Uma das principais regras de finanças empresariais é a separação das contas da pessoa física e da pessoa jurídica. Não é por acaso, a maior parte dos negócios que fecham por problemas financeiros não seguem esta regra.

Sabemos o quanto é difícil gerir um negócio pelo empreendedor, e muitas vezes essa mistura não é observada e nem corrigida. O que acaba sempre gerando mais problemas.

Fica uma percepção que a empresa não gera lucro e que o sócio não ganha nada da empresa, o que pode ser somente uma enorme confusão e falta de controle.

Seus efeitos são ainda piores quando não se há um controle financeiro que indique essa situação, trazendo outros riscos para a empresa, como problemas fiscais e ainda descaracterização da personalidade jurídica.

1. Problemas em misturar contas pessoas e contas da empresa

As vezes nem nós nos damos conta de que pequenas ações podem gerar enormes problemas. Sabe aquele boleto da escola do seu filho que você paga pela empresa? Pois bem, estou falando dele mesmo.

Pode parecer cômodo fazer isso, pagar suas despesas pessoais, tão cômodo que com certeza se você não tiver disciplina e controle isso se tornará um hábito rotineiro. O problema disso é que não perceberá com o tempo e isso levará para uma cilada financeira.

Vamos entender os principais problemas desta salada de contas na vida da empresa:

a- Perda do controle financeiro da empresa

É, parece que não, mas isso irá acontecer. Pagando suas despesas você não terá mais o controle do resultado que sua empresa realmente está gerando.

O pior, você poderá ter a visão de que a empresa não tem lucros e tomar uma série de decisões erradas por conta disso.

É comum ficar a impressão que o sócio não retira nada da empresa, quando na verdade existe uma saída constante não percebida.

b- Não ter visibilidade dos gastos

A partir da perda de controle sobre as finanças, uma tarefa importante do empreendedor que é entender e controlar os gastos, será totalmente prejudicada.

O empresário na tentativa de produzir resultados poderá cortar gastos essenciais da empresa, aqueles que certamente poderiam ajudar a empresa a crescer mais.

c- Poderá gerar problemas na Receita Federal

Esses gastos pessoais na empresa, se não registrados, não farão parte dos rendimentos do empreendedor. Isso chamará atenção da Receita Federal que possui várias formas de confrontar a informação.

Isso levará a uma situação de malha fina, com uma situação de “rendimentos de trabalho disfarçadas”.

A provável consequência é o arbitramento de tributos, que poderiam ser melhor planejados pelo Contador, reduzindo encargos. Para isso, é muito importante o registro correto da despesa. No arbitramento é sempre mais caro e com mais impacto para o empreendedor.

d- Nunca haverá planejamento de ambos os lados

Agora algo importante: A capacidade de planejamento financeiro seu e da empresa ficará comprometido.

Você não se planejará pois sempre haverá o caixa da empresa, mas o pior é a empresa nunca se planejar.

Então ficará difícil compor caixa para investimentos, e é ainda possível que a empresa fique endividada e utilize dinheiro mais caro através de empréstimos.

Isso prejudicará a sua própria capacidade de gerar mais renda no futuro.

e- A confusão patrimonial poderá descaracterizar a empresa e atingir seus bens

c- Poderá gerar problemas na Receita Federal

Esses gastos pessoais na empresa, se não registrados, não farão parte dos rendimentos do empreendedor. Isso chamará atenção da Receita Federal que possui várias formas de confrontar a informação.

Isso levará a uma situação de malha fina, com uma situação de “rendimentos de trabalho disfarçadas”.

A provável consequência é o arbitramento de tributos, que poderiam ser melhor planejados pelo Contador, reduzindo encargos. Para isso, é muito importante o registro correto da despesa. No arbitramento é sempre mais caro e com mais impacto para o empreendedor.

d- Nunca haverá planejamento de ambos os lados

Agora algo importante: A capacidade de planejamento financeiro seu e da empresa ficará comprometido.

Você não se planejará pois sempre haverá o caixa da empresa, mas o pior é a empresa nunca se planejar.

Então ficará difícil compor caixa para investimentos, e é ainda possível que a empresa fique endividada e utilize dinheiro mais caro através de empréstimos.

Isso prejudicará a sua própria capacidade de gerar mais renda no futuro.

e- A confusão patrimonial poderá descaracterizar a empresa e atingir seus bens

Será que consegui convencer que é um péssimo negócio essa confusão de contas? Se sim, a sua dúvida agora deve ser: “Ok, mas o que eu recebo como sócio?”

Existem três fontes de rendas que um sócio pode retirar da empresa: Pró-labore, Lucros e Dividendos e Alugueis. Vamos ver cada um.

