Você já ouviu falar em nota fiscal eletrônica (NFe) se tem uma empresa formalizada. Afinal, a NFe é o documento oficial que comprova a realização de uma transação comercial entre empresas jurídicas e pessoas físicas e também de uma empresa (pessoa jurídica) com outra. Portanto ela deve ser emitida sempre que uma empresa comercializar algum tipo de produto.

Com o intuito de substituir a nota no papel, a utilização de NFe é crucial e bem mais prática. Além disso, diminui erros que antes eram quase rotineiros. Contudo, por mais que reduza esses erros, eles ainda podem acontecer.

Nesses casos, é possível cancelar uma NFe? Como fazer? Neste artigo vamos explicar quais os procedimentos possíveis. 

Em quais ocasiões é possível cancelar a NFe?

O cancelamento de uma nota fiscal eletrônica nunca é o processo recomendado. O ideal é que você tenha um sistema de automação para que os erros não aconteçam. Mas os processos na sua empresa ainda são manuais e um deslize ocorreu, quais são as possíveis situações? 

A nota pode ser cancelada quando o serviço não foi prestado, houve um erro de digitação, foram inseridos produtos a mais ou os produtos/serviços incorretos, ou caso existam erros nos dados do remetente. O procedimento também pode acontecer em caso de erro no cálculo nos impostos.

Qual o prazo para cancelar uma nota fiscal eletrônica?

O prazo oficial varia de estado para estado, pois a nota fiscal eletrônica é emitida pela Secretaria da Fazenda de cada um. Geralmente, é possível fazer o cancelamento em até 24 horas após a emissão da nota, porém alguns estados não permitem nem isso. 

Caso você trabalhe com um sistema emissor de notas, o cancelamento acontece por ele mesmo. Você pode acessar a lista de notas emitidas, entrar naquela que é preciso cancelar e o sistema faz o restante sozinho. 

Após esse período, se houver necessidade de cancelamento, é preciso pagar uma multa de 1,5% do valor do tributo, que aumenta a cada emissão errada. Nesse caso é  possível entrar com um processo administrativo diretamente no site da SEFAZ.

Existem outras possibilidades além do cancelamento?

É importante não confundir o cancelamento com outros procedimentos. Por exemplo, pode acontecer a inutilização da nota fiscal eletrônica, que é causada por alguma instabilidade no portal de emissão e está relacionada à sequência de numeração da nota. 

Outra possibilidade é em relação à nota fiscal eletrônica complementar. Ela é usada para acrescentar informações de quantidades e valores em um documento emitido. A NFe complementar pode ser emitida quando:

• Houver diferença na cotação da moeda entre a hora da emissão e o momento do recebimento do produto;
• É necessário mudar o preço ou quantidade de produtos na nota;
• Há falha no cálculo ou na classificação fiscal.

Como cancelar a Nota Fiscal Eletrônica?

Há alguns passos que podem ser seguidos:

1) Selecionar a nota, buscar a opção cancelar nota fiscal dentro do software emissor de NFe e solicitar o cancelamento da mesma.

2) Aguarde a análise e validação do processo. A Receita envia uma mensagem avisando se o arquivo foi cancelado ou não.

3) Para consultar o status da nota fiscal, acesse o site mda Secretaria de Fazenda com a chave de acesso da NFe.

É importante também o acompanhamento de um profissional de contabilidade, pois nem sempre o cancelamento é o indicado para a situação, e para isso, com a informação correta, problemas serão evitados.

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Fonte: Jornal Contábil
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