O processo de recrutamento é uma das responsabilidades do setor de Recursos Humanos (RH) que exige mais atenção. O que muitas empresas não sabem é que essa seleção pode ser muito mais eficiente com a adoção do processo de requisição de pessoal.

Também conhecido como requisição de pessoas, esse processo deve ser realizado antes do início do recrutamento e seleção de funcionários. 

Além de tornar a contratação mais ágil, a requisição também ajuda a empresa a reduzir custos, encontrar profissionais com perfil desejado para a vaga, entre outros benefícios.

Além disso, a requisição de pessoal também pode ser utilizada com outras finalidades, como a solicitação de substituição e transferência de colaboradores.

Porém, para que a requisição produza bons resultados, ela deve ser feita da forma correta. Por essa razão, neste artigo, será explicado o que é, como funciona e como adotar esse processo na sua empresa.

Para saber tudo isso, acompanhe os próximos tópicos:

• O que é a requisição de pessoal?
• Como funciona a requisição de pessoal?
• O que deve conter na requisição?
• Qual a importância de fazer a requisição de forma correta?
• Como fazer a requisição de pessoas?

Boa leitura!

O que é a requisição de pessoal?

A requisição de pessoal é uma ferramenta utilizada pela empresa para solicitar a contratação de novos funcionários. Na prática, esse instrumento sinaliza a necessidade de começar um novo processo de recrutamento e seleção. 

Por isso, caso a solicitação seja aprovada, a organização pode contratar um recrutador ou alertar a equipe de RH para iniciar o processo seletivo.

Como a requisição de pessoal é uma etapa que antecede o início da seleção, ela também deve fornecer informações que guiem os recrutadores durante esse processo.

Por esse motivo, geralmente as empresas utilizam um formulário de requisição de pessoal. Esse documento deve ser preenchido pelo gestor ou líder do departamento que solicita a abertura de uma nova vaga. 

Além disso, o formulário também deve conter informações como requisitos exigidos para o preenchimento da vaga, descrição das responsabilidades do cargo e nível de urgência de contratação.

Após ser preenchido, o documento é enviado para o RH, que vai avaliar a solicitação e, se aprovado, começar a selecionar os candidatos.

Para que serve esse processo?

A requisição de pessoal é um processo que facilita, padroniza e formaliza a comunicação entre os setores a respeito da necessidade de contratar novos profissionais. 

Além disso, esse instrumento também pode ser utilizado para solicitar a substituição ou a transferência de colaboradores entre diferentes unidades da organização.

Como a solicitação é realizada de forma padronizada, é possível gerenciar e analisar os pedidos com mais agilidade, já que todos contém as informações necessárias para dar seguimento ao processo de contratação.

Assim, caso a solicitação seja aprovada, a empresa pode iniciar os procedimentos de seleção de modo mais rápido e eficiente. 

Como resultado, é possível reduzir o tempo de contratação e diminuir os erros que podem ocorrer durante o recrutamento. 

Afinal, com base nos dados do formulário, os recrutadores têm mais detalhes sobre o perfil profissional buscado pelos líderes e gestores, aumentando as chances de a empresa fazer uma contratação assertiva.

Além disso, a adoção de um formulário de requisição também ajuda o RH a medir o número de contratados e a eficiência do processo de recrutamento realizado pela empresa.

Como funciona a requisição de pessoal?

O processo de requisição de pessoal envolve diversos processos. O primeiro passo depende do próprio departamento de RH, que deve criar um formulário de requisição e disponibilizá-lo para os outros setores da empresa. 

Esse documento deve conter todas as informações necessárias para facilitar o processo de recrutamento, substituição ou transferência de colaboradores. 

Também é importante que o RH defina como esse formulário deve ser preenchido — de forma digital ou impressa — e quais canais podem ser utilizados para que o gestor envie a solicitação. 

Isso pode ser feito por e-mail, sistema interno utilizado pela organização, entre outros métodos. 

Quando o gestor ou líder de departamento precisar fazer essa solicitação, basta preencher o formulário e enviá-lo no canal determinado para esse fim. Depois disso, o documento deve ser avaliado em conjunto por diferentes setores. 

Geralmente, a avaliação é realizada pela equipe de RH em parceria com o setor financeiro e a direção da empresa. Se o pedido for aprovado, o RH pode iniciar o processo de transferência ou recrutamento. 

