Um artigo do jornal Psychological Science revelou que a procrastinação está presente no gene humano. De acordo com outra publicação, do The New York Times, a cada cinco pessoas, uma é procrastinadora crônica. 

O ato de procrastinar consiste em tornar como rotina o adiamento das tarefas. É aquele famoso “deixar para a última hora”. Apesar de estar no gene humano, como aponta o artigo, essa característica não precisa ser dominante no ser humano. 

Até porque se tornar um procrastinador pode trazer uma série de problemas na vida pessoal e profissional, como atrasos, perda de prazos, falta de qualidade na execução das tarefas e até mesmo pode afetar a saúde e o bem-estar do indivíduo. 

Para lhe ajudar a não se tornar uma pessoa procrastinadora crônica, este artigo vai trazer dicas de como passar da procrastinação para a produtividade. Você vai saber: 

• O que é procrastinação?
• Existem causas para a procrastinação?
• Procrastinação e presenteísmo – Qual a relação?
• Quais os malefícios da procrastinação no trabalho?
• Como identificar a procrastinação?
• Como sair do estado de procrastinação?

Tenha uma boa leitura! 

Leia também: Quais os impactos da Procrastinação no Trabalho?

O que é procrastinação?

A palavra procrastinação vem do latim procrastinatus ou procrastinatus. que em sua forma literal seria algo como Pro (à frente) e Crastinatus (de amanhã) – à frente de amanhã. 

Em português procastinar significa deixar alguma coisa para fazer depois, algo como adiar algo que pode ser feito naquele momento. Diz o dicionário que: 

Procrastinação: Ação ou efeito de procrastinar, de adiar, de deixar para depois, para outro momento; delonga: procrastinação de prazos. Característica de adiamento, de transferir algo constantemente para outro momento; protelação: a procrastinação à frente do computador atrapalhava seu trabalho.

Procrastinar é algo comum do ser humano, porém quando esse tipo de característica se torna algo rotineiro ele pode atrapalhar a produtividade e afetar até mesmo a saúde do indivíduo, deixando-o mais estressado e preocupado. 

Existem causas para a procrastinação?

Sim! A procrastinação pode ser originária de duas causas: psicológica ou fisiológica. 

Dependendo de várias situações como doenças e problemas relacionados à ansiedade e baixa autoestima. Aliás, a procrastinação oriunda da causa psicológica está ligada a esses fatores citados.  

Em muitos casos, uma pessoa procrastina por medo de ser avaliada na entrega do seu trabalho ou até mesmo por se sentir insegura por acreditar que não conseguirá cumprir os prazos estipulados. 

Já a procrastinação advinda de fatores fisiológicos estão intimamente ligados a alterações no próprio cérebro do indivíduo, que acaba influenciando na sua rotina e facilitando distrações, que consequentemente podem atrapalhar no foco para execução de tarefas. 

Independentemente das causas, a procrastinação pode impactar o bem-estar físico e mental do indivíduo, aumentando o estresse e doenças como enxaquecas, gastrite e  outros. 

Afinal, o profissional viverá sob grande pressão no seu dia a dia, já que deixará tudo para última hora. 

Procrastinação é antônimo de produtividade?

Sim! É possível considerar a procrastinação com um antônimo de produtividade. Ou seja, são palavras que têm um significado oposto. 

Se por um lado a procrastinação está ligada a adiamentos, que impedem o funcionamento efetivo das coisas, por outro lado a produtividade está interligada à capacidade de não perder tempo. 

De acordo com um estudo realizado pela startup MindMiners e Fundação Estudar, o principal fator, para 52% das pessoas, que impacta negativamente a produtividade é a procrastinação. 

A falta de planejamento para executar as tarefas (51%) e as distrações (47%) aparecem como as principais causas para que os profissionais acabem procrastinando, segundo o estudo. 

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Procrastinação e presenteísmo – Qual a relação?

Tanto a procrastinação como o presenteísmo tem um impacto negativo no foco e na concentração. Se na procrastinação o profissional vive adiando suas entregas e deixa tudo para depois, no presenteísmo não é diferente. 

