O passivo trabalhista ocorre quando um empregador, seja pessoa física ou jurídica, deixa de cumprir com suas obrigações trabalhistas. Esse descumprimento pode estar relacionado ao não pagamento tanto do salário quanto de encargos sociais e benefícios obrigatórios. Compreender o problema e a importância de combater tal tipo de situação ajuda no crescimento e no desenvolvimento saudável das organizações.

Em razão da quantidade elevada de empregadores que se encontram em circunstâncias semelhantes, elaboramos este artigo com informações importantes sobre o conceito do passivo trabalhista. A seguir, você entenderá suas principais causas e o que pode ser feito para minimizar ou até eliminar o problema dentro do seu negócio.

Quer saber mais? Então, continue a leitura e entenda!

O que é o passivo trabalhista?

O passivo trabalhista representa a soma de dívidas que um empregador tem com o seu empregado. Ele ocorre quando uma empresa não cumpre com as obrigações trabalhistas e os demais encargos previstos em lei.

Também é possível percebê-lo em casos nos quais a organização realiza uma contratação irregular, que esteja em desacordo com aquilo previsto na legislação. De forma geral, os passivos mais comuns estão relacionados a questões que envolvem:

• horas extras;
• registro de funcionários;
• pagamentos de férias;
• demissões;
• verbas rescisórias;
• adicionais como o de periculosidade e insalubridade.

Uma gestão inadequada ou a falta de controle podem causar um impacto significativo na saúde financeira da empresa. Mas não é só isso, pois problemas com o passivo trabalhista afetam a imagem da organização tanto com os funcionários como com o mercado no qual a empresa atua.

A questão que envolve o passivo trabalhista é mais importante do que o empresário imagina, por isso é importante que ele mantenha sua empresa organizada, evitando situações que envolvam o descumprimento de suas obrigações trabalhistas. Tal cuidado vai garantir um crescimento sustentável para o negócio e reduzir o risco de prejuízos financeiros.

Quais são as principais causas do passivo trabalhista?

São inúmeros os motivos que podem fazer com que um empregador constitua um passivo trabalhista. As empresas passam por dificuldades financeiras que impedem o pagamento em dia dos valores devidos algumas vezes, mas, na maioria dos casos, o problema se instaura em razão da falta de planejamento, conhecimento técnico e organização.

A seguir, confira quais são as principais causas do passivo trabalhista e descubra se a sua empresa se enquadra em alguma delas. 

Horas extras

Muitos funcionários têm horário para entrar e sair da empresa. Porém, em razão da alta demanda de trabalho, alguns deles podem acabar precisando cumprir horas extras para que entreguem as atividades em dia.

Nesse contexto, alguns empregadores não cumprem com a obrigação de pagar o tempo adicional a seus colaboradores. Outros sequer cogitam que eles venham a requerer tais valores, já que cumprem com horas extras sem que o seu superior tenha solicitado.

O grande problema envolvendo a questão é que, em alguns casos, o funcionário pode sair da empresa e mover uma ação trabalhista requerendo o pagamento das horas extras não pagas. Muitas vezes, isso gera um passivo trabalhista tão alto que pode até mesmo vir a inviabilizar o negócio.

Acúmulos e desvio de função

Outro fato comum atrelado ao passivo trabalhista são os problemas envolvendo acúmulos e desvios de função. Quando o empregador deixa de registrar da forma adequada as atividades prestadas por seu empregado na carteira de trabalho, está correndo o risco de sofrer com demandas judiciais que podem se transformar em passivos trabalhistas.

Nesta mesma linha, empregadores também devem ficar atentos quanto a empregados contemporâneos que possuam cargo e função idênticas e que possuam remuneração distintas. Pois, este é mais um dos grandes motivos que determinam o ajuizamento de reclamações trabalhistas de funcionários requerendo equiparação salarial.

Por isso, é imprescindível manter o pagamento de todas as obrigações trabalhistas em dia, atentando para o preenchimento das informações corretas na CTPS. Assim, é possível evitar questionamentos futuros envolvendo desvios de função ou outros problemas correlacionados.

Boas práticas de gestão trabalhista fazem com que todos os envolvidos se sintam seguros dentro da empresa e satisfeitos com o respeito e o cuidado que a instituição tem com o seu capital humano.

Vínculo empregatício

Você mantém um contrato de prestação de serviços com um profissional que na prática é o seu funcionário? Tenha muito cuidado, pois a existência de vínculo empregatício nesse tipo de situação pode representar um risco extremamente alto para o seu negócio.

Muitos empresários têm se arriscado, alterando os contratos de trabalho pelos de prestação de serviço MEI e desvirtuando o objetivo da lei. Esses gestores correm grandes riscos de sofrerem com demandas trabalhistas que podem reconhecer a existência do vínculo, obrigando os empregadores a pagarem todas as verbas trabalhistas devidas desde o início da relação de trabalho.

