nota fiscal de devolução de compra e venda.

Ou, em outro caso, peça para que o seu cliente mantenha o cupom fiscal consigo. E o traga para a loja (no caso de estabelecimentos físicos) ou envie via correios/ transportadora a nota com a mercadoria (para compras via e-commerce).

Mas atenção! Esta informação também pode ser inserida na política de devolução e troca de seu estabelecimento, o que pode facilitar ainda mais este processo, uma vez que o clientes estará ciente sobre como proceder também nesses casos.

As regras ficam claras tanto para você como para o seu cliente, que não está acostumado a lidar com este tipo de situação sempre.

Para promover a devolução juntamente com a respectiva nota desse procedimento, o empreendedor deve informar o IPI e o ICMS da mercadoria que será devolvida. Caso a venda tenha sido sob deferimento ou não incidência no pagamento do ICMS ou ainda isento, a devolução será registrada desta mesma forma.

A nota fiscal de devolução de compra e venda também não pode conter o imposto da venda, mas sim um adendo no campo “dados adicionais”.

Neste espaço também pode ser inserida informações sobre empresas que não contribuem para o IPI, mas que o imposto tenha ocorrido sobre a devolução. Aqui, o valor do IPI não pode ser inserido neste campo específico.

Quais são os tipos possíveis de devolução?

Podemos destacar dois tipos de devolução que precisam da emissão de nota fiscal de devolução de compra e venda. São eles:

Primeiro tipo – Devolução por insatisfação

Segundo a legislação que protege o consumidor, é possível que ele devolva um produto em até sete dias sem precisar dar maiores explicações para a empresa. Neste caso, a nota fiscal de devolução pode passar por duas situações:

• 1ª situação: O destinatário emite a nota fiscal

Neste caso a nota fiscal de devolução é emitida pelo destinatário para ser enviada ao remetente novamente.

Nesta situação, alguém recebeu uma mercadoria via correio ou transportadora e precisou assinar aquele recibo que está anexado à nota fiscal. Quando há algum problema com o produto que foi recebido, a pessoa em questão em deve emitir uma nota desse produto e enviá-lo novamente para a sua origem.

Aqui, estamos falando de um novo documento fiscal, diferente daquele que chegou para este destinatário. Por isso, muita atenção para que não haja confusão na hora de emitir esse documento.

E para emitir uma nota fiscal de devolução, esta pessoa precisa escolher no campo “finalidade” a opção “Nota Fiscal (NF) de devolução”. E colocar o motivo pelo qual está fazendo a devolução daquela mercadoria.

Além disso, é preciso deixar registrado o número, a série e a data daquele cupom fiscal que foi enviado originalmente com o produto.

Este caso costuma acontecer mais entre empreendedor e fornecedor de insumos materiais, que geralmente são pessoas jurídicas. E sabem (na verdade precisam) lidar com as questões fiscais.

• 2ª situação: A devolução ocorre com a mesma nota fiscal

Nesta situação, o destinatário não pode ou não tem familiaridade com o processo de emitir uma nota fiscal de devolução de compra e venda.

Então, a alternativa é apenas anotar no verso do documento o motivo de devolução e enviá-la para seu remetente.

O documento em questão deve ser registrado no Livro das Entradas e arquivado em espaço diferente das outras notas.

Este caso geralmente ocorre entre empreendedor e cliente comum.

Segundo tipo – Devolução com troca de mercadoria

Nesse caso, o cliente encontrou algum defeito na mercadoria que lhe foi enviada e está pedindo algo semelhante em substituição. Ou, ainda, foi enviado um produto com dimensões diferentes das que ele havia encomendado. E ele deseja receber o pedido corretamente.

Se o produto possui algum defeito, você pode enviá-la de volta ao fornecedor, se a opção existir, emitindo uma nota fiscal de devolução de compra a fim de esperar que haja a substituição por outro produto.

Caso isto não possa ocorrer, você deve emitir uma nota fiscal de baixa de estoque. e jogar a mercadoria em questão fora.

No caso de ser uma simples troca sem defeitos, você apenas deve enviar um novo objeto para o cliente. E colocar o que ela devolveu à venda novamente.

Entenda que, seja para compra, troca ou devolução, a emissão de NF é necessária. E estar ciente sobre como proceder em cada um desses casos é importante. E faz parte de suas obrigações ficais enquanto contribuinte.

Sou do SIMPLES NACIONAL e a NF de venda apresenta IPI. Como fazer?

Se o seu estabelecimento não contribui com o IPI e está devolvendo um produto que adquiriu de um fornecedor que destacou esse encargo na Nota Fiscal de Compra, a melhor forma de resolver essa questão, é indicando na Nota Fiscal de Devolução, o valor referente a esse imposto na aba denominada “Dados Adicionais”. Depois é preciso agregar o valor desse imposto no preço unitário e também total da nota fiscal. Você jamais deve colocar o IPI destacado em um campo próprio.

Agora é hora de praticar!

Como você viu, saber como emitir nota fiscal de devolução de compra e venda não é nenhum bicho de sete cabeças e pode ser feito facilmente, sendo somente necessário que você fique atento às orientações que a legislação fiscal reserva para este caso.

Em caso de dúvidas, você pode contratar um contador. Ou conversar diretamente com a Secretaria da Fazenda do estado em que atua.

Esperamos que você não tenha que fazer esta operação com frequência. Mas caso precise, já sabe como fazer certo?!

Via Lexos

Fonte: jc