Um assistente administrativo é um profissional que presta auxílio na área administrativa da empresa, auxiliando o administrador em suas atividades rotineiras e no controle da gestão financeira, administração, organização de arquivos, gerenciamento de informações, revisão de documentos e outras atividades.

O assistente administrativo gerencia o recebimento e expedição de correspondências e documentos, coordena as atividades administrativas, financeiras e logísticas da unidade, organiza arquivos e gerencia as informações.

Responsabilidades

O assistente administrativo é responsável por receber e encaminhar correspondências e documentos, conferir contas a pagar, conferir recebimentos da empresa, emitir notas fiscais, preparar e encaminhar documentos, tirar cópias, coordenar o trabalho de logística da empresa, enviar documentos ao contador e ao departamento fiscal, atendendo telefonemas e esclarecendo dúvidas sobre finanças, preparando e enviando relatórios financeiros coordenando o departamento de compras e mantendo sempre organizados os arquivos e registros da empresa.

Um assistente administrativo deve estar em constante atualização na área, possuir conhecimentos de informática, além de boa comunicação, responsabilidade, saber administrar bem o tempo, saber lidar com números, boa comunicação, boa memória, bom humor, paciência e confiabilidade.

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Onde atua?

As áreas em que um assistente administrativo pode atuar incluem recursos humanos (RH), finanças, contabilidade, compras, vendas, marketing, logística, entre outras.

No RH, ele pode auxiliar nos processos de recrutamento, seleção e treinamento de funcionários, gestão de benefícios, atendimento e outras atividades relacionadas ao departamento.

Na área financeira e contabilística, pode verificar pagamentos, faturar, emitir faturas, entre outras coisas.

No setor de compras, pode ser responsável pelo controle de estoque, emissão de pedidos de compras, rastreamento de pedidos e fornecedores.

E na área de vendas e marketing, pode auxiliar na organização de eventos, campanhas publicitárias, acompanhamento de vendas e atendimento ao cliente, e na logística pode gerenciar o transporte, armazenamento e distribuição de mercadorias.

Além disso, pode atuar em empresas de diversos portes, desde microempresas até grandes corporações, além de exercer funções em escritórios, serviços, indústria, órgãos públicos, entre outros.

O que é preciso para ser um assistente administrativo?

Para trabalhar como assitente administrativo, é necessário possuir determinadas habilidades e conhecimentos específicos que são importantes para o bom desempenho das funções da profissão.

Entre eles destacam-se:

• Habilidades de comunicação: o profissional deve ter boa capacidade de comunicação para interagir com outros funcionários, fornecedores e clientes, seja pessoalmente, por telefone ou e-mail.
• organização: ser organizado é essencial para concluir as tarefas com eficácia e mantê-las organizadas.
• conhecimentos de informática: proficiência em processamento de texto, planilhas, apresentações e outros softwares de gerenciamento de documentos e arquivos é essencial.
• capacidade de trabalhar em equipe: o cargo geralmente envolve dinâmica de grupo, por isso é essencial saber trabalhar em grupo e cooperar com outras pessoas.
• conhecimento em gestão: para o bom desempenho de suas funções, o assistente administrativo deve possuir conhecimentos em gestão de processos, finanças e recursos humanos.
• vontade de aprender: como trabalhar em diversas áreas e setores, é importante estar sempre atualizado e disposto a aprender coisas novas.

Além dessas habilidades e conhecimentos, é importante ressaltar que é necessário ter um bom nível de escolaridade, geralmente ensino médio ou superior em andamento, dependendo da empresa e do cargo.

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Fonte: Jornal Contábil
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