Como gerenciar um escritório de contabilidade? Essa é uma pergunta bem ampla, então, para ser mais objetiva, eu vou focar em 4 principais aspectos que você precisa considerar para fazer uma gestão contábil eficiente.

Vamos lá?

4 aspectos essenciais para gerenciar um escritório de contabilidade

1. Formando um time de peso

Assim como qualquer outro negócio, uma empresa contábil é formada por pessoas. É o desempenho da sua equipe que determinará a qualidade dos serviços prestados pelo seu escritório. 

É por isso que a gestão de pessoas (ou gestão de RH – Recursos Humanos) é um dos primeiros aspectos a se considerar na hora de gerenciar um escritório de contabilidade.

Mas atenção: quando falo em gestão de pessoas, não pense que isso se limita apenas a controlar os cartões de ponto e emitir as folhas de pagamento dos seus funcionários. O setor de recursos humanos deve ser responsável pela qualidade de vida e crescimento profissional de cada colaborador da equipe.

E isso envolve várias iniciativas como:

• Programas de capacitação;
• Acompanhamento de performance e feedback constantes;
• Plano de carreira;
• Campanhas e ações de saúde emocional, física e intelectual;
• Boa comunicação interna;
• E programas de incentivo.

Todo esse investimento, retornará diretamente para os resultados do seu escritório. Afinal, funcionários valorizados, tendem a retribuir com maior dedicação e fidelidade à empresa.

2. Engordando sua carteira de clientes

Depois da sua equipe, tem outro grupo de pessoas muito importante para se estar atento: o seu público!

E para chamar a atenção dessa galera você precisa de duas coisinhas: Vendas e Marketing!

Vendas

Quando o assunto é vendas, existe uma regra clara: não adianta tentar incumbir a responsabilidade de vender a algum dos seus colaboradores que já tem outras funções.  Isso definitivamente não dará certo!

Para que a “máquina de vendas” do seu escritório realmente funcione, você precisa ter uma equipe ou, dependendo do porte da sua empresa, pelo menos uma pessoa, focada apenas em prospectar novos clientes.

Aqui no blog tem outro artigo super legal sobre o que é essencial para fazer uma boa gestão de equipe de vendas na contabilidade. Dá uma olhada 

Marketing

Já no Marketing você pode ter uma equipe ou um profissional dentro do seu escritório, ou, dependendo do porte da sua empresa, terceirizar a demanda, contratando um especialista autônomo ou uma agência, por exemplo.

Com um Marketing bem estruturado, sua empresa vai poder marcar presença com um site e blog fortes, redes sociais ativas, campanhas de e-mail, bom posicionamento no Google e, claro, campanhas offline também.

O Marketing funciona como um parceiro do time de vendas. É ele quem vai atrair possíveis novos clientes, para a equipe de vendas trabalhar e assim, posicionar seu escritório a frente da concorrência.

3. Oferecendo um atendimento de excelência

Quando sua máquina de vendas começar a funcionar a todo vapor, haverá uma consequência já esperada: o número de clientes irá aumentar!

E é aí que entra um terceiro aspecto fundamental na hora de pensar o gerenciamento do seu escritório contábil: o atendimento.

Para conseguir atender com excelência toda essa gente, é necessário se planejar.

Primeiro de tudo: é importante capacitar a sua equipe para que haja um padrão de atendimento. 

Não que seus funcionários precisem seguir um roteiro à risca na hora de falar com o cliente, mas é legal definir uma postura ideal e incentivar todos do escritório a seguirem o mesmo modelo de atendimento para não confundir o cliente.

Segundo: seu escritório precisa estar acessível para os clientes!

Isso significa, oferecer diferentes canais de relacionamento.

Além do telefone, você também pode disponibilizar um atendimento via e-mail, inbox do seu site, aplicativo, ou WhatsApp, por exemplo. (Inclusive, nesse artigo, listamos 7 motivos para implantar o atendimento via WhatsApp no seu escritório).

Outro ponto importante é aplicar pesquisas de satisfação sempre que possível! 

Desta forma, você consegue identificar um cliente insatisfeito e aplicar medidas corretivas, antes que ele abandone o seu escritório e vá pra concorrência. 

(Por falar em retenção de clientes, também temos esse artigo onde abordamos outros pontos sobre isso: Segredos da retenção de clientes contábeis, salva aí pra ler depois).

Seguindo essas dicas, com certeza seu escritório já estará um passo mais próximo de oferecer um atendimento de excelência e focado ao sucesso do cliente. 

4. Otimizando sua rotina

Por fim, agora que já falamos sobre a importância de uma boa gestão de pessoas, marketing e vendas e atendimento, chegou a hora de falar sobre como administrar os serviços do escritório em si, ou seja, como gerir as tarefas e processos da sua empresa contábil?

E, neste ponto, minha resposta não é apenas uma dica, mas um conselho: conte com a tecnologia!

Primeiro porque, não tem sentido insistir em modelos antigos de gestão de tarefas e processos, quando já existem alternativas modernas que atingem resultados superiores com menos tempo e trabalho.

E segundo porque é tendência!

Soluções tecnológicas têm se tornado regra em todos os segmentos e com a contabilidade não é diferente. Ou seja, se você não aderir a essa realidade, seu escritório ficará para trás.

Você precisa contar com um sistema de gestão no qual seja possível: distribuir tarefas com efetividade, controlar prazos, monitorar sua equipe, centralizar a comunicação com seu cliente, maximizar a produtividade e avaliar seus resultados com padrão e eficiência. 

E não da pra dar conta disso tudo utilizando planilhas e blocos de notas. Isso já está obsoleto!

Neste outro artigo, falamos sobre porque ter uma ferramenta de gestão contábil é uma decisão obrigatória na contabilidade moderna.

Então, conte com um sistema digital de gestão para te tirar desse sufoco!

E é isso!

É claro que gerenciar um escritório de contabilidade exige muitos outros detalhes e esforços, mas falando de maneira geral, acredito que esses 4 pontos sejam os mais importantes para você considerar na hora de começar a traçar o planejamento.

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Até a próxima!

Fonte: Gestta

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Fonte: Jornal Contábil
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