Manter um negócio funcionando financeiramente de forma saudável é um grande desafio. Isso, porque a empresa tem o dever de fornecer uma série de documentos para contabilidade, por exemplo, arquivos fiscais e tributários, comprovantes de venda e recebimento, enfim, tudo que comprove a geração de receitas e despesas em relação às operações da organização.

A entrega correta e dentro do prazo dos documentos para a contabilidade oferece maior segurança quanto aos cálculos e a geração dos livros obrigatórios.

É a partir das informações enviadas ao contador que o negócio se mantém regular e legalizado, impedindo que a empresa sofra sanções e outras penalidades. Além disso, com a ajuda de um contador, é possível contar com dicas e orientações sobre como reduzir os tributos, sem que isso configure sonegação fiscal.

Vejamos quais os documentos para contabilidade que devem ser entregues mensalmente e como manter uma organização efetiva de todas essas informações. Continue a leitura e saiba mais!

Documentos trabalhistas

Atualmente, empresas de todos os portes e segmentos têm funcionários, seja para o atendimento de telefone, seja para a limpeza e manutenção, seja para tantas outras funções.

A legislação trabalhista, principalmente com a Reforma Trabalhista, exige que sejam encaminhados uma série de documentos para contabilidade. Sendo eles:

Guias de contribuição

Manter as contribuições em dia é uma das obrigações da empresa, e com a entrada do Sistema Público de Escrituração Digital – SPED e do e-Social, o governo terá acesso às informações e manterá uma fiscalização maior, visto que poderá autuar a empresa; pois é uma infração prevista em lei. A cada guia paga, seja ela relacionada a folha de pagamento ou contribuição fiscal, há comprovação através de recibo, o qual deve ser enviado à contabilidade para apuração e geração de documentos contábeis que informam a saúde da empresa.

Outra informação importante é que além de enviados à contabilidade, os mesmos deverão ser arquivados na empresa por determinado período (cada documento possui sua validade) como comprovação, caso haja uma fiscalização. Pois diante de fiscalizações, os documentos físicos é que devem ser apresentados.

Recibos de pagamento

Fique atento aos comprovantes de pagamentos, como recibos de férias, salários, pró-labores, e demais dados e informações, pois os mesmos devem ser enviados à Contabilidade assim que o fato ocorrer, para que a conciliação bancária aconteça. Com o e-Social entrando em vigor a empresa passa a ter um calendário de envios e prazos, que deve ser cumprido.

No caso de descumprimento, há a incidência de multas e sanções, além, é claro, da possibilidade de interromper as atividades operacionais.

Movimentos e recibos de Autônomos

A cada pagamento efetivado para Autônomos (prestadores de serviço), deve-se realizar a emissão do Recibo de Pagamento Autônomo (RPA), o qual  deve ser encaminhado à Contabilidade, assim que emitido (além de outros documentos dos cooperados) para que o recolhimento de INSS e ISS seja devidamente realizado e dentro do prazo e para que haja a devida conciliação e escrituração, pela Contabilidade. O atraso no envio do RPA ou o não envio do mesmo, também acarreta multas a empresa.

Documentos fiscais

Inúmeros são os documentos fiscais que devem ser repassados ao contador. Vejamos alguns:

Comprovante de pagamento de tributos

Todos os recibos referentes ao pagamento de tributos, transferências, contribuições devem ser repassados ao contador, garantindo que o envio ao Fisco seja realizado no prazo correto e fique livre de multas. Por exemplo, comprovantes de DAS, DARFs, GAREs, entre outros.

É por meio desses comprovantes que uma série de obrigações é elaborada. Qualquer erro ou falha na informação prestada compromete seriamente os resultados da empresa.

Notas fiscais

Todas as notas fiscais e invoices de entrada e saída devem ser armazenadas. Isso porque tais documentos comprovam o faturamento da empresa em determinado período, bem como o valor das saídas — que atestam o quanto de compras foram realizadas e serviços contratados, o pagamento dos tributos e demais movimentações do negócio.

Vale destacar que, com a automatização e informatização de uma série de processos, as notas fiscais devem ser emitidas digitalmente. Por isso, o envio ao contador deve ser feito mediante arquivo XML.

Despesas diversas

As despesas diversas são aquelas que incorrem no negócio e estão relacionadas ao bom funcionamento da empresa. Aqui, podemos citar comprovantes de energia elétrica, telefone/internet, material de escritório, reembolso (pedágio, km, hospedagem) e outros gastos que precisam ser lançados na contabilidade.

Vale destacar que o envio desses documentos para contabilidade é um elemento estrutural para a elaboração da Demonstração do Resultado. Por isso, mantenha cópia de toda essa documentação e assegure-se de que os valores informados estejam lançados corretamente.

Qualquer omissão e erro nesses documentos podem gerar pesadas multas ao empreendedor e levar o gestor e investidores a interpretações equivocadas quanto aos resultados do seu negócio.

Documentos contábeis

O envio de documentos para a contabilidade referentes às movimentações fiscais, tributárias e contábeis é de suma importância para a elaboração das obrigações acessórias e, principalmente, para a interpretação de relatórios que possibilitem a correta análise dos resultados do negócio.

Entre eles, destacam-se:

• Recibos de aquisições de natureza diversa;
• Controle de Recebíveis;
• Extratos bancários que comprovem a movimentação mensal, empréstimos e investimentos;
• Extrato de cartões de crédito e de descontos em duplicatas;
• Contratos de investimento, financiamento, apólice de seguro, leasing, locação etc.;

É fundamental que o empreendedor mantenha a correta gestão dos documentos do seu negócio e que encaminhe todos os arquivos dentro dos prazos estabelecidos para o contador e em caso de dúvidas, entrar em contato com os times responsáveis (Fiscal, DP e Contábil) para alinhamento.

A melhor forma de evitar problemas com os órgãos fiscalizadores e demais entidades governamentais é estar em dia com a entrega de toda documentação ao escritório de contabilidade. Apenas assim, será possível manter uma gestão eficiente e com o negócio regularmente funcionando. Fique atento a todos os arquivos exigidos pelo seu contador e estabeleça um calendário de entrega. Isso garante uma gestão eficiente e concentrada na real situação do negócio

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