Seja em qual época do ano for, o período de descanso do trabalho deve ser sagrado. E para que seja realmente tranquilo e prazeroso, o planejamento para as férias da sua organização contábil deve ser feito com antecedência. O momento é muito esperado, mas os contadores se veem diante de um dilema: como se ausentar e descansar, relaxar de verdade, totalmente desconectado do dia a dia da empresa? A resposta pode não ser tão complexa assim. Sair de férias por inteiro, de corpo e alma, é possível, mas requer muita organização, ferramentas de controle e, claro, confiança na equipe.

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Na área de prestação de serviços, manter a pontualidade e a qualidade no atendimento é prioridade. Como muitas empresas clientes dos escritórios contábeis também programam as férias dos funcionários para os meses de dezembro e janeiro, a tendência é que, neste período, seja registrada uma queda na demanda de solicitações dos clientes. Normalmente todos querem resolver as questões antes de virar o ano, ou melhor: antes do Natal chegar.

O final do ano, especialmente, a ansiedade pela definição de questões podem motivar os próprios clientes a anteciparem algumas demandas. Considerando este movimento,  é possível organizar e distribuir as tarefas e, principalmente, antecipar a resolução de cada uma. Quanto maior o número de questões resolvidas por você e pela equipe, juntos, melhor será. Você descansa tranquilo, enquanto os profissionais têm uma lista mais enxuta de atividades para gerenciar.

Para sair de cena por um tempo e usufruir do merecido descanso do trabalho é preciso ter ferramentas de controle, envolver os profissionais e delegar atividades. Pergunte-se: “na minha ausência, quem melhor gerencia este processo?” e “Quem tem mais domínio das atividades ou mais relacionamento com os clientes?”

Com um levantamento da demanda, conhecendo a equipe e as responsabilidades que cada profissional pode absorver, enquanto gestor da organização contábil você tem condições de definir qual a melhor estratégia a ser adotada no período das suas férias. Basta identificar o cenário, o potencial da equipe e o comportamento dos clientes, para desenhar o melhor modo de organizar e gerenciar o seu afastamento, com a maior tranquilidade possível.

A seguir, elencamos algumas dicas que mostram como fazer o planejamento para as férias:

Para o planejamento das férias

1. Descanso do trabalho: quando e como?

Primeiro, comece definindo qual será o período das suas férias e como você vai viabilizar seu afastamento. Para ficar mais tranquilo, ao escolher um período, pense em como pode fracionar as férias: dois períodos de 15 dias ou três períodos de 10 dias. Assim, você não fica tão inseguro ao deixar o escritório por um longo tempo.  Depois de definir o período, antecipe suas tarefas por prioridades e complexidade e envolva a equipe.

2. Delegue tarefas e oriente os profissionais

Analise as principais demandas do período escolhido e, depois, liste as atividades previstas para serem executadas. Com base nisso, delegue as tarefas aos profissionais mais habilitados e treine-os, se for necessário. É uma boa oportunidade de envolvê-los em novos processos, permitindo que eles aprendam mais.

3. Ferramentas de controle

Na prática, para fazer a distribuição de tarefas do escritório contábil de um modo organizado e, principalmente, acessível para todos, pesquise quais ferramentas de gestão podem ajudar você e sua equipe e adote uma delas. Runrun.it, Trello, Evernote e Wunderlist são algumas das opções disponíveis no mercado. As ferramentas de controle permitem ao contador fazer a gestão dos processos e das tarefas, acompanhando o andamento de cada uma, a interação da equipe, o histórico e o tempo dedicado até sua conclusão. Garanta o fluxo de trabalho, inclusive na sua ausência!

4. Antecipe atividades que podem ser feitas com antecedência

Para deixar tudo encaminhado e, de preferência, resolvido faça tudo o que pode ser feito antes de se ausentar. Para se organizar, é possível adotar alguns métodos que facilitam a tomada de decisão e a execução das tarefas. A Matriz Eisenhower, por exemplo, indica as tarefas prioritárias, classificando-as em:

• Tarefas urgentes e importantes;
• Tarefas importantes, mas não urgentes;
• Tarefas urgentes, mas não importantes;
• Tarefas que não são importantes e nem mesmo urgentes.

Depois de identificar o que realmente precisa ser feito antes das férias, é hora de trabalhar focado, para deixar tudo em dia e descansar tranquilo.

5. Reunião de alinhamento com os profissionais

Antes de dar o start para o seu período de descanso, certifique-se de que a sua equipe está ciente dos trabalhos a serem entregues e dos cuidados a serem tomados no relacionamento com os clientes, para o atendimento das demandas. Faça uma reunião com a equipe envolvida, destaque as orientações e coloque-se à disposição para esclarecer qualquer dúvida quanto aos processos.

6. Avise seus clientes com antecedência

É comum que os clientes procurem pelo gestor quando precisam de suporte para solucionar uma situação específica. Então, informe a eles, com antecedência, o seu período de férias. Assim, eles podem antecipar o contato com você, se for o caso, e ficam cientes sobre a disponibilidade da sua equipe durante a sua ausência.

Para aproveitar os dias de descanso (de verdade!) longe do escritório

1. Planeje seu roteiro de férias

Sim. Planejamento para as férias, mais uma vez. Agora, pense no que você quer para aproveitar melhor este período de descanso: praia, montanha, família, passeio romântico, viagem dos sonhos, ócio total? Faça um roteiro e planeje como aproveitar: é saudável e te faz feliz também! Segundo pesquisa feita pela Universidade de Breda, divulgada no New York Times, grande parte da felicidade adquirida por sair de férias acontece já no planejamento para as férias: os pesquisadores holandeses concluíram que a preparação no período que antecede as férias pode deixar as pessoas felizes em até oito semanas.

2. Deixe o trabalho na empresa

De acordo com dados de pesquisa do TripAdvisor, 75% dos brasileiros checam emails de trabalho durante as férias. Tente escapar deste percentual! Desconecte-se do computador, do smartphone e do tablet. Aproveite seus momentos de ócio com coisas simples: dormir, caminhar, correr na praia, fazer uma leitura, passear com a família.  Os dias de férias são ideais para você fazer tudo isso!

3. Permita-se conhecer e explorar o novo

Durante as férias, ao fugir da rotina, você pode conhecer outras pessoas, praticar um hobbyque você curte, enfim, se desligar do cotidiano, sempre cheio de compromissos, e se permitir fazer coisas novas. Tudo isso tem um poder terapêutico e amplia o seu repertório de referências. Com as energias revigoradas, a mente tranquila e a criatividade renovada você volta com fôlego, disposição e mais: com novas ideias e inspirações, inclusive com relação aos negócios. Na certa, você se sentirá mais produtivo e criativo quando retornar após o descanso do trabalho.

Matéria: ContaAzul – Parceiro Jornal Contábil

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