Empresas que prestam serviços devem ter uma rotina bastante organizada para atender com eficiência e qualidade os seus clientes.

Nesse sentido, as ordens de serviço são ferramentas muito úteis, pois contribuem para um dia a dia mais bem planejado.

Mas você sabe exatamente o que são esses documentos, quais são as suas vantagens e como devem ser usados?

Para saber mais sobre cada uma dessas questões continue lendo este artigo e confira nos seus tópicos a seguir tudo a respeito de como fazer uma ordem de serviço.

O que é ordem de serviço

Também chamada de OS, a ordem de serviço consiste em um documento que tem o objetivo de tornar formal a prestação de um determinado serviço para o cliente. Isto é, funciona como uma confirmação de que o trabalho deve ser executado.

Dessa maneira, também é um documento que contribui com a organização do dia a dia da empresa, uma vez que serve para registrar o que deve ser feito, aonde e quando.

Por isso, na ordem de serviço pode aparecer ainda os materiais, bem como a mão de obra necessária.

Portanto, além de ser um documento que registra o que deve ser executado pela sua equipe, contribui com o controle das atividades realizadas. Da mesma forma, ajuda na atualização do banco de dados e no histórico de atendimentos.

Por consequência, você pode fazer levantamentos a partir da análise das ordens de serviço e identificar melhor quem é o seu público alvo, quais são os serviços mais procurados, que materiais são utilizados, em que época do ano ocorre um maior volume de chamadas, etc.

Vantagens de usar ordens de serviço

Existe um grande número de vantagens em agregar à rotina da sua empresa de prestação de serviços as ordens de serviço.

Uma das principais é a colaboração que garante à produtividade do seu negócio.

Afinal, se estiver tudo organizado, a sua equipe pode prestar um maior volume de serviços diariamente. Além disso, o atendimento aos clientes é mais eficiente, pois não se corre o risco de haver discrepâncias e informações confusas ou enganos.

Isso porque, quando registrado corretamente, a sua equipe presta o serviço contratado sem margem para os problemas. Além de aumentar a produtividade e garantir um atendimento de qualidade, as ordens de serviços têm outros benefícios.

Como já dito, ao serem armazenadas e, posteriormente analisadas, é possível obter muitas informações. É o caso dos materiais usados em cada serviço, sendo que dessa maneira consegue-se manter o estoque sempre em dia, com os itens essenciais.

O setor financeiro também ganha com o uso sistemático das ordens de serviço por você e a sua equipe. Isso porque o documento ajuda no registro das transações financeiras e consequente controle do fluxo de caixa.

Como desenvolver a ordem de serviço

O melhor é que a sua empresa tenha uma ordem de serviço padronizada para toda a sua equipe.

Por isso, ela deve conter todos os campos necessários para que ao final se tenha um documento com todas as informações relevantes.

De modo geral, uma criar uma ordem de serviço deve conter as seguintes informações:

• Nome do cliente, endereço e informações para contato;
• Nome do funcionário que vai prestar o serviço;
• Atividades que devem ser executadas conforme contratado;
• Observações;
• Data da solicitação;
• Data da execução do serviço;
• Campos para assinatura do prestador de serviço e do cliente.

Conforme a sua área de atuação, podem ser necessárias outras informações, como as seguintes:

• Equipamentos que serão avaliados e/ou consertados;
• Equipamentos necessários para o procedimento;
• Procedimentos em caso de acidentes;
• Laudo técnico;
• Termo de responsabilidade;
• Termo de garantia.

Outras informações podem ser importantes e devem estar na criação da ordem de serviço, portanto, é adequado que os profissionais especializados ajudem na sua confecção.

Dessa forma, eles conseguem indicar quais os demais dados pertinentes.

Dicas de como fazer uma ordem de serviço

Ter modelos prontos de ordens de serviço facilitam muito o trabalho do dia a dia, pois com essa comodidade basta usá-los na hora de vender serviços, sem que haja perda de tempo criando uma ordem do zero.

Mas existem outras dicas.

Entre elas, incluir todas as informações de maneira bem clara e objetiva, para que o cliente saiba exatamente o serviço que está sendo prestado. Desse modo, deve-se atentar para a importância de deixar bem legível o nome do funcionário responsável pelo mesmo.

Essa é uma boa prática e confere maior credibilidade da sua empresa e confiança para o cliente. Então, nada melhor do que contar com ordens de serviço informatizadas, onde os dados possam ser incluídos com praticidade e impressos adequadamente.

Se informatizada, a OS pode ser atrelada ainda a outras ferramentas, de maneira que a sua equipe consiga gerenciar as ordens de serviço com total eficiência. Isso possibilita, por exemplo, que serviços remarcados não sejam esquecidos.

Agora que as ordens de serviço do seu negócio foram simplificadas, utilize um software de gestão empresarial para automatizar os seus processos.

Ordem de serviço online

O serviço de Ordem de Serviço, ou popularmente conhecido como “OS”, é um registro que a empresa utiliza em um trabalho a ser feito para o cliente. Este registro contém informações específicas de tarefas e ações estratégicas da empresa.

Poderá conter informações relativas aos clientes, bem como, serviços executados, defeito apresentado, peças utilizadas, valores cobrados e também campos para assinaturas de reconhecimento que o serviço foi prestado.

Um programa de ordem de serviço online como o GestãoClick é uma solução ideal para a sua empresa que necessite de alguma forma utiliza ordens de serviços para maior controle do negócio.

Porque ter um sistema de gestão empresarial?

Um sistema de gestão empresarial é uma solução útil a empresas de todos os portes e segmentos de mercado, inclusive, aos prestadores de serviços que fazem uso das ordens de serviço. Esse sistema de gestão empresarial tem diversas funções.

Entre elas, o módulo de ordem de serviço, permitindo a sua informatização e tornando o acesso ao documento muito mais simples, bem como a sua gestão. Com isso, depois de realizados, automaticamente, a OS é armazenada.

Caso o serviço seja remarcado ou não seja executado, por algum motivo, essa informação é atualizada na OS, que permanece em aberto. Assim, mesmo com um grande número de clientes não se corre o risco de esquecer ninguém.

Além do mais, nosso sistema permite ainda que a OS seja acessada remotamente, de smartphones e outros dispositivos móveis. Também pode ser integrada ao setor financeiro, estoque e outros, para que as informações sejam atualizadas automaticamente.

O GestãoClick é um software ERP online que também permite a impressão da ordem de serviços e o seu envio por e-mail para o cliente, para atender na medida certa e com a mais alta qualidade.

Fonte: Gestão Click

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Fonte: Jornal Contábil
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