A consulta de NFe (Nota Fiscal eletrônica) é disponibilizada de maneira gratuita pela Sefaz (Secretaria da Fazenda), pois é necessário verificar se a NFe está autorizada pelo Fisco.

Através da consulta de NFe, a empresa consegue escriturar obrigações fiscais como o SPED e armazenar suas Notas Fiscais, cumprindo com a exigência da lei. Por isto, o sistema de consulta gratuito da Sefaz é amplamente utilizado.

Entenda mais sobre a consulta de NFe através do site da Sefaz e como realizar esta consulta de forma automática (e rápida). Veja abaixo:

Consultar NFe direto do site da Sefaz

Primeiramente, é importante lembrar que cada estado tem acesso por um site diferente. Preparamos alguns artigos específicos para 4 (quatro) destes estados:

1. Consulta de NFe através do portal Sefaz de São Paulo;
2. Consulta de NFe através do portal Sefaz de Minas Gerais;
3. Consulta de NFe através do portal Sefaz de Paraná;
4. Consulta de NFe através do portal Sefaz de Rio Grande do Sul.

De forma geral, é necessário acessar o site de consulta pública, já com a chave de acesso (44 dígitos) em mãos e também o certificado digital A1 ou A3. Todas as Secretarias exigem estes requisitos.

A tela para “Consultar NF-e Completa” será parecida com esta em todos os casos:

Então, para realizar a consulta de NFe direto do site da Sefaz, será necessário:

1. Chave de Acesso: deve ser informado o número de 44 dígitos presentes no DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica).
2. Código impresso ao lado: digite os 6 caracteres da imagem. Essa informação ajuda a evitar consulta por programas automáticos, que dificultam a utilização do aplicativo pelos demais contribuintes.
3. Para que a consulta funcione corretamente, é necessário que seu navegador esteja habilitado para gravação de “cookies”.

Consulta resumo e completa de NFe através do site da Sefaz

No caso desta consulta de NFe completa através do site da Sefaz são informados todos os dados que constam na NFe, incluindo, detalhadamente, as informações do emitente, destinatário, produtos/serviços, totais, transporte, cobrança, informações adicionais e avulsa. Também é apresentada a situação (status) da Nota Fiscal(cancelada, inutilizada, etc), protocolo e datas de inclusão e autorização.

Este tipo de consulta poderá ser realizada dentro do prazo de 180 dias após a recepção pela Sefaz.

No caso da consulta de NFe resumida, ou consulta resumo de NFe, são informados os dados básicos da NFe, como número da nota, data de emissão, data de saída/entrada e valor total, além da natureza da operação, forma de pagamento, finalidade, tipo de emissão, operação e outros. Nesta consulta não são apresentados os detalhes sobre os produtos ou serviços, transporte ou informações adicionais.

Em ambas consultas, no rodapé da página, existe a opção de download do arquivo XML apenas para o emitente, destinatário ou transportador que conste no documento fiscal, pelo prazo de até 60 dias a contar da data de emissão. A presença do certificado digital ICP-Brasil válido em que conste o CNPJ do destinatário, é indispensável.

O arquivo XML traz todas as informações da transação comercial, por isto é este arquivo que deve ser armazenado por 5 anos (no mínimo) segundo a lei vigente. Quer ver como é um arquivo XML? Então acesse a anatomia do XML.

Muitas vezes, o contribuinte quer apenas imprimir o DANFe online para acompanhar o frete. Este sistema de consulta pública de NFe da Sefaz não dispõe dessa opção. Veja abaixo o que um ferramenta de consulta, gestão e armazenamento de NFe pode fazer pelo contribuinte:

Consultar NFe automaticamente sem chave de acesso

Existem diversos sistemas de consulta gratuitos, porém a consulta de NFe automática, sem a necessidade da chave de acesso (44 dígitos) e com segurança é feita pela plataforma do Arquivei.

Com o Arquivei você pode consultar, baixar e armazenar todas as suas NFes, NFSes (de mais de 150 cidades), NFCes e CTes direto da Sefaz, de forma automática e sem a necessidade de chave de acesso.

A ferramenta permite que todos os arquivos XML de seus documentos fiscais sejam armazenadas na nuvem, oferecendo mais segurança para o seu negócio. Mesmo que você venha a perder a sua infraestrutura de computadores, seja por roubo ou acidente, o Arquivei mantém um backup de seus documentos fiscais, que podem ser recuperados a qualquer momento.

Essa segurança pode livrar a empresa de severas penalidades, como já citamos anteriormente. Por isso, o Arquivei exige o certificado digital A1 ou A3 da empresa para realizar a conexão com a Secretaria da Fazenda.

É necessário ter muito cuidado com qualquer aplicativo que ofereça baixar o arquivo XML ou consultar NFes sem o certificado digital. É preciso garantir a validade jurídica do seu documento fiscal. Muitos softwares criam um XML falso, usando apenas as informações básicas da NFe.

Na sua empresa já existe uma plataforma para consultar NFe e demais documentos fiscais? Experimente o Arquivei gratuitamente

Fonte: jc