Rescisão de contrato

Todo empresário sabe que a rescisão do contrato de trabalho pesa no financeiro da organização. Portanto, é preciso estar preparado, tendo dinheiro em caixa suficiente para efetivar o encerramento dos contratos e o pagamento de todas as obrigações devidas aos colaboradores.

Neste ponto, é primordial contar com a assessoria de uma empresa estruturada e que possua um departamento pessoal com profissionais experientes, com amplo domínio da legislação trabalhista para apuração correta das verbas rescisórias que são devidas de acordo com o tipo de contrato de trabalho e forma de contratação.

Controle de ponto ineficiente

O controle de ponto precisa ser bem-feito. Quando ineficiente, ele pode representar problemas sérios para o negócio. Hoje, o mercado oferece opções totalmente digitais, que são muito mais seguras e difíceis de serem fraudadas.

Ter essas informações em mãos durante uma possível demanda judicial é muito importante, pois há uma comprovação documental das horas trabalhadas pelo colaborador e dos valores a ele devidos — inclusive no que se refere ao pagamento de horas extras.

Falta de conhecimento sobre a legislação

Outra razão para o problema do passivo trabalhista é a falta de conhecimento a respeito da legislação. Muitos empregadores não sabem que os direitos trabalhistas de seus funcionários não estão limitados à Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT).

Além dela, é preciso ter um conhecimento aprofundado acerca das demais legislações e normas aplicáveis ao seu ramo de atuação. Nesse sentido, é necessário conhecer as regras de segurança do trabalho, as Convenções Coletivas, as decisões judiciais envolvendo esse tema de grande polêmica e as Súmulas publicadas pelos Tribunais do Trabalho.

Ter acesso a tais informações e entender de que maneira elas impactam no negócio são pontos muito importantes. Além disso, diante da necessidade de se manterem constantemente atualizados sobre as mudanças realizadas na lei, conhecer as mudanças trazidas pela reforma trabalhista é outro cuidado que deve ser tomado pelos empresários.

Como reduzir o passivo trabalhista?

Reduzir o passivo trabalhista deve ser o objetivo central de todo empresário que passa pelo problema. Mas não só deles: todos aqueles que contam com empregados, mesmo que não tenham um passivo formado, precisam se planejar, atuando de forma preventiva para evitar o problema e trazer mais segurança às suas operações.

A seguir, elencamos algumas dicas práticas que vão ajudar você a lidar com a situação de modo eficiente. Confira!

Faça uma gestão transparente da folha de pagamentos

A gestão da folha de pagamento é o processo pelo qual se realiza o controle de todos os valores repassados aos colaboradores. Dar uma atenção extra a essa etapa do processo de pagamento auxilia na organização das obrigações e no cumprimento da legislação.

Um software específico pode ajudar na atividade, uma vez que reduz o risco de equívocos das informações, além de permitir a integração com outras ferramentas (como o sistema de controle de ponto). Com isso, o empresário tem uma exatidão muito maior dos cálculos e do pagamento que será realizado.

É importante destacar que o pagamento do salário e das horas extras deve sempre ser acompanhado por um recibo ou uma cópia assinada da folha de pagamento. Isso pode ser usado como prova de recebimento dos valores em uma eventual demanda trabalhista.

Motive seus funcionários

O relacionamento saudável com os funcionários é outro ponto-chave quando o assunto é reduzir problemas que possam causar um passivo trabalhista.

Nesse sentido, a gestão de pessoas deve ser uma das estratégias do seu setor de Recursos Humanos. Com uma gestão eficiente, você terá condições de estabelecer vínculos de confiança com sua equipe, reduzindo o turnover e fortalecendo a responsabilidade de todo o time pelo sucesso da empresa.

Quando um funcionário se sente à vontade dentro de uma empresa, ele tem muito mais facilidade em conversar diretamente com o departamento pessoal sempre que ficar com qualquer dúvida que envolva o recebimento do seu salário, de horas extras ou de outras obrigações trabalhistas.

Por outro lado, um colaborador que não cria vínculos e não é motivado pela instituição pode não ter segurança para conversar a respeito de questões que envolvam o pagamento, vindo a questioná-la apenas pelas vias judiciais.

Fortaleça a cultura da empresa

A cultura de uma empresa é o conjunto de valores e comportamentos que são compartilhados pelos funcionários, gestores e diretores da organização. Dessa forma, a cultura representa os princípios que norteiam o negócio e fazem parte da sua rotina de trabalho.

Trata-se da diretriz que guia o comportamento e a mentalidade de seus membros. Dentro desse aspecto, se incluem práticas, comportamentos, hábitos, símbolos, valores, crenças, princípios e políticas, entre outras questões.