No caso da contratação, o ideal é que, antes de começar o processo, o recrutador faça o alinhamento de informações e expectativas junto ao gestor que solicitou a abertura da vaga.

Quem é responsável pelo processo?

Como o setor de RH geralmente é responsável pelo processo de contratação de funcionários e gestão de pessoas, ele é o mais indicado para criar e gerenciar todas as etapas da requisição. 

Para isso, além de criar o formulário e definir quais os procedimentos necessários para envio e aprovação do documento, o RH também é responsável por receber o formulário. 

Além disso, o setor também deve enviá-lo para análise dos departamentos que precisam ser consultados para a aprovação da solicitação. 

Caso aprovado, o RH também fica responsável por iniciar e orientar a transferência ou a contratação de novos funcionários.

Quem faz a requisição de pessoas?

O formulário de requisição de pessoal deve ser preenchido apenas pelo gestor ou líder responsável pelo setor no qual a vaga deve ser aberta ou o funcionário deve ser transferido. 

Portanto, esse documento não deve ser preenchido ou enviado por todos os funcionários da empresa, apenas por aqueles que ocupam os cargos mencionados. 

Afinal, cabe ao gestor gerenciar as atividades e os funcionários do setor. Por esse motivo, ele é o mais capacitado para avaliar quando está na hora de aumentar o número de funcionários e contratar colaboradores aptos para apoiar novos projetos. 

Além disso, o gestor também é capacitado para identificar o momento certo para substituir colaboradores ou aceitar pedidos de transferências.

O que deve conter na requisição?

Como explicado anteriormente, o formulário de requisição de pessoal deve conter informações que permitam a avaliação da necessidade de contratar, substituir ou transferir um funcionário. 

Além disso, ela também deve conter dados que, caso seja necessário iniciar um processo de seleção, orientem o recrutador para contratar o perfil profissional desejado.

Por isso, geralmente, esse tipo de formulário contém dados como:

• Nome do gestor ou líder responsável pelo setor;
• Justificativa da solicitação;
• Nível de urgência para realização do procedimento — contratação ou transferência;
• Nome do cargo solicitado;
• Nome e função do profissional que será transferido, se for o caso;
• Descrição das atividades que devem ser realizadas pelo profissional transferido ou contratado;
• Lista dos requisitos desejáveis e obrigatórios para o cargo, como formação acadêmica, soft skills e experiência necessária para o desempenho da função;
• Informações sobre a jornada de trabalho, como carga horária, local de trabalho e modelo de contratação;

Dados sobre salário e benefícios que devem ser oferecidos para o profissional contratado ou transferido.

Qual a importância de fazer a requisição de forma correta?

Como a requisição de pessoas antecede o início do processo de recrutamento e seleção, essa etapa influencia no sucesso e eficiência da contratação de novos funcionários e até influencia na taxa de turnover. 

Afinal, conforme mencionado, o formulário de requisição contém várias informações necessárias para justificar e orientar o processo de recrutamento. 

Com base nessas informações, o RH consegue traçar estratégias mais assertivas para atrair e encontrar profissionais qualificados para desempenhar as funções exigidas para o cargo.

Além disso, o documento também pode ser usado para iniciar a transferência de colaboradores entre unidades ou setores da empresa. 

Por conta dessas funções, a requisição de pessoas agiliza o trabalho do RH, melhora a comunicação entre gestores e torna as contratações mais assertivas. 

Entenda cada uma dessas vantagens abaixo:

Agilidade nas contratações

Por padronizar, formalizar e criar procedimentos claros para solicitar a contratação de novos funcionários, a requisição também torna o processo de recrutamento mais rápido. 

Afinal, basta preencher as informações solicitadas no formulário e enviar o documento para análise. 

Assim, elimina-se a necessidade de reuniões, conversas informais infrutíferas ou qualquer outro mecanismo ineficiente para abertura de novas vagas. 

Além disso, o formulário também orienta o RH para criar um processo de seleção mais assertivo, o que reduz custos e agiliza o processo de admissão do novo funcionário.

Redução de papéis e centralização de dados

Outra vantagem proporcionada pela adoção de um formulário de requisição de pessoas é a redução de papéis. 

Embora a empresa ainda possa solicitar a entrega desse documento impresso, geralmente o processo é realizado de modo virtual. 

Afinal, graças à transformação digital dos negócios, a tendência é que as organizações evitem a impressão e o armazenamento de documentos que ocupam espaço e ainda estão sujeitos à perda e ao extravio.

