Entre os vários tipos de documentos e dados que os empregadores devem manter atualizados e à disposição de fiscalizações está também o livro de inspeção do trabalho. Você já ouviu falar nele?

Sabemos que este livro não é conhecido por todos os donos de empresas, nem mesmo por todos os gestores responsáveis por lidar com esse tipo de documento. Pensando nisso, a mywork elaborou este pequeno guia que explica todas as particularidades do livro de inspeção do trabalho.

Continue a leitura para entender mais!

O que é o livro de inspeção do trabalho?

O livro de inspeção do trabalho é um livro obrigatório que toda empresa deve possuir, com exceção de Microempresas e Empresas de Pequeno Porte. 

É nele que todo Auditor Fiscal do Trabalho registrará sua visita ao estabelecimento, inscrevendo sua identificação funcional, o horário e data em que a inspeção foi realizada, a duração da visita de avaliação e, se necessário, as irregularidades e problemas identificados durante a inspeção.

Além disso, o Auditor Fiscal do Trabalho também deve registrar no livro todas as exigências feitas para solucionar as irregularidades apontadas na visita e o prazo em que devem ser resolvidas.

Resumindo, portanto, o livro de inspeção do trabalho é o livro no qual o Auditor Fiscal registra suas visitas às empresas, os problemas identificados e determina o que deve ser feito e o prazo para resolvê-los. Reforçando: todas as pessoas jurídicas e equiparadas devem ter o livro.

Quais são as particularidades do livro de inspeção do trabalho?

Há uma série de informações relevantes que os donos de empresas e estabelecimentos comerciais devem saber sobre o livro de inspeção do trabalho e suas regras.

Primeiramente, o Agente de inspeção do trabalho deverá autenticar o Livro de Inspeção do Trabalho que ainda não tiver sido autenticado, pois a autenticação pelo Ministério do Trabalho não é necessária.

Também é importante mencionar que todos os empregadores que tiverem mais de um estabelecimento devem ter um livro de inspeção em cada local, ou seja, um por centro de trabalho, conforme previsto no Art. 3º da Portaria 3.158/71 do Ministério do Trabalho:

“Art. 3º As empresas ou empregadores que mantiverem mais de um estabelecimento, filial ou sucursal, deverão possuir tantos livros “Inspeção do Trabalho” quantos forem seus estabelecimentos”

Assim, será possível registrar as visitas em todos os pontos com praticidades e identificar problemas pontuais.

Ademais, embora as microempresas e empresas de pequeno porte sejam dispensadas do uso do livro de inspeção do trabalho, é interessante que elas o tenham, já que ele é um documento importante para garantir que uma eventual visita do agente fiscalizador seja registrada.

Quais são as especificações do livro de inspeção?

O livro de inspeção do trabalho deve seguir algumas regras para ser utilizado

O livro de inspeção do trabalho deve seguir algumas especificações para ser utilizado nos estabelecimentos:

• Deve ser encadernado, em cor escura;
• Seu tamanho deve ser de 22cm x 33cm;
• Deve conter 100 folhas numeradas tipograficamente, em papel branco acetinado, encorpado e pautado, conforme o modelo número 1 que acompanha a Portaria MTPS nº 3.158/71.
• As folhas 1 e 100 do livro conterão, respectivamente, todos os termos de abertura e encerramento efetuados pela empresa ou empregador, conforme modelos 2 e 3 da portaria mencionada no item anterior.

Quais são as consequências caso a empresa não siga as regras do livro de inspeção?

O não cumprimento das determinações da Portaria nº 3.158/71 pode resultar em problemas para a empresa. 

Não seguir as regras que orientam o livro de inspeção do trabalho caracteriza uma infração trabalhista e o infrator está sujeito a receber uma multa no valor de até cinco salários mínimos.

Mais do que simplesmente seguir as regras, gestores e donos de negócios devem ter em mente que a função do livro de inspeção do trabalho é, sobretudo, fornecer informações de prevenção. Ou seja, os dados anotados no livro podem indicar se os problemas do estabelecimento foram resolvidos, se ainda há alguma sugestão de melhoria que pode ser aplicada, etc.

Tudo isso pode ajudar a criar um histórico das ações tomadas pela empresa para corrigir irregularidades e garantir a conformidade da empresa em relação às regras trabalhistas e normas regulamentadoras de segurança. Essas informações podem inclusive ajudar na tomada de decisão em casos de processos trabalhistas.

Quais são as outras medidas que as empresas devem adotar para garantir a regularização das atividades?

Você deve ter percebido que o livro de inspeção do trabalho é uma ferramenta importante para garantir que a empresa está cumprindo as determinações fiscais adequadas para seu funcionamento.

Há uma série de outras medidas e ferramentas que podem ser adotadas pelas organizações para assegurar a conformidade com as regras trabalhistas, como é o caso do controle de ponto por aplicativo. 

O controle de ponto online por aplicativo é uma boa ferramenta para assegurar que todos os pontos dos funcionários estão sendo batidos de forma correta e as verbas trabalhistas referentes às horas extras e adicionais noturnos estão sendo pagos corretamente. Você pode clicar aqui e testar o sistema de controle de ponto online da mywork durante 15 dias e adotar esta ferramenta prática, segura e ágil em seu departamento pessoal.

Artigo Original de MyWork

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Fonte: Jornal Contábil
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