Fortalecer uma cultura voltada para a transparência e uma relação saudável entre os empregados e os gestores contribui significativamente para proteger o patrimônio do negócio. Como consequência, o risco de passivos trabalhistas é reduzido.

Aposte em accountability

Accountability é uma expressão inglesa que pode ser traduzida como responsabilidade com ética. Na gestão empresarial, ela é utilizada com o escopo de remeter à ideia de transparência, obrigação e prestação de contas para órgãos de controle.

Considerado sinônimo de prestação de contas, o accountability tem o objetivo de realizar o procedimento sob duas perspectivas: quantitativa e autoavaliativa. Portanto, além de auxiliar na análise dos números, ele contribui para que o gestor entenda melhor o desempenho do seu negócio e descubra possíveis caminhos de melhoria.

Sob a ótica trabalhista, o accountability permite a avaliação da postura adotada pela empresa com relação à gestão trabalhista, auxiliando a compreender os pontos fortes e fracos dos processos ou das oportunidades de melhoria.

Tenha um bom controle de ponto

De acordo com a Consolidação das Leis Trabalhistas e a Portaria 3626/91 do Ministério do Trabalho, todas as empresas com mais de dez empregados são obrigadas a fazer a marcação de ponto, com identificação dos horários de entrada e saída.

A realização do controle de ponto contribui para o correto repasse de valores aos funcionários. Assim, é possível reduzir o risco de gerar passivo trabalhista em razão do não pagamento das quantias devidas aos colaboradores.

Realize auditorias internas

As auditorias internas são procedimentos realizados por meio da reunião de vários profissionais de diferentes setores, com o objetivo de analisar documentos sobre o negócio e avaliar se as ações realizadas estão em consonância com a legislação.

Sob a ótica trabalhista, a auditoria interna pode ser feita a partir da análise dos contratos de trabalho de colaboradores, terceirizados, estagiários ou profissionais com carteira assinada. Além disso, os relatórios sobre o controle de ponto, a análise das folhas de pagamento e a coleta das informações acerca da legislação em vigor contribuem para que a auditoria identifique se a documentação está em dia.

As ações pautadas na coleta de informações e na análise dos dados obtidos podem contribuir para contratações e demissões mais alinhadas com a lei. Isso ajuda a reduzir erros e minimiza o passivo trabalhista.

Acompanhe os processos trabalhistas

Observar o andamento das ações judiciais é essencial para que a empresa consiga realizar uma gestão mais eficiente. A análise desses processos ajuda a entender quais práticas podem estar sendo prejudiciais para o negócio e como é possível eliminá-las.

Outro benefício do acompanhamento do fluxo de processos trabalhistas e, consequentemente, dos passivos trabalhistas, é a possibilidade que os gestores têm de se manterem atualizados sobre cada processo. Dessa maneira, a empresa é capaz de estudar a possibilidade de fazer um acordo com o trabalhador em vez de aguardar a publicação da decisão judicial.

Vale lembrar que demandas judiciais resolvidas por meio de acordos reduzem o impacto financeiro e tornam a solução dos problemas mais eficaz.

Tenha um fundo de reserva

Trata-se, sem dúvida, de um dos cuidados que poucos empresários têm. Apesar disso, o fundo de reserva é extremamente importante para garantir a segurança financeira e jurídica do negócio.

É natural que, mesmo tomando todos os cuidados necessários para evitar o passivo trabalhista, toda empresa esteja sujeita a falhas ou erros. Para minimizar os efeitos financeiros de uma eventual ação trabalhista, é indicado que o empresário tenha um fundo de reserva.

Esse dinheiro servirá para cobrir os possíveis gastos de uma ação trabalhista, minimizando o impacto sobre as finanças e trazendo mais segurança à organização.

Invista em comunicação

A comunicação é uma ferramenta muito importante em todos os níveis da gestão de um negócio. Ela fortalece o relacionamento com os colaboradores, se estendendo para os clientes, fornecedores e parceiros.

Portanto, ao criar um mecanismo de desenvolvimento da comunicação no âmbito interno, o empresário estará contribuindo para ampliar as relações, aumentar a qualidade de diálogo e expandir as oportunidades de estabelecer vínculos com seu time.

Nesse sentido, a comunicação deve ser parte da cultura da empresa e desenvolvida em todos os níveis hierárquicos ou setores, por meio de ações vindas de todas as partes. Quando feita de forma eficiente, ela garante comportamentos alinhados com os valores do negócio e reduz o risco de problemas, inclusive daqueles relacionados com o surgimento ou a ampliação do passivo trabalhista.

Utilize o eSocial na sua rotina

A obrigatoriedade na utilização do sistema do eSocial contribuiu para a organização das informações trabalhistas dentro das empresas. Entretanto, o uso do sistema também tornou mais fácil a fiscalização dos órgãos do governo com relação a irregularidades no registro de pagamento dos funcionários.

