Os avanços tecnológicos têm transformado a rotina corporativa, com isso, houve mudanças significativas para diversos setores. O mesmo acontece na contabilidade que também precisou se adequar a automatização de procedimentos que garantem o cumprimento das obrigações, sejam elas diárias, mensais e anuais. 

Para auxiliar neste trabalho, é necessário contar com o certificado digital que garante a segurança das informações e desburocratiza o processo de entrega dos documentos contábeis que agora não são mais entregues através de documentos físicos. Por isso, hoje vamos falar neste artigo sobre a importância do uso do certificado digital pelos contadores e para que ele serve. Boa leitura! 

Obrigatoriedade 

A assinatura digital de documentos é efetivada mediante utilização de certificado digital válido. Essa ferramenta é obrigatória para a apresentação de dados junto à Receita Federal, por conta disso, precisam ter o certificado digital todas as pessoas jurídicas, exceto as optantes pelo Simples Nacional. As pessoas físicas não estão obrigadas à utilização da certificação digital.

O certificado é emitido por uma Autoridade Certificadora (AC), que se trata de uma empresa, podendo ser pública ou privada. Desta forma, essa empresa deve estar de acordo com as normas da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), órgão que regulamenta a emissão dos certificados digitais no país. 

Funcionalidades 

Essa ferramenta auxilia no cumprimento de operações em ambiente digital,  o que traz agilidade, desburocratiza as operações e garante a segurança dos dados empresariais. Seu uso é necessário, visto que a Receita Federal também têm feito mudanças em seus sistema. 

Através disso, tem possibilitado a escrituração digital das obrigações tributárias dos contadores. Portanto, o certificado digital é utilizado para assinar tais documentos, garantindo validade jurídica e sendo utilizado para emitir declarações e notas fiscais. Ele também é utilizado para acessar os portais do Governo Federal para transmitir as informações fiscais e trabalhistas das empresas. 

Tipos de certificado digital 

Existem vários modelos de certificados digitais, que são usados em diferentes operações. Para saber qual deles você deve utilizar, veja as características de cada um a seguir: 

Certificado digital do tipo A. Possui os modelos A1 e A3, podendo ser usado por empreendedores e pessoas físicas. No primeiro modelo, as chaves são geradas no computador onde foi instalado e o prazo de validade é de um ano. 

No tipo A3, as chaves são disponibilizadas por meio de um hardware separado do computador, podendo ser em um smartcard ou token. Neste caso, a validade é de 1 a 3 anos. 

e-CNPJ: é a versão eletrônica do CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) e deve ser utilizado para transmitir e consultar declarações de Imposto de Renda; fazer a transmissão de escriturações contábeis, acessar o e-CAC, fazer retificações no CAGED, dentre outras obrigações que são inerentes à rotina empresarial. 

e-CPF: esta é a versão digital do CPF (Cadastro de Pessoa Física), através de sua tecnologia, é possível fazer operações on-line de forma segura, principalmente relacionadas ao envio de declarações como o Imposto de Renda de Pessoa Física; acesso ao e-CAC, verificação fiscal, além de envio das escriturações contábeis pelo SPED, dentre outras operações necessárias ao contribuinte. 

NF-e: este certificado permite emitir notas fiscais eletrônicas que são obrigatórias em vários tipos de negócio. Assim, são emitidos documentos como nota fiscal eletrônica; nota fiscal avulsa eletrônica; nota fiscal de consumidor eletrônica e nota fiscal de serviço eletrônica. 

Quando utilizar?

Agora que sabemos que existem vários tipos de certificados digitais, saiba que eles são utilizados em diversas operações pelos contadores, visto que esses profissionais atuam diariamente com o cumprimento de obrigações e transmissão de dados ao governo. Por isso, precisam do certificado digital para fazer operações através dos seguintes sistemas:

• e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte): é o portal de serviços da Receita Federal do Brasil. Para acessá-lo, é necessário utilizar o certificado digital e-CPF ou e-CNPJ;
• NF-e (Nota fiscal eletrônica): esse documento é utilizado para comprovar transações comerciais, assim, as informações são autenticadas e enviadas através da chave de acesso e, para fazer esse procedimento é preciso ter o certificado digital; 
• Siscomex (Sistema Integrado de Comércio Exterior): é usado para registro das atividades de comércio exterior que são feitas pelas empresas. Desta forma, é necessário o uso do certificado digital e-CPF do tipo A1 ou A3;
• SPED (Sistema Público de Escrituração Digital): recebe dados fiscais e contábeis das empresas, por isso, os documentos devem ser enviados em um formato específico e assinados com o certificado digital. 

Por Samara Arruda

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Fonte: Jornal Contábil
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