O controle do banco de horas é uma das principais dúvidas de vários empresários. Afinal, é muito importante garantir que a sua empresa aja dentro da lei para evitar possíveis processos trabalhistas.

Além disso, ele ajuda na gestão do negócio e torna mais simples a compreensão das necessidades de otimização dos processos. Isso evita sobrecarga nas equipes.

Se você também tem dúvidas sobre o banco de horas, continue a leitura!

O que é o banco de horas e quando eu devo usá-lo?

A jornada de trabalho é regida pela CLT e pela Constituição Federal, além das observações e orientações do Direito do Trabalho. No geral, o que todas essas legislações regem são:

• jornada de trabalho de, no máximo, 8 horas diárias e 44 horas semanais;
• jornadas de 6 horas, em casos de turnos ininterruptos de revezamento;
• hora extra remunerada em, no mínimo, 50% do valor da hora normal.

De acordo com a CLT, temos ainda que o trabalhador possa fazer, no máximo, 2 horas extra diárias — perfazendo um total de 10 horas diárias trabalhadas.

Somente em caso de necessidade “imperiosa” é permitido que o trabalhador faça 12 horas diárias, com até 4 horas extras por dia.

Porém, nem sempre essas horas trabalhadas a mais precisam ser pagas. É possível que o empresário utilize o banco de horas, o que torna admissível uma compensação diferenciada das horas extras, como folgas ou redução da jornada em dias específicos.

As horas acumuladas no banco têm duração de 1 ano, podendo ser renovadas. Após esse período, o crédito do trabalhador deve ser pago como hora extra e, em caso de demissão, esse crédito se transforma em horas extras trabalhadas, que precisam ser pagas de acordo com o critério de rescisão.

Mas é preciso atenção, porque antes de implantar o banco de horas você deve consultar o que diz a convenção coletiva da categoria para que esse sistema tenha validade legal.

Por que controlar o banco de horas?

A gestão do banco de horas é algo extremamente importante para garantir tranquilidade ao empregador e segurança ao funcionário.

Se não existe nenhum sistema de controle dessas horas a mais, quando um funcionário acionar a Justiça do Trabalho, por exemplo, pode ser que o empregador tenha que arcar com todo o prejuízo, já que cabe a ele comprovar que o funcionário estava trabalhando além da jornada.

Além disso, saber o quanto seus funcionários estão trabalhando a mais é muito importante para compreender melhor sua produção. Dessa forma, é mais fácil aperfeiçoar os processos, de modo a produzir mais e em menos tempo.

Caso seja comum os seus funcionários trabalharem além do período estipulado por lei, isso pode ser um sinal de alerta de que a organização e a gestão do tempo não estão adequadas e de que os processos internos precisam ser revistos.

Como fazer a gestão do banco de horas?

Normalmente, a responsabilidade de gerir o banco de horas é do setor de Recursos Humanos. É o RH que mensura a demanda de trabalho e os gastos médios da empresa com o pagamento das horas extras.

É esse setor, também, que define qual o modelo de horas extras que será adotado pela empresa: banco ou pagamento das horas a mais trabalhadas durante o mês.

Quanto mais organizadas forem as informações acerca da jornada dos funcionários, mais fácil será definir o melhor modelo para o seu negócio. Confira, abaixo, os meios mais usados no controle do banco de horas:

Planilhas de banco de horas

Em geral, esse é o método mais simples e, por isso, adotado pela maior parte das empresas de pequeno e médio porte. Para que uma planilha seja funcional, é importante que ela contenha algumas informações, como:

• carga horária de cada funcionário;
• entrada e saída do empregado;
• horas noturnas trabalhadas;
• adicional de periculosidade;
• registro das horas devidas, horas trabalhadas e horas extras de cada funcionário;
• relatório das horas trabalhadas mensalmente por cada funcionário;
• relação das horas trabalhadas x horas descontadas.

Infelizmente as planilhas possuem algumas desvantagens, como o fato dos dados terem de ser adicionados manualmente — o que pode gerar falhas. E também há a dificuldade de integrar esses dados à folha de pagamentos dos funcionários.

Esse também pode ser um método complicado para que os próprios funcionários acompanhem suas horas extras, sendo que muitas vezes eles terão de criar suas próprias planilhas. Nesse caso, pode haver uma incompatibilidade com os dados informados pela empresa e aquele controlado pelo trabalhador, podendo servir como uma espécie de documento em uma ação trabalhista.

