Notas fiscais podem virar sinônimo de problemas se não forem bem administradas. É preciso ter atenção com recebimentos e emissões, datas, valores e outras informações desses documentos que são neccesssários para que a empresa possa receber mercadorias, fazer entregas e inclusive fechar o balanço comercial e declarar impostos. Por isso é fundamental ter tudo muito bem organizado para não gerar prejuízos para o negócio.

Cuidar das notas fiscais pode parecer complicado, mas não é, se houver boa vontade e organização. Veja aqui quatro dicas que vão ajudar muito no gerenciamento das notas fiscais.

Estabeleça procedimentos de rotina

Um bom gerenciamento de notas fiscais começa com a execução de processos de forma rotineira, de forma que eles sejam feitos sempre que precisar. Por exemplo: o recebimento de notas fiscais deve ocorrer sempre da mesma maneira, para evitar que documentos se percam ou que prazos estourem.

Para definir esses procedimentos, organize bem o local no qual as notas fiscais vão ficar. Se forem as de papel, coloque uma caixa de entrada, e outra de saída, e guarde muito bem os documentos que não serão utilizados a curto prazo. Deixe tudo bem indicado e separado para não haver a chance de alguma nota se misturar com as demais. Se forem documentos digitais, separe por pastas, seguindo o mesmo critério de indicação e organização para que nada se perca.

Atenção a datas, valores e outras informações

Depois de organizar o espaço e os processos relacionados às notas fiscais, é hora de se dedicar às informações. Preste atenção às datas de vencimento e emissão das notas, para não perder nenhum prazo. Esses dados podem ser inclusive um critério para a organização dos documentos. Os que tiverem emissão ou vencimento próximos poderão ser agrupados. Além disso, repare se a data de envio e recebimento das notas dos fornecedores ou clientes são próximas.

Fique atento também aos valores das notas fiscais. Qualquer perda de prazo ou não pagamento de qualquer nota, sobretudo as de maior valor, vai trazer dor de cabeça e prejuízos. O valor também pode ser um critério na organização que ajuda a definir as prioridades.

Ainda lembre-se de verificar as informações de emissão da nota, junto a fornecedores e órgãos públicos. Isso ajuda a evitar fraudes e, consequentemente, problemas para o seu negócio.

Modernize o registro fiscal

Utilizar programas para controlar as notas fiscais é uma boa ação para evitar erros e facilitar a vida do empreendedor. Uma planilha simples é melhor do que registros manuais feitos à caneta. Se quiser ser ainda mais organizado utilize um programa de computador que alie praticidade, modernidade e segurança.

O programa escolhido vai ajudar no lançamento de informações e no acompanhamento de prazos, controle de valores e qualquer outra informação pertinente relacionada à nota fiscal. O sistema também pode ajudar na interação com outras partes da empresa e inclusive com a contabilidade que deve estar ciente de todas as movimentações fiscais do negócio. Os dados podem ser disponibilizados mais facilmente para a área de contabilidade, seja ela interna ou terceirizada, por meio de um software.

Se relacione bem com todos que o cercam

Ter uma boa relação com fornecedores, clientes e órgãos governamentais é muito importante, e isso não é exceção no que se refere a notas fiscais. Mantenha todos os que fazem emissões de notas para seu negócio próximos e tenha um bom relacionamento com eles, pois assim poderão lhe ajudar com qualquer problema que surgir. Eles podem, por exemplo, reemitir uma nota fiscal, estender prazos ou corrigir informações mais rapidamente, mas tudo depende de como você interage com eles.

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