CNPJ, alvará, inscrição estadual, inscrição municipal, notas fiscais, extratos, comprovantes… Todos esses documentos fazem parte do dia a dia de uma empresa e devem ser bem administrados para diferentes finalidades. O problema é que poucas empresas se preocupam com a gestão de documentos fiscais e contábeis.

Em apenas um mês, a quantidade de arquivos que uma empresa pode acumular é enorme. Imagine, portanto, o desafio de manter a organização de documentos acumulados durante anos, que podem ser usados ou solicitados a qualquer momento.

É com isso, então, que a gestão de documentos se preocupa. Porém, para uma boa organização, é importante saber as diferenças entre alguns documentos e sobre o que, especificamente, cada um trata. Dessa forma, é possível organizar os documentos por categorias e otimizar a entrega de documentações solicitadas.

No artigo abaixo, você vai entender melhor sobre a gestão de documentos e as diferentes entre dois registros muito importantes para a contabilidade de uma empresa: os documentos fiscais e contábeis. Acompanhe!

A parte de gestão de documentos de uma empresa lida com os comprovantes, extratos, inscrições, cadastros, contratos, demonstrativos, entre outros vários documentos que uma empresa produz diariamente.

Sua responsabilidade é manter esses registros seguros, organizados, atualizados e facilmente acessíveis. Isso é importante porque eles contêm informações relevantes, são necessários para as atividades contábeis e podem ser usados para diferentes fins.

Porém, como a quantidade de documentos acumulados por uma empresa pode ser bastante significativa, é preciso adotar métodos de arquivamento, especialmente no meio virtual. Foi-se o tempo em que o contador trabalhava com uma papelada de extratos e notas fiscais em cima da mesa ― atualmente, a tecnologia chegou na contabilidade, e (quase) tudo é digital.

Então, o ideal é adotar um software para a gestão de documentos. Ele deve garantir a segurança dos arquivos e facilitar a organização ― em categorias e nível de importância, por exemplo ― para que seja fácil encontrá-los. Além disso, ele deve ser integrado com outros softwares da empresa, como o sistema ERP, para otimizar a gestão das informações.

Dessa forma, você pode acessar facilmente os arquivos para enviá-los ao contador sempre que precisar. Você também tem mais garantia de que as informações estão seguras e atualizadas.

Isso é essencial para o contador fazer corretamente o cálculo dos impostos, os demonstrativos contábeis e o envio de dados ao governo e ao fisco. Por outro lado, erros nessas atividades podem levar a penalidades na fiscalização.

Quais são os documentos fiscais?

Os documentos fiscais são aqueles que garantem a regularidade da empresa. Para manter o negócio dentro da lei, é preciso registrar e guardar uma série de documentos que viabilizem suas operações e comprovem a sua situação legal, especialmente diante da fiscalização pelos órgãos públicos. Estes são alguns dos mais importantes:

• Alvará de funcionamento e localização (sem esse documento, a empresa pode ser fechada a qualquer momento);
• Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ (permite emitir notas fiscais e operar na legalidade);
• Inscrições estadual e municipal (permite o recolhimento dos devidos impostos);
• eSocial e informações de empregados (sem o envio dessas informações ao Ministério do Trabalho, a empresa pode ser multada);
• Livros contábeis e fiscais (se a empresa não apresentar os livros à fiscalização, ou apresentar com erros, ela pode ser multada);
• Guias fiscais de recolhimento (devem ser guardadas para comprovar o cumprimento das obrigações tributárias);
• Notas fiscais (devem ser armazenadas por pelo menos 5 anos para apresentar à fiscalização quando solicitadas).

Quais são os documentos contábeis?

Já os documentos contábeis são aqueles que registram movimentações fiscais da empresa e modificam sua situação patrimonial e financeira.

Eles servem de base para a elaboração de demonstrações contábeis, como o DRE e o fluxo de caixa, e dos cálculos de obrigações, como impostos e contribuições. Por isso, precisam conter informações precisas para evitar problemas na prestação de contas.

Além disso, também são a base para o diagnóstico e a tomada de decisões pela gestão empresarial, o que também exige exatidão nos dados.

Estes são alguns deles:

• Notas fiscais de entrada (compra de bens e serviços);
• Notas fiscais de saída (venda de produtos e prestação de serviços);
• Extratos bancários;
• Duplicatas pagas;
• Comprovantes de impostos pagos;
• Comprovantes de encargos trabalhistas pagos;
• Cópias de cheques emitidos;
• Comprovantes de créditos e débitos bancários.

O empresário deve entregar as informações corretas ao contador, que será responsável por enviar as declarações e documentações aos órgãos públicos. Por isso, a contabilidade precisa trabalhar com dados confiáveis e atualizados sobre a situação patrimonial e as movimentações realizadas pela empresa.

Agora que você já sabe qual é a importância da gestão de documentos e quais são os arquivos que merecem atenção, é possível que você organize tudo de maneira otimizada. 

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