Softwares específicos

Para empresas maiores, o relógio de ponto não só é uma ótima saída para o controle das horas trabalhadas, como também é exigido por lei.

Esse controle automatizado permite que o RH consiga ter informações precisas quanto às horas trabalhadas, horas extras, faltas, jornadas reduzidas e outros, sem depender do lançamento manual dessas informações. Além disso, muitos relógios de ponto podem ser integrados com a folha de pagamento dos funcionários.

Essa facilidade decorre da possibilidade de haver integração entre o software de controle de ponto com os sistemas de gestão integrada ou de funcionários que as empresas utilizam. Isso evita, além de retrabalho na inserção de informações manuais, os possíveis erros que podem haver nesse processo.

Hoje, é possível encontrar opções além de softwares robustos, como os timesheets online e gratuitos, que nada mais são que sistemas de controle de horas trabalhadas em cada atividade. O mais interessante é que esses dados podem ser compartilhados com a sua equipe, o que torna o processo mais acessível para todos.

Aplicativos

Trazem opções mais simples e que podem ser usadas pelos próprios funcionários, com o objetivo de controlar suas horas extras. Veja alguns:

• o banco de horas é uma opção gratuita para Android que permite fazer o checkpoint cada vez que você entrar e sair da empresa e, ainda, calcular o seu saldo de acordo com o dia, mês e semana;
• a planilha de horas está disponível apenas para iOS e registra as horas normais e extras com as datas e os horários de entrada e saída, além de gerar relatórios sobre o período solicitado;
• o controle de ponto é mais uma opção para quem usa Android. Ele permite ter controle total das suas horas trabalhadas, além de gerar um relatório completo que pode ser exportado para o Excel.

O que muda com a reforma trabalhista?

A reforma trabalhista, aprovada pelo senado e em vigor desde novembro de 2017, altera alguns pontos em relação à jornada de trabalho e ao banco de horas.

De acordo com o novo texto, haverá possibilidade de jornada de trabalho de 12 horas diárias e de 220 horas mensais, prolongando o máximo de horas extras de 2 para 4 horas diárias. Mas, cuidado, porque o limite máximo de 48 horas semanais (44 horas normais e mais 4 horas extras) deve ser respeitado.

Outro item da proposta é a compensação das horas, sendo que o trabalhador poderá cumprir 12 horas diárias durante 4 dias na semana, por exemplo, e ter folga nos demais dias. Em relação ao banco de horas, as negociações poderão ser feitas entre as partes, sem a necessidade de acordos coletivos ou da participação dos sindicatos.

Quais as vantagens e desvantagens para o empregador?

O banco de horas, conforme ficou estabelecido na Reforma Trabalhista, flexibilizou em muito o trabalho dos colaboradores de uma empresa, permitindo que um empregador possa ajustar as jornadas de trabalho de acordo com o volume de trabalho de determinados períodos.

Na prática, funcionará da seguinte forma: o empregador poderá reduzir a jornada de trabalho de um empregado em um período de baixo número de vendas ou produção, podendo, posteriormente, compensar essa quantidade de horas não trabalhadas em outro momento, quando o pico de produção for maior.

No entanto, existirão regras. Muitas pessoas criticam esse processo por achar que o empregador, a partir dessa norma, terá precedentes para ordenar que seus funcionários trabalhem por horas a fio, incessantemente.

Porém, o texto que institui a reforma e o banco de horas  deixou bem claro que isso só poderá existir se não houver nenhum reflexo ou prejuízo no salário do empregado, além de respeitar o limite máximo de horas trabalhadas por dia.

Na prática, a compensação do banco de horas não poderá passar de 10 horas de trabalho diário, nem ultrapassar um ano. Ou seja, a cada período de 12 meses, o banco de horas é zerado e o empregado passa a não ter mais horas para compensar.

Portanto, essa é uma desvantagem do novo formato de banco de horas. Se o empregador não ajustar o trabalho para realizar a compensação desse período não trabalhado, ele terá perdido dinheiro no processo. O pagamento ao funcionário será realizado, mas as horas que tinham direito de ser compensadas não serão mais utilizadas.

Quais as vantagens e desvantagens para o empregado?

Engana-se quem pensa que o processo de formatação do banco de horas, trazido pela Reforma Trabalhista, beneficia apenas o empregador. Ele também proporciona vantagens ao empregado, entre elas, a não redução do seu salário nos períodos em que a jornada é reduzida.

