O sistema TEF é uma solução que pode ser interessante para empresas com crescente fluxo de vendas por cartão e que buscam mais segurança nas rotinas.

Com uma conexão privada e software especializado, essa ferramenta por agilizar e automatizar as operações de pagamento.

No entanto, é importante conhecer como ela funciona antes de implementá-la no seu negócio, especialmente pelo investimento que demanda.

Conheça mais sobre o TEF, quais as suas vantagens e os tipos disponíveis para adotar na sua empresa.

Leia também: TEF: Quais Os Tipos Existentes E Quem Está Obrigado A Utilizar Esse Sistema

O que é o sistema TEF?

O sistema TEF, ou Transferência Eletrônica de Fundos, é uma solução utilizada por empresas para realizar transações financeiras, permitindo que o negócio aceite pagamento com cartão de crédito, débito e outras formas.

Ele é composto por uma infraestrutura de hardware e software que conecta a empresa ao processador de pagamentos, responsável por validar e autorizar as operações. 

Esse sistema pode integrado a um sistema de ponto de venda (PDV) ou de gestão empresarial (ERP), automatizando as transações de pagamento e os registros na plataforma.

Além disso, também oferece uma forma rápida e segura de processar as operações, reduzindo o tempo de espera do cliente e eliminando a necessidade de orientação manual. 

Leia também: POS E TEF: Entenda O Que Difere Um Do Outro

Qual a importância do sistema TEF?

O sistema TEF é importante para empresas que desejam automatizar suas transações financeiras, com mais segurança e agilidade ao receber os pagamentos.

Essa ferramenta reduz as chances de erros e fraudes, além de integrar várias formas de pagamento eletrônico em um mesmo aparelho.

Além disso, também é uma forma de controle sobre as finanças e contabilidade do negócio, automatizando os registros no sistema e otimizando as conferências.

Dessa forma, o gestor terá mais confiança nos dados de venda, com um monitoramento aprimorado do fluxo de caixa.

Como o sistema TEF funciona?

O sistema TEF funciona de maneira simples, sendo instalado nos equipamentos da empresa com uma maquininha de cartão especial.

Quando uma compra é realizada no terminal de pagamento, as informações da transação são registradas automaticamente no software. 

Esses dados são encaminhadas para uma central, onde o pagamento é autorizado e as informações da compra são conciliadas com o sistema de vendas da empresa. 

O processo permite que o registro das transações de forma rápida e segura, sem a necessidade de processamento manual dos pagamentos.

Como implementar o TEF?

A implementação do sistema TEF na empresa depende de dois componentes distintos, essenciais para o funcionamento da solução. Veja quais são:

Software TEF

O Software TEF é o programa instalado nos computadores do empreendimento, responsável por registrar as informações das compras por cartão.

É essa plataforma que registra os dados e a forma de pagamento, além de se conectar com outras ferramentas de gestão que a empresa possa ter.

Sem esse software, não é possível utilizar o terminal e verificar se as informações estão corretas.

PinPad

Enquanto isso, o PinPad é a maquininha que realiza a leitura do cartão no pagamento. Ela é conectada ao computador e, com isso, ao software de leitura.

Dessa forma, os clientes poderão passar suas formas de pagamento, e a transação segue automaticamente para o programa.

Sem esse aparelho físico, não é possível ler os dados do cartão de crédito do consumidor paga seguir com a compra.

Quais os principais tipos de sistema TEF?

Atualmente, existem três tipos de sistema TEF, e vale a pena conhecer mais sobre eles antes de implementar essa solução:

TEF discada

No sistema TEF discado, a comunicação entre a empresa vendedora e a operadora de cartão é realizada por meio de uma linha telefônica. 

A cada transação com cartão, a transferência de informações ocorre por meio dessa conexão. Após a análise e aprovação da operação, a linha é fechada.

Esse tipo de TEF é comumente utilizado por pequenas e médias empresas. Entretanto, a comunicação via linha telefônica pode ser mais lenta em comparação com outras opções disponíveis, o que pode ser considerado uma desvantagem.

TEF dedicada

Enquanto isso, a TEF dedicada é uma linha especial que conexão, que funciona 24 horas em contato com as operadoras de cartão por meio de redes virtuais privadas, conhecidas por VPN.

Nesse caso, as transações são mais rápidas, geralmente em segundos. Por esse motivo, se tornou o sistema mais usado em empreendimentos com intenso fluxo de vendas por cartão.

TEF IP

Ainda, existe o sistema TEF IP, que também utiliza a comunicação por VPN, mas a conexão com a operadora ocorre por um protocolo IP.

Isso significa que todas as informações financeiras seguem pela internet, em um endereço privado, com processo ainda mais rápido e dinâmico.

Nesse caso, é um modelo mais comum em grandes empresas, por proporcionar um desempenho elevado, mas pode ter um custo de investimento mais significativo.

Quais as diferenças entre TEF e POS?

As principais diferenças entre sistema TEF e POS é o local onde o processamento da compra acontece.

No TEF, as transações são avaliadas em uma central, que autoriza a compra por meio de uma rede de comunicação eletrônica.

Enquanto isso, a POS, sigla para Point of Sale, processa o pagamento diretamente no terminal, sem precisar de um software.

Nesse caso, a TEF oferece mais segurança, pois os dados são avaliados por uma terceira central de controle.

Por outro lado, como a POS trabalha somente com o aparelho, isso a torna mais flexível para vendas externas. Além disso, seu investimento é mais acessível para novos empreendedores.

Quais os benefícios do sistema TEF?

O sistema TEF pode oferecer diversos benefícios para o negócio, e é importante conhecer esses pontos positivos ao avaliar a solução. Algumas das vantagens que se destacam incluem:

• controle simplificado das operações de pagamento;
• redução nas fraudes e erros de cartão;
• segurança no processamento da conta;
• conexões privadas com as operadoras;
• diferencial no mercado.

Com esse sistema, é possível agregar diferentes bandeiras e operadoras de cartão de crédito sem precisar de alto custo ou de contratar diferentes maquininhas.

Assim, também reduz os investimentos, mas sem comprometer as facilidades de trabalhar com pagamento por cartão.

Quando vale a pena usar o sistema TEF na empresa?

Vale a pena usar o sistema TEF na sua empresa se você deseja reduzir o número de fraudes e apresenta um fluxo maior de transações com cartões.

Essa solução traz mais segurança para as operações financeiras, com conferência na central e registro automático dos dados.

Além disso, também tem conexões internas, que diminuem as chances de vazamentos de informações e agilizam o processamento.

No entanto, pode ser uma alternativa que demanda maior investimento, e é importante considerar esse ponto para empresas que estão começando suas atividades.

Assim, se você já possui recursos para adquirir a solução e um volume de transações que justifica a conexão interna, vale a pena considerar o sistema TEF.

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Fonte: Jornal Contábil
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