O presenteísmo ocorre quando o colaborador está no ambiente de trabalho, mas não consegue se concentrar e se dedicar para executar sua tarefa. É como se fisicamente ele estivesse na empresa, mas mentalmente não. 

Ou seja, a relação entre procrastinação e o presenteísmo está justamente nesses impactos diretos que ambos têm na produtividade dos colaboradores, podendo comprometer resultados e impactando diretamente na vida pessoal e profissional. 

Quais os malefícios da procrastinação no trabalho?

A procrastinação pode trazer à empresa diversos malefícios a execução dos processos e a produtividade das equipes. Isso porque, uma equipe que procrastina acaba criando um clima de estresse na relação trabalhista tanto com a empresa como com os clientes. 

Isso ocorre, pois, a procrastinação no trabalho pode criar na empresa um cenário ruim trazendo consequências negativas como: 

• Queda de produtividade;
• Aumento da rotatividade; 
• Elevação das taxas de absenteísmo, atrasos e faltas; 
• Atrasos na entrega das tarefas; 
• Irritabilidade entre as equipes; 
• Tarefas acumuladas ao longo dos dias. 

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Como identificar a procrastinação?

Uma das principais dificuldades do procrastinador é identificar que ele tem esse perfil na sua vida pessoal ou profissional. Contudo, existem algumas características que são comuns a todas pessoas que procrastinam no seu dia a dia. Entre as principais é possível citar: 

• Dificuldade para sair da cama quando o relógio toca e adiamentos do alarme; 
• Uso constante do celular, mesmo ao estar executando outras tarefas; 
• Falta de foco, ou seja, não consegue identificar as prioridades e está o tempo todo fazendo diversas coisas ao mesmo tempo sem conseguir terminar uma bem; 
• Vive no mundo das ideias e não executa nada, deixando tudo que planeja de lado; 
• Adia tarefas o tempo todo e prefere deixar as coisas para última hora; 
• Atrasa a entrega de trabalhos;
• Não consegue bater as metas no trabalho. 

Como sair do estado de procrastinação?

A procrastinação, no entanto, não precisa ser um estado imutável do indivíduo. Existem alguns passos que podem ser adotados para mudar esse cenário e recolocar a pessoa em um cenário onde a produtividade é dominante. Para sair desse estado então você pode: 

Criar listas reais de tarefas

Uma das situações que podem levar a procrastinação é confiar demais na memória. Quando você não cria uma lista real de tarefas acaba não conseguindo identificar o que é prioridade e o que não é e tende a adiar muitas delas.

Por isso, anotar o que você tem para fazer diariamente e consultar essa lista pode lhe ajudar a iniciar as tarefas e a saber exatamente quais atividades você deve executar ao longo do dia. 

Eliminar as tarefas mais difíceis primeiro

A tendência é que o cansaço ao longo do dia vá consumindo a criatividade e a produtividade, causando a procrastinação. Sendo assim, dê prioridade ao começar o dia pelas tarefas mais difíceis e que exigirão mais do seu lado físico e mental. 

Isso porque a tendência é que no começo do trabalho você esteja mais descansado para dar o start nas suas tarefas, facilitando assim a execução das mais complexas. 

Nesse passo é importante lembrar daquela listinha real de tarefas e elencar quais são essas tarefas difíceis. 

Defina prazo para as tarefas a serem realizadas

Trabalhe com prazos, isso pode lhe ajudar a controlar sua rotina e evitar que a procrastinação domine seu dia. Na sua lista de tarefas defina o prazo de cada tarefa, colocando data nelas, para que assim você possa se organizar. 

Esses prazos vão lhe ajudar a elencar prioridades, tarefas menos importantes e irão nortear seu trabalho em cima de datas de entrega, que ajudam a estipular um início, meio e fim para cada trabalho. 

Trabalhe com recompensas 

As recompensas costumam fazer parte tanto da vida pessoal como profissional das pessoas. Por que então não trabalhá-la para barrar a procrastinação? Esse tipo de atitude pode lhe ajudar a ser mais produtivo, mediante a algum bem maior. 

Comece a fazer o exercício de colocar pequenas recompensas em contrapartida ao término das tarefas. Por exemplo, proponha ao seu cérebro: “se eu terminar essa tarefa vou sair para almoçar, vou ter um tempo de descanso, vou ver TV, vou sair com os amigos, etc.”. 