• Pró-Labore: Se você tem em sua empresa uma fonte de trabalho e renda, o pró-labore é o rendimento sobre o trabalho do sócio. Ele deve ser definido de acordo com a capacidade da empresa e do valor que os sócios esperam receber pelo trabalho. Temos um Guia Completo sobre esse tema, comentando inclusive de sua obrigatoriedade.
• Lucro e Dividendos: As sobras da empresa, após todos os custos e despesas (incluindo o pró-labore) são os lucros de seu negócio. Eles podem ser distribuídos entre os sócios, e a boa notícia é que não se desconta IR ou paga-se INSS para isso.
• Alugueis: Isso mesmo, os sócios de uma empresa podem receber alugueis. Pense em uma situação, um sócio de uma empresa de transporte que colocou o seu caminhão próprio para ser utilizado na empresa. Esse caminhão é pessoal, e para evitar a própria mistura e problemas com isso, pode se firmado um contrato de aluguel. Mas atenção pois existe IR neste caso.

Ponto Fundamental: Defina previamente os rendimentos entre os sócios

Um ponto fundamental disto tudo é fazer um acordo inicial entre os sócios sobre a retirada. Esse é um dos principais problemas de uma sociedade, principalmente quando há sócios que atuam trabalhando e outros que são investidores.

Em algumas situações, os sócios discordam sobre o que é justo ou não sobre as retiradas. O ideal é que antes de iniciar o negócio, se defina o que cada sócio receberá pelo seu trabalho e como se dará a divisão de lucros. Isso evitará muitos problemas.

3. Como separar de vez as contas da PF com a PJ

Agora chegou o momento de você mudar a história de sua empresa e dessa salada de frutas da mistura entre contas pessoais e da empresa. Vamos as dicas:

a- Utilize contas bancárias separadas

Muitas vezes o empreendedor utiliza a sua própria conta pessoal para iniciar a empresa. Então se queremos dar um fim nisso, temos que ter uma conta para a empresa e outra diferente para o sócio.

O custo de uma conta bancária não pode ser mais impeditivo, pois com o advento das Fintechs existem diversas soluções mais em conta que podem ser utilizadas, saiba mais sobre isso em Como as Fintechs podem ajudar o seu Negócio a Crescer.

b- Mude a titularidade das contas empresariais

Um problema recorrente é o sócio pagar as contas da empresa e por isso achar correto pagar as suas pela empresa. Temos que eliminar essa situação.

Peça um cartão de crédito corporativo para as pequenas despesas, como estacionamentos, combustíveis, pequenas compras. Assim nunca mais utilize seu cartão pessoal.

Outra questão, mude as contas de luz, água, telefone, internet para o nome da empresa. É ela que utiliza então ela deve gerar receita para pagar essas despesas.

c- Defina a retirada dos sócios

Falamos sobre os rendimentos dos sócios, mas a sua empresa também deve definir uma forma organizada de pagar os sócios.

Determine as datas do pró-labore e a periodicidade dos lucros. Não é uma boa prática pagar lucros mensalmente, isso pode ser encarado como pagamento de trabalho disfarçado de lucro.

Defina eles de forma anual, semestral ou até trimestral. Garanta também que o seu Estatuto ou Contrato Social permita fazer isso nesta periodicidade. Normalmente no contrato é anual.

d- Não use o caixa, mas se usar, classifique corretamente

Bem, queremos que você não misture as contas, mas pode ocorrer em uma emergência ou em uma situação não prevista.

Se isso acontecer você deve classificar essa conta como retirada de sócios. Isso permitirá ter visibilidade do que de fato é despesa da empresa e o que é retirada do sócio.

Com isso, acabará a sensação de que o sócio nada retira da empresa e a empresa não produz lucro suficiente. Ok?!

4. Tenha um controle Financeiro na sua Empresa

Conclusão

Gerir uma empresa é muito difícil e as vezes negligenciamos algumas boas práticas. Entre elas, a separação das contas da pessoa física da pessoa jurídica. Sem essa separação pode existir a percepção que a empresa não gera lucros e que o sócio não recebe rendimentos.

Além disso, vários problemas podem surgir e atrapalhar o crescimento da empresa. O ideal é que se defina entre os sócios os rendimentos que podem ser pró-labores, lucros ou alugueis.

Separar as contas também não é difícil. É preciso ter disciplina e criar contas bancárias separadas, mudar o nome das titularidades, definir um processo de pagamento de sócios e classificar corretamente despesas.

Não se esqueça de fazer o essencial controle fluxo de caixa e de sempre contar com um contador parceiro para o seu negócio.

Fonte: Capital Social Contabildade

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Fonte: jc