O empreendedorismo é um universo fascinante. No entanto, se existe um aspecto que desestimula o setor no Brasil é a complexidade do sistema tributário nacional. Uma dificuldade comum, por exemplo, é compreender o sistema de substituição tributária para o cálculo do Simples Nacional.

Devido à característica de alguns produtos, o fisco exige do produtor, do fabricante ou do importador os valores correspondentes na origem do produto. Isso implica que os demais participantes da cadeia de consumo do produto, como revendedores, não precisam recolher esses impostos, pois isso já foi realizado.

Neste post nós explicaremos como fazer essa diferenciação para evitar o recolhimento de tributos em dobro. Confira!

Como é a tributação pelo Simples Nacional?

Segundo a Receita Federal, o Simples Nacional é um regime compartilhado de arrecadação, cobrança e fiscalização de tributos previsto em lei desde 2006. Ele é aplicável às Microempresas e às Empresas de Pequeno Porte.

Efetivamente, ele significa que empresas menores, com faturamento de até R$ 3,6 milhões, são tributadas com valores diferentes — em geral menores e de forma mais simples, para facilitar a gestão de pequenos e médios negócios.

No entanto, muitas empresas que utilizam o Simples Nacional recolhem mais tributos do que deveriam. Afinal, ao realizar o cálculo do Simples, as empresas não se dão conta de que é necessário separar a receita da venda de produtos sujeitos ao recolhimento de tributos antecipado.

Devido à falta de conhecimento sobre a legislação tributária ou à classificação incorreta de mercadorias de acordo com critérios fiscais, às empresas optantes pelo Simples Nacional podem, dessa forma, pagar mais tributos do que o necessário.

Por isso, é preciso ter alguns cuidados ao realizar o cálculo do Simples, como diferenciar as parcelas correspondentes à receita da venda de produtos sujeitos à antecipação tributária do ICMS, à substituição tributária do ICMS e à tributação monofásica da Cofins e do PIS/PASEP.

O que é substituição tributária?

Para analisar a substituição tributária daremos um exemplo relacionado ao ICMS. O Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços, cuja sigla é ICMS, é uma tributação definida em nível estadual.

Portanto, cada estado tem autonomia para definir de quem é a responsabilidade sobre o pagamento do ICMS e em que momento da cadeia produtiva ele deve ser pago.

Por exemplo: um produtos de feijão pagam ICMS ao vender sua produção para uma mercearia e também sobre a venda do produto para o consumidor final. Essa segunda alíquota ele cobra da mercearia.

A esse processo se dá o nome de substituição tributária. No exemplo acima, o produtor de feijão é o substituto. A mercearia é a substituída. Muitos empresários, nesse caso, ficam em dúvida sobre como incluir essa alíquota no pagamento mensal de impostos via cálculo do Simples.

Como realizar a substituição tributária no Simples Nacional?

As empresas optantes pelo Simples podem deduzir a alíquota de ICMS sobre a operação interna. Com isso, o custo total com impostos no produto pode ser reduzido consideravelmente — o que tem um impacto grande na margem de lucro e até mesmo no fluxo de caixa da empresa.

Nesse caso, a tributação deixa de ser simplificada. Para calcular o valor a ser pago, a empresa deve considerar a alíquota de ICMS ao qual seus produtos estão submetidos — sejam elas estaduais ou interestaduais — e o Índice de Valor Agregado (IVA), que é cobrado sobre o preço inicial. Só então deve ser realizada a dedução.

Como podemos verificar, lidar com a tributação não é uma tarefa fácil, mas é essencial para o empreendedor. Para melhorar o desempenho da sua empresa nesse setor, considere contratar sistemas de automação que auxiliam a maximizar as possibilidades tributárias da empresa. 

Como organizar o setor tributário da empresa?

Quer saber como realizar essa tarefa levando em conta a legislação tributária complexa e sujeita a alterações constantes? Confira os passos que devem ser seguidos para que o seu negócio não pague mais tributos do que o necessário!

1. Conheça a legislação que se aplica ao seu negócio e realize a classificação fiscal dos seus produtos. Considere os fatores que influenciam a tributação, como o tipo de destinatário, o tipo de embalagem e o destino final da mercadoria;
2. confira periodicamente a classificação fiscal dos produtos para verificar se a legislação não foi modificada;
3. mantenha uma lista atualizada de todos os produtos que a sua empresa vende;
4. tenha o controle da movimentação mensal da empresa e separe os produtos sujeitos à antecipação tributária, à substituição e também ao regime monofásico;
5. realize o procedimento de consolidação da receita decorrente da venda dos produtos que se encaixam no sistema de substituição tributária, antecipação tributária e regime monofásico.
6. tenha uma planilha detalhada com a movimentação dos produtos envolvidos. A fiscalização pode pedir uma cópia desse demonstrativo para verificar se o cálculo está correto;
7. informe o faturamento do mês no sistema do Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional — Declaratório (PGDAS-D). Para isso, é necessário ter o certificado digital ou código de acesso do sistema;
8. caso a prefeitura ou o estado, no seu caso específico, estabeleça valores fixos com relação ao ICMS e ISS, preencha esses valores;
9. informe o faturamento parcial de cada uma das atividades do negócio, assim como a segregação tributária pertinente. É preciso informar, por exemplo, se o negócio está autorizado a aproveitar algum sistema de tributação diferenciado, retenções ou tributos aos quais a empresa não seja obrigada a pagar ou cuja exigência tenha sido suspensa. Também é obrigatório realizar o cálculo do PIS/Cofins de acordo com o regime de substituição tributária ou monofásico;
10. para calcular o valor do simples a pagar, basta verificar se todas as receitas e atividades foram informadas e se a aplicação dos impostos correspondentes foi selecionada.

Como podemos verificar, a tarefa não é das mais fáceis. Embora o objetivo do Simples ser facilitar a vida dos empresários, o processo envolve uma boa dose de análise de legislação, de documentos fiscais, de classificação de mercadorias e de consolidação dos valores de acordo com o balanço.

Por isso, em busca da segurança fiscal, muitas empresas optam por soluções automatizadas para facilitar esse processo. Os sistemas mantêm um conhecimento atualizado sobre a legislação, são capazes de promover a leitura de documentos fiscais eletrônicos, reconhecer as mercadorias sujeitas tanto à substituição tributária quanto ao regime monofásico e promovem a consolidação dos valores a serem separados.

Independentemente da metodologia selecionada, é importante que os procedimentos realizados estejam corretos e que a empresa não pague tributos a mais — pois isso afeta a competitividade do negócio e pode chegar até a inviabilizar o empreendimento.  

Se considerarmos que o ICMS pode chegar a 18% do valor do produto, por exemplo, a redução proporcionada pela substituição tributária altera muito a precificação do item. 

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