Além disso, quando o envio da requisição é feito digitalmente, por meio de um software de gestão de RH, por exemplo, a empresa pode centralizar esses dados. 

Assim, a análise e o processamento do formulário se tornam mais rápidos, práticos e sem burocracias, facilitando o trabalho do RH.

Assertividade no processo

O formulário de requisição de pessoas exige que os gestores informem a justificativa e descrevam os detalhes de solicitação para o recrutamento de um novo profissional. 

Como explicado, isso inclui habilidades, competências, experiência, entre outros critérios técnicos esperados do profissional que deve ocupar a vaga em aberto. 

Dessa forma, o RH tem mais informações para que o recrutamento seja mais assertivo. Como resultado, é possível reduzir as chances de a empresa gastar tempo e dinheiro contratando alguém que não tem o perfil certo para o cargo. 

Além disso, a empresa que adota procedimentos de requisição de pessoal também tem a oportunidade de medir a eficiência dos seus processos seletivos. 

Afinal, os gestores de RH podem consultar e revisar as requisições de cargo após algum tempo de admissão ou transferência do funcionário. 

Cruzando esses dados com avaliações de desempenho do colaborador, o setor pode medir a eficiência da contratação. Essas informações ainda são úteis para indicar quantas vagas foram solicitadas e preenchidas com sucesso. 

Dessa forma, caso seja identificada alguma dificuldade ou falha no preenchimento do cargo, o RH pode revisar seus procedimentos. 

Assim, ele pode criar estratégias para tornar o processo de seleção ou transferência de colaboradores mais eficiente.

Como fazer a requisição de pessoas?

O processo de requisição de pessoas exige que a empresa siga pelo menos três etapas. Conheça cada uma delas a seguir:

Crie um modelo de requisição de pessoal

O primeiro passo é criar um modelo de requisição de pessoal. Isso significa que o RH, setor que geralmente é responsável pelo processo, deve definir os procedimentos para a requisição. 

Entre esses procedimentos, estão a criação de um formulário de requisição e a definição das informações que devem constar nesse documento, tais como justificativa e requisitos para contratação de pessoal.

Além disso, o setor deve definir qual sistema será utilizado para preenchimento e envio do formulário, e como será o fluxo de aprovação do documento. 

Para facilitar esse processo, a empresa pode utilizar como base algum modelo pronto de requisição de pessoal disponível na internet. 

Vale lembrar que esse modelo deve ser usado apenas como inspiração, e que o documento deve ser adaptado para a realidade da organização.

Transforme em um formulário de requisição de pessoal

O próximo passo é transformar os critérios definidos anteriormente em um formulário. Como já citado, esse documento pode ser inspirado em modelos adotados por outras empresas. 

Após definir os procedimentos ligados à requisição e criar esse formulário, é importante que o RH informe os gestores da empresa sobre a existência desse documento. 

Além disso, o setor também deve informar esses gestores sobre os procedimentos de requisição, o processo de envio e o fluxo de aprovação.

Alinhe as informações com os gestores

Caso a solicitação seja aprovada, é importante que gestores e recrutadores façam o alinhamento das informações que constam no formulário. Assim, o recrutador obtém mais dados sobre a vaga, faz um job description mais eficientee torna o processo de seleção mais assertivo. 

Vale lembrar que, se a solicitação se tratar de um pedido de transferência, o ideal é que gestores responsáveis pelos setores ou unidades envolvidas nesse processo também conversem sobre necessidades, habilidades e atividades realizadas pelo novo funcionário. 

Assim, o colaborador pode se adaptar com mais facilidade ao novo ambiente de trabalho.

Conclusão

A empresa que utiliza um formulário de requisição de pessoal e define os procedimentos necessários para facilitar essa solicitação obtém vários benefícios. 

Como explicado ao longo do artigo, essa requisição agiliza o recrutamento de novos colaboradores, torna o processo mais eficiente e ainda reduz o tempo de contratação. 

Além disso, esse documento também pode ser usado para solicitar a transferência do funcionário para outras unidades e setores, fazendo com que esse processo seja menos burocrático.

Para realizar esse processo de modo mais eficiente, basta utilizar um software de RH para organizar e centralizar todas as informações dessa requisição. Como resultado, o trabalho do RH será muito mais fácil.

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Original de PontoTel

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Fonte: Jornal Contábil
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