O cartão corporativo representa uma ferramenta financeira que possibilita aos colaboradores efetuarem despesas relacionadas à empresa, utilizando-se de modalidades de débito ou crédito. Sua finalidade primordial é promover um maior controle e simplificar o processo contábil das despesas corporativas. A adoção deste meio de pagamento pode trazer benefícios significativos, auxiliando o empreendedor na segregação das finanças pessoais e empresariais.

Dada a frequente tendência de fusão entre contas pessoais e profissionais, o cartão corporativo tornou-se fundamental para a administração financeira, buscando uma gestão eficaz das suas despesas. Além da praticidade, ele oferece um controle minucioso acerca dos gastos relacionados às instituições, simplificando o processo de prestação de contas, que, em muitos casos, pode ser estressante e desgastante.

Apesar da praticidade, as companhias que utilizam essa ferramenta estão expostas ao uso indevido dos cartões corporativos, que podem prejudicar o processo administrativo e as finanças do negócio.

“Infelizmente, as empresas estão expostas a utilização inadequada do cartão corporativo. Ao adotar práticas de segurança, uma companhia pode reduzir significativamente o risco de uso indevido, mantendo um controle mais eficaz sobre suas finanças. É importante ressaltar que também cabe aos colaboradores se comprometerem com a integridade da ferramenta, que tanto agrega a administração da empresa. Isso porque o mau uso dessa ferramenta pode comprometer não apenas as finanças, mas também a ética e a transparência das corporações” afirma Thiago Campaz, CEO e cofundador do VExpenses.

Diante desse cenário, o executivo listou as oito melhores práticas para evitar que os cartões corporativos sejam usados indevidamente. Confira!

1. Desenvolva políticas claras e compreensíveis para o uso dos cartões corporativos. Certifique-se de que todos os funcionários que têm acesso a eles estejam cientes das regras e regulamentos.
2. Realize auditorias regulares e monitore as transações feitas. Ferramentas de software podem ajudar a automatizar esse processo e detectar rapidamente atividades suspeitas.

3. Estabeleça limites de gastos para cada titular de cartão, com base em suas funções e necessidades. Isso ajuda a identificar fraudes e evitar despesas desnecessárias.

4. Categorize os tipos de gastos permitidos e restritos, assegurando que sejam usados apenas para despesas relacionadas aos negócios.

5. Exija prestação de contas detalhada dos colaboradores. O uso de cartões corporativos não exclui a necessidade de prestação de contas . É imprescindível que esse processo seja bem-organizado, onde os funcionários possam detalhar suas despesas de forma clara e precisa.

6. Faça um planejamento minucioso das contas e realize o acompanhamento constante. Além de controlar os valores, essa prática pode resultar em uma redução de custos, fazendo com que os gestores consigam ter uma visão financeira mais ampla dos gastos empresariais.

7. Estabeleça procedimentos claros para relatar imediatamente a perda ou roubo de um cartão corporativo. Isso permite que a empresa tome medidas rápidas para evitar o uso indevido.

8. Implemente medidas de segurança, como autenticação de dois fatores e criptografia, para proteger informações sensíveis associadas aos cartões corporativos.

Diante desses insights, vale destacar a importância das empresas seguirem essas práticas, pois isso pode fazer a diferença entre uma gestão financeira eficiente e possíveis desafios decorrentes do uso inadequado dos cartões corporativos. Afinal, investir na segurança e na organização das despesas corporativas não é apenas uma medida preventiva, mas uma estratégia fundamental para o crescimento sustentável e a saúde financeira do negócio. Pense nisso!

por Piar Comunicação