A partir agora todos os condomínios terão que informatizar na internet as suas folhas de pagamento e todas as movimentações a respeito dos funcionários. A mudança faz parte do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, o eSocial, um programa criado pelo governo federal para unificar o recolhimento de informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias. Hoje, os documentos são enviados separadamente para diversos órgãos, como Ministério do Trabalho, INSS e Receita Federal.

O sistema não é exclusivo para os condomínios e já está em vigor desde o início do ano para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões. A diferença é que a obrigatoriedade passará a ser para todos os demais empregadores, independentemente do valor do faturamento. A data inicial para começar a valer a nova regra era hoje, dia 1º, mas, segundo a Receita Federal, a previsão passou para 16 de julho.

A implementação será feita por etapas e, neste processo, organizar e formalizar a documentação será fundamental para que o condomínio não perca datas e não seja multado.

— A medida vai exigir muito mais organização e transparência da gestão em relação às responsabilidades com direitos trabalhistas, previdenciários e tributários. O eSocial já funciona para empregado doméstico e agora todos devem aderir, independentemente do número de funcionários — explica Tatiana Fernandes, gerente de RH da Estasa Soluções Imobiliárias.

O QUE MUDA

O advogado Leandro Sender, do escritório Sender Advogados Associados, esclarece que o eSocial não muda a legislação: — O novo modelo visa apenas organizar e trazer maior segurança ao sistema atual.

Segundo ele, os condomínios que possuem administradora serão pouco afetados pelas mudanças, cabendo ao síndico apenas fiscalizar se as obrigações estão sendo cumpridas. Por outro lado, os síndicos de condomínios que não possuem administradora deverão ficar atentos nos requisitos do eSocial.

— São aproximadamente 45 arquivos que deverão ser preenchidos e enviados pela internet dentro do prazo legal, sob pena de aplicação de multa por eventual atraso. E o condomínio que não se adequar às novas regras estará sujeito à aplicação de sanções — pontua Sender.

A princípio, ao morador não haverá custos extras — apenas se houver multa. Porém, o advogado também pondera que em decorrência do grande volume de arquivos a serem preenchidos, é possível que administradoras gerem uma cobrança extra para prestação deste serviço.

Para Tatiana e Marcelo Borges, diretor de condomínio e locação da Associação Brasileira de Administradora de Imóveis (Abadi), o maior desafio será esta formalização de processos trabalhistas dentro de prazos específicos em uma cultura de muita informalidade na administração dos condomínios.

— O limite da hora extra, por exemplo, sempre teve, mas a cultura era de extrapolar. Com a fiscalização, isso deve diminuir. Outra prática comum nos condomínios é contratar informalmente por algum período de experiência e depois fazer formalizar com a data retroativa. Isso não vai mais poder acontecer — afirma Borges.

Entre as outras mudanças, Sonia Chalfin, da Precisão Administradora, acrescenta que alterações cadastrais e contratuais deverão ser informadas imediatamente. Já a admissão no dia seguinte à contratação. E as férias, deverão ser comunicadas com 30 dias da data de início.

— A pessoa não poderá iniciar os trabalhos sem que o síndico e a administradora tenham informado ao eSocial. Caso isso não aconteça, o condomínio poderá receber multa que varia de R$ 402,53 a R$ 805,06 por empregado. E em caso de reincidência, os valores poderão dobrar — avisa Sonia.

CALENDÁRIO PREVÊ MUDANÇA COMPLETA PARA JANEIRO

A implementação total do eSocial nos condomínios será feita por etapas para que todos possam se adequar corretamente.

A previsão do calendário é que neste mês todos tenham que realizar o cadastro de dados do condomínio e de seus empregados, bem como de pagamentos e dados pessoais. Em setembro, passam a ser obrigatórias as informações de admissões, afastamentos e desligamentos.

Já em novembro, a Guia de Informações à Previdência Social (GFIP) será substituída definitivamente pelo sistema eletrônico, possibilitando o cruzamento de dados dos empregadores com os do governo.

Também no início do ano as empresas deverão enviar as informações sobre a segurança e saúde dos funcionários, descrevendo como é lugar onde trabalha e os tipos de risco a que está exposto.

— O desafio para o síndico é não deixar acumular informações. Hoje em dia é tudo muito informal nos condomínios — acrescenta Tatiana, da Estasa.

Segundo ela, os prazos previstos em lei deverão ser seguidos à risca, pois os descumprimentos geram multas que podem chegar a R$ 180 mil.

— Além disso, os condomínios também não poderão trabalhar mais com mandato do cargo do síndico vencido, pois a ata de eleição do síndico é documento essencial para atualização cadastral da Certificação Digital e envio das informações — afirma Tatiana.

ACESSO AO ESOCIAL: SÓ COM CERTIFICAÇÃO OBRIGATÓRIA

Desde 2012, os condomínios que têm funcionários devem fazer a certificação digital (e-CNPJ). Mas nem todos fizeram. Agora, com a implementação do eSocial, não será possível postergar, pois a certificação será obrigatória para acessar o novo sistema.

O diretor de condomínio e locação da Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis (Abadi), Marcelo Borges, diz que o primeiro passo é procurar uma certificadora habilitada. A relação está no site da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira(ICP-Brasil).

Depois, é preciso juntar a documentação: convenção registrada no cartório de Registro de Imóveis, certidão de ônus gerais, ata da assembleia que elegeu o síndico e seu CPF e RG. Em seguida, a certificadora encontra o síndico, faz o cadastro virtual e libera a chave de acesso.

Os tipos de acesso variam conforme a validade da certificação e o preço. Podem ser por link, cartão ou token. O serviço pode ser feito pelas certificadoras ou terceirizado pelas administradoras. Segundo Borges, os valores têm sido de, em média R$ 250 anuais (link). Se for por três anos, R$ 400 para cartão e R$ 500 para token. Para Borges, a melhor opção é a de três anos.

— A forma de acesso tanto faz, mas o melhor é fazer por três anos, pois o condomínio precisará sempre e num prazo maior a despesa se paga.

Apesar da assistência mensal, muitas administradoras têm cobrado o serviço por fora. Portanto, é preciso verificar o que o contrato diz sobre isso. Além disso, o custo final deve aumentar, podendo chegar até mesmo a um valor em torno de R$ 1.500, por conta das despesas com cartório.

Via O Globo

Fonte: jc