Nesse sentido, recomenda-se que os empresários tenham o controle das informações antes de lançá-las no eSocial, verificando previamente se os dados estão corretos. Isso reduzirá o risco da empresa de sofrer penalizações administrativas em razão do descumprimento da legislação.

Aposte em estratégias financeiras preventivas

Os passivos trabalhistas estão diretamente relacionados com as finanças de uma empresa, pois eles representam as dívidas que o negócio tem em relação a seus colaboradores. Em alguns casos, as indenizações são tão altas que podem vir a comprometer a continuidade do empreendimento.

Mas existem diversas estratégias que podem ser adotadas com o objetivo de minimizar o risco de problemas judiciais. Uma delas é a criação de um fundo de reserva, conforme já citamos. Além disso, é importante apostar em uma boa administração das finanças, controlando as despesas e reduzindo gastos desnecessários.

Ações específicas traçadas pelo time de profissionais que atua nas finanças do seu negócio, alinhadas com as ações de uma assessoria trabalhista, podem possibilitar o resguardo do capital e a disponibilidade financeira em caso de necessidade.

Nesse sentido, mesmo que empresa atue em conformidade com a lei e mantenha um bom gerenciamento de seus colaboradores, caso surja um passivo trabalhista, o empresário terá condições de arcar com as despesas sem que ocorram perdas demasiadamente significativas para as finanças da organização.

Qual é a importância de uma assessoria trabalhista nesse contexto?

A legislação trabalhista é muito complexa e não se limita à Consolidação das Leis do Trabalho, como já afirmamos. Nesse sentido, é muito difícil para um colaborador que atua no setor de recursos de uma empresa e já tem uma série de atribuições em sua rotina conseguir acompanhar todas as alterações realizadas na legislação trabalhista.

Dessa forma, a contratação de uma empresa especializada contribui para que os gestores tenham maior tranquilidade para focar suas energias nas tomadas de decisões, garantindo a segurança de que suas obrigações trabalhistas estejam sendo cumpridas de acordo com as orientações de profissionais especializados.

Formas de atuação

Uma assessoria trabalhista auxilia na prevenção de perdas financeiras, na otimização do quadro de colaboradores e no aumento da produtividade. Isso ocorre por meio do acesso a profissionais com ampla experiência trabalhista e que contribuem para aumentar a segurança organizacional.

Quando a assessoria está familiarizada com a empresa e suas necessidades, ela tem condições de acompanhar a rotina do departamento pessoal, observando a realidade do negócio e propondo soluções mais alinhadas com a sua realidade. Desse modo, a assessoria auxilia:

• na elaboração de contratos de trabalho;
• no controle de registro e na documentação de funcionários;
• no acompanhamento e na gestão da folha de pagamento;
• no controle dos encargos trabalhistas;
• no enquadramento sindical;
• no entendimento e na interpretação acerca da legislação trabalhista;
• nos direitos a férias, décimo terceiro e benefícios previstos em acordos coletivos;
• nas consultas sobre a legislação trabalhista em vigor.

Os empresários precisam cobrir uma série de áreas do negócio. Além da operacional, que é a mais importante para o sucesso do empreendimento, eles devem estar atentos ao setor financeiro, administrativo, jurídico e contábil, mas é natural que não tenham condições de ser especialistas em todos os departamentos.

É nesse contexto que surgem as assessorias especializadas. Elas são realizadas por profissionais com expertise em suas áreas de atuação e capazes de fornecer informações relevantes para que os gestores tenham elementos que permitam fazer escolhas acertadas para seus respectivos negócios.

Funções

A principal função de uma assessoria, portanto, é fornecer dados para que os empresários tenham condições de tomar as melhores decisões para a organização. Em razão do seu alto nível de especialização, esse tipo de consultoria especializada tem se tornado uma grande tendência de mercado.

A assessoria trabalhista atua no sentido de evitar que os passivos trabalhistas ocorram. Tal tipo de problema é capaz de causar grandes prejuízos para a empresa — os danos podem ser tão grandes a ponto de causarem uma perda irreparável para o negócio.

Nesse sentido, mesmo que o empresário consiga contornar um problema envolvendo passivos trabalhistas, é preciso levar em consideração a necessidade de atuar preventivamente. A empresa deve ser administrada de forma eficiente e evitando ao máximo demandas trabalhistas.

O gestor precisa conhecer o conceito e as implicações que o passivo trabalhista tem sobre o seu negócio, adotando ações que possam ser utilizadas de forma estratégica, a fim de evitar o problema.

Melhorar o quadro de colaboradores e a relação mantida com a sua equipe pode ser uma excelente forma de começar a combater o problema. Além disso, uma assessoria contribui por meio de ações preventivas que vão auxiliar no aperfeiçoamento e no desenvolvimento do seu negócio.

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