Uma das principais vantagens do banco de horas é que, o funcionário, nos períodos em que estiver sem trabalho, poderá se ausentar do trabalho por motivos pessoais, desde que esteja de acordo com o seu superior. Isso não poderia ocorrer se ele estivesse em meio à execução de suas tarefas diárias.

Ou seja, a reforma trouxe mais liberdade para o trabalhador realizar alguma atividade urgente, como consultas médicas, reuniões escolares dos filhos, ou até mesmo dedicar certo tempo para os estudos ou leitura de assuntos que estejam relacionados ou não ao seu trabalho.

Outro benefício que esses profissionais poderão aproveitar é uma espécie de estabilidade em seus empregos. As empresas que atuam com picos de demanda de vendas e produção, geralmente, demitem os funcionários após um período maior de trabalho, realizando contratações posteriormente.

Como o novo banco de horas permite que o empregador ajuste o horário dos funcionários para compensar o tempo não trabalhado posteriormente, é perfeitamente possível que a empresa não demita os seus colaboradores em períodos de baixa produção, compensando essas horas em outro momento dentro do ano-calendário.

Dessa forma, os colaboradores têm mais chances de continuarem na empresa, recebendo seus salários mesmo sem uma demanda de trabalho maior. No entanto, é preciso estar ciente que essas horas não trabalhadas deverão ser compensadas, nos termos que mencionamos no item anterior.

Porém, como toda reforma na legislação, é impossível que apenas as vantagens sejam aproveitadas: logo, também existirá um ponto negativo nesse novo banco de horas. Com ele, os empregadores não terão direito ao incremento na renda, como ocorre com o pagamento das horas extras.

Qual a diferença entre banco de horas e horas extras?

As horas extras ou extraordinárias são aqueles trabalhos realizados fora da jornada normal de um funcionário. O colaborador pode realizar no máximo duas horas extras por dia, conforme determina a CLT, trecho não modificado pela Reforma Trabalhista.

Ou seja, além das 8 horas diárias que constam na jornada de trabalho, o funcionário poderá trabalhar mais 2 por dia, totalizando 10 horas trabalhadas. Porém, existirá uma remuneração adicional para o colaborador que realizar esse tipo de trabalho extra.

Cada hora extraordinária será paga acrescida de 50%, ou seja, se a hora de um colaborador é R$ 20,00, exclusivamente nesse caso, ele receberá R$ 30,00 (20 + 50%) por cada hora trabalhada.

Esse percentual é o mínimo estabelecido pela CLT, no entanto, alguns sindicatos podem estabelecer valores maiores, principalmente para o trabalho em situações específicas como feriados e domingos.

O banco de horas, diferentemente do exemplo anterior, é um mecanismo em que há a compensação de períodos não trabalhados com outros que necessitam de mais produtividade do empregado, como mencionamos anteriormente, sem prejuízos ao salário.

Nesse caso, não haverá o pagamento, mas sim a compensação de horas trabalhadas. Dessa forma, o trabalhador poderá trabalhar 10 horas por dia durante uma semana e, posteriormente, folgar 2 horas por dia durante a semana seguinte.

Funciona basicamente dessa forma: o empregado trabalha mais durante um período e folga outro, ou então, tem uma jornada reduzida por alguns dias e aumentada em outros, porém, respeitando a jornada máxima de trabalho que é de 10 horas diárias.

No que se refere à jornada de trabalho, a Consolidação das Leis Trabalhistas, em sua essência, manteve-se intacta, mesmo a reforma apresentando algumas normas que passam uma ideia de que o funcionário está trabalhando mais.

No entanto, se nos aprofundarmos um pouco mais na sua leitura, veremos que, na prática, isso não existe. De fato, as jornadas foram modificadas, mas as horas máximas de trabalho diário, semanal e mensal, permaneceram da mesma forma.

O que precisa ficar claro é que, a Reforma Trabalhista, que trouxe as novas regras para o banco de horas, não tem por objetivo prejudicar o empregado ou empregador, mas sim, tornar a relação de trabalho mais flexível para ambos os lados, evitando demissões, bem como prejuízos por parte dos empregadores.

De fato, a mudança assusta um pouco no início, mas com o passar do tempo, todos começarão a se habituar com a nova norma e poderão chegar a conclusão que ela é benéfica para o empregado e empregador.

Com todas essas dicas, você já deve ter uma noção clara de como funciona o banco de horas, sua aplicação de acordo com a Reforma Trabalhista, bem como as melhores práticas para atuar dessa forma.

Com Grupo Fatos Contabilidade

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Fonte: jc