Esse processo pode instigar sua mente a tentar agilizar o término do trabalho para que realmente você faça o que gosta e tenha momentos de descanso e relaxamento. 

Fuja das distrações 

Uma pesquisa da Apple revelou que as distrações no trabalho podem elevar em até 30% os gastos das empresas. Isso porque os prazos de entrega das tarefas podem dobrar devido a falta de foco. 

A mesma pesquisa mostrou ainda que as pessoas costumam desbloquear o celular até 110 vezes por dia e que o cérebro demora em torno de 40 minutos para “religar” e voltar ao mesmo desempenho e performance de antes. 

Por isso, as distrações precisam ser evitadas se você quer sair do estado de procrastinação. Crie um ambiente propício para se dedicar ao trabalho e evite ficar olhando o celular, interagindo nas redes enquanto estiver trabalhando. 

Se for necessário use um relógio e marque X horas para trabalhar sem interrupções e um tempo específico para fazer outras que não são da sua rotina na empresa. Assim você evita que as distrações atrapalhem seu dia a dia. 

Quebre tarefas 

Se você é daqueles profissionais que têm muita dificuldade para se concentrar por muito tempo numa tarefa mais complexa, então, para não procrastinar tente quebrar ela em etapas. Isso significa pegar uma tarefa maior e quebrá-la em menores. 

Dessa forma você facilita a execução da mesma, tornando-as mais factíveis. Já que cumprindo as etapas aos poucos é melhor do que tentar realizar uma grande tarefa de uma vez e não conseguir cumpri-la. 

Crie senso de urgência

Determinar os prazos para cada tarefa, como citado acima, contribui com essa dica essencial para evitar a procrastinação que é a de criar um senso de urgência para as coisas. 

Trabalhando as tarefas com um senso de urgência pré-determinado, forçará seu cérebro e dará aquele empurrãozinho para que você reconheça suas responsabilidades para executar determinadas tarefas. 

Além disso, com o senso de urgência você sai da zona de conforto e começa a valorizar o tempo que tem para entregar seus trabalhos, afinal, se não entregá-los será cobrado por isso, evitando assim a procrastinação. 

Diferencie a procrastinação de de imprevistos 

É muito comum confundir pequenos atrasos na entrega de uma tarefa com o ato de procrastinar. Num exercício de sair do estado de procrastinação, saber diferenciar atrasos inevitáveis dos evitáveis é muito importante para você se corrigir. 

Por isso, ao atrasar a entrega de uma tarefa identifique se ela foi causada por um algum fator externo: sobrecarga de trabalho, problemas de saúde, falta de informações para executar a tarefa, entre outros motivos que levam à procrastinação. 

Quando um atraso ocorrer, essa avaliação do processo e a identificação dos motivos que levaram a esse atraso e, o que foi que saiu do eixo no caminho, é fundamental para chegar a uma avaliação correta da situação. 

Já que a partir daí é possível conhecer a origem do problema, definindo se a causa foi a própria culpa – procrastinação -, ou imprevistos. 

Identificando o motivo desse atraso, fica mais simples criar estratégias que possam ajudar a evitá-los futuramente, antes que se tornem procrastinação. 

Conclusão

Apesar da procrastinação ser algo comum no dia a dia das pessoas, já que todo mundo vez ou outra acaba adiando um compromisso, torná-la uma rotina pode trazer diversos malefícios para a vida pessoal e profissional. 

Neste artigo pudemos perceber que muito mais do que afetar o desempenho profissional, com perda de prazos e falta de qualidade na execução de tarefas, essa característica pode contribuir para que o indivíduo adoeça. 

Já que em muitos casos, ao procrastinar, ele aumenta a pressão sobre si mesmo e está o tempo todo fazendo as coisas de última hora, sem planejamento e com grandes chances de perder prazos, interferindo em metas e objetivos pré-definidos. 

Neste artigo você pôde ter o entendimento de que todas as pessoas um dia vão procrastinar, mas o grande problema é deixar que essa característica seja dominante na sua rotina, já que assim você estará assumindo sérios riscos.  

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Original de PontoTel

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Fonte: Jornal Contábil
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