Um escritório de contabilidade produtivo denota um local de trabalho organizado e focado na eficiência, concorda?

Entretanto, diversos fatores contribuem para essa eficiência e organização que resultam em um alto índice de produtividade, como profissionais qualificados e ferramentas tecnológicas que permitem a otimização de processos e do tempo de todos os colaboradores.

Mas, afinal, como tornar o seu escritório de contabilidade mais produtivo? É exatamente nisto que focamos neste artigo.

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Reconheça devidamente o trabalho dos colaboradores

Se você é daquele tipo de pessoa que apenas dá um tapinha nas costas junto com um aperto de mão para parabenizar o funcionário pelo ótimo desempenho, e acha que isso basta, é melhor repensar suas estratégias.

Claro que elogios são importantes, mas o reconhecimento deve se basear naquilo que gera algum benefício para o profissional, como prêmios ou oportunidades de crescimento.

Em seu planejamento anual, considere incluir futuros gastos com campanhas motivacionais — elas ajudam no aumento da produtividade, na melhoria da cultura organizacional e no contentamento dos colaboradores.

Invista em inovações tecnológicas

As inovações tecnológicas não se resumem em máquinas ou softwares caros: você pode utilizar ferramentas gratuitas para a gestão de projetos, como o Trello, ou para a comunicação interna, como o Slack.

Além disso, você pode automatizar a gestão de seu escritório usando um sistema ERP, o qual reúne as informações de diversos departamentos em uma única interface simples de usar e muito segura, já que os dados são armazenados na nuvem.

Automatizar processos é fundamental para quem precisa lidar com números e se manter atualizado em relação à legislação vigente.

Tenha a contabilidade digital como aliada

Você conhece a contabilidade digital? Atualmente, não podemos falar em escritórios contábeis sem mencioná-la.

Retomando o tópico anterior, podemos dizer que essa solução é uma das inovações tecnológicas mais importantes para quem deseja ter um escritório de contabilidade produtivo. Isso porque, por meio da internet e de ferramentas eficientes, ela permite que haja a integração contábil entre o seu escritório e a empresa do cliente.

Como?

Ao utilizar um sistema de integração contábil e acessar a área do contador — na qual as empresas estarão listadas —, você consegue visualizar todos os dados financeiros que foram inseridos no sistema ERP dos clientes e exportá-los para o seu sistema contábil.

Assim, podemos concluir que a contabilidade digital é parceira da produtividade, pois:

• faz com que as tarefas sejam automatizadas;
• organiza as informações dos clientes em um só local;
• permite a fácil exportação de arquivos e dados financeiros para o sistema contábil do seu escritório;
• evita que você faça ligações constantes para pedir documentos necessários;
• melhora a comunicação entre os colaboradores do escritório e entre os contadores e as empresas clientes;
• reduz a necessidade de digitação;
• reduz o uso de papéis;
• garante mais tempo à equipe para a prestação de serviços de consultoria.

Dê atenção ao descanso da equipe e ao seu também

Como você já deve saber, o estresse não chega somente no dia do fechamento contábil mensal: em muitos escritórios, ele é assíduo!

Sabe aquelas horas extras? Elas podem ser a maior inimiga dos colaboradores sem que nenhum deles perceba — isso porque sobrecarga e produtividade não combinam. Da mesma forma, não dormir o suficiente ou não cuidar da sua saúde física e mental são fatores que podem aumentar o estresse, que traz consigo a falta de concentração.

Aí já viu: você ou a equipe acabam precisando de mais tempo para produzir o mesmo volume de trabalho que produziam anteriormente. Assim, tarefas como cuidar das folhas de pagamento, dos cálculos de impostos, dos fechamentos contábeis, entre outras, podem se tornar árduas.

Então, além de automatizar tarefas e otimizar os processos contábeis, dê atenção ao descanso da equipe e ao seu também.

Enfim, vimos aqui que ter um escritório de contabilidade produtivo não é tarefa difícil. No entanto, você precisa de planejamento para colocar as questões vistas nos tópicos acima em prática. Lembre-se de dar o devido reconhecimento aos funcionários, dar importância ao descanso da equipe e investir em ferramentas de contabilidade digital.

Melhore a comunicação com os seus clientes

Erros ou falta de otimização na comunicação podem atrapalhar, e muito, a rotina de um contador, seja em relação a enviar ou receber documentos, calcular impostos, fazer o fechamento contábil mensal ou prestar serviços de consultoria.

 Veja bem: se o cliente não guarda recibos, não registra as movimentações financeiras, não realiza o pagamento das notas promissórias em dia e não entrega os documentos pedidos na data marcada, por exemplo, o contador acaba perdendo boa parte do seu tempo para resolver essas questões, o que atrapalha sua produtividade.

 Então, o que fazer?
 Além de educar os clientes, é necessário manter um equilíbrio entre o atendimento humano e o atendimento digital. Observe algumas soluções:

• capacitar novos colaboradores e treinar a equipe já estabelecida em seu escritório para lidar com o público;

• ter mais de um canal de atendimento;

• utilizar ferramentas de integração contábil que facilitam o compartilhamento de arquivos pela internet;

• investir em um software de gestão de relacionamento com o cliente — conhecido como software de CRM.

Dessa forma, além de otimizar a comunicação com os clientes, você otimiza os processos e a produtividade do escritório.

Enfim, vimos aqui que ter um escritório de contabilidade produtivo não é tarefa difícil. No entanto, você precisa de planejamento para colocar as questões vistas nos tópicos acima em prática. Lembre-se de dar o devido reconhecimento aos funcionários, dar importância ao descanso da equipe e investir em ferramentas de contabilidade digital.

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