A legislação trabalhista brasileira é bastante complexa e exige diversos cuidados por parte dos empregadores, a fim de evitar erros na folha de pagamento.

No Brasil, são muito comuns os erros nessa área. Há um alto índice de reclamações trabalhistas no país por não concordância dos valores pagos, ausência de pagamento ou reconhecimento de vínculo empregatício. Geralmente, as reclamações são relacionadas a erros de cálculo.

Por isso, é importante conhecer profundamente as regras que regem a remuneração dos colaboradores, incluindo benefícios, descontos, adicionais e recolhimentos.

Porém, muitas empresas ainda cometem muitos erros na folha de pagamento. E essas falhas podem provocar uma série de transtornos, que vão desde gastos desnecessários até multas, indenizações e complicações com o governo federal.

Por isso, é fundamental compreender todos os elementos do cálculo e, claro, observar os pontos críticos.

Confira agora os erros na folha de pagamento que devem ser evitados

O departamento pessoal costuma ser o responsável pela elaboração da folha, garantindo que todos os colaboradores recebam seu salário e benefícios dentro do prazo estabelecido por lei ou pelo Acordo Coletivo. Também deve assegurar a conformidade com a política de remuneração da empresa e a retenção de encargos, de acordo com o calendário oficial.

E nesse contexto, é possível identificar os erros na folha de pagamento mais comuns e que devem ser evitados.

Pagamentos indevidos

Os pagamentos indevidos são aqueles que aumentam o valor líquido a ser pago aos colaboradores e que, em geral, não são recuperados em sua totalidade. O crédito de benefícios, como vale-transporte ou vale-refeição para colaboradores afastados da função por causa de acidentes de trabalho, doenças ou férias, é um bom exemplo.

Quando um empregado se afasta por um determinado período, a empresa não está obrigada a fornecer tais benefícios, exceto se essa vantagem constar na Convenção ou no Acordo Coletivo.

O mesmo acontece com equívocos no processamento da rescisão do contrato de trabalho, gerando indenizações maiores do que as verbas devidas. É evidente que esses valores podem ser vistos como uma despesa desnecessária.

Inobservância das legislações trabalhista e tributária

A inobservância das leis contribui para a formação de passivos trabalhistas e eleva os gastos com a folha de pagamento. Em geral, isso acontece quando o software escolhido possui falhas na parametrização, produzindo resultados inconsistentes.

Por isso, a parametrização deve ser feita por profissionais verdadeiramente capacitados, que dominem todas as questões trabalhistas e tributárias — em especial, a composição salarial e a incidência de descontos sobre cada tipo de verba. De fato, existem diversas questões a serem observadas, como o descanso semanal remunerado, a pensão alimentícia e os adicionais noturno, de insalubridade e de periculosidade, por exemplo.

“O RH tem de estar focado na parte de conhecimento do que a legislação prega, conhecer as mudanças na legislação, que é bastante complexa. É uma questão de automatizar processos e ter gestão efetiva sobre eles, para que o conhecimento não fique restrito à mente das pessoas.

Utilizar planilhas ou registros manuais

O uso de planilhas e registros manuais ainda é uma das principais causas de erro na folha de pagamento. Esse tipo de controle apresenta mais riscos, pois não conta com sistemas paralelos de checagem das fórmulas aplicadas.

Por isso, as recomendações são: Adotar softwares de gestão adequados às necessidades da empresa ajudando na automatização do processo de cálculo, ou contratar uma empresa especializada em processamento de folha de pagamento, que é muito comum hoje em dia.

Negligenciar as mudanças de leis e acordos

Mudanças nas leis e nos acordos acontecem frequentemente e, dessa forma, é preciso que o departamento pessoal se mantenha atualizado sobre todas as alterações. Além disso, é fundamental ter cuidado com a interpretação das novas regras, a fim de que os parâmetros sejam inseridos corretamente nos sistemas.

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