Alguns dos seus colaboradores vivem deixando tudo para última hora e isso deixa sua empresa contábil em maus lençóis? Pior: até mesmo você anda adiando algumas decisões importantes para o futuro do seu escritório? Pois todos vocês podem estar sendo acometidos pelo maior inimigo da produtividade: a procrastinação. 

Não sabe do que se trata? Então vem comigo entender mais sobre esse hábito tão prejudicial para o seu negócio e como ajudar você e a sua equipe a combatê-lo. 

Mas olha lá hein, é pra ler agora e não adiar!

O que é procrastinação?

Sabe aquele típico: “amanhã eu ligo para o cliente”, “segunda-feira eu começo tal projeto”, “mês que vem estudo aquela possibilidade”, “depois do almoço faço essa tarefa”…?

Então, a procrastinação é justamente isso! O ato de adiar. 

Algo que todo mundo faz às vezes, não é mesmo? Quem nunca?

Porém é preciso ficar atento para que isso não se torne um hábito que atrapalhe a sua produtividade de forma constante. 

E a primeira coisa que precisamos questionar para evitar que a procrastinação se torne regra em nossa rotina, é: o que nos leva a adiar as coisas?

Por que procrastinamos?

O hábito da procrastinação pode ter muitas causas: 

• Dificuldade de foco;
• Auto-sabotagem;
• Autocrítica em demasia; 
• A eterna ilusão de “esperar tudo estar perfeito” para iniciar algo;
• E a falta de uma ordem de trabalho – que é quando a gente olha pra uma tarefa, ou para uma lista de tarefas, e não sabe nem por onde começar.

Quando nos deparamos com essas limitações a gente faz de tudo pra adiar. E nosso processo de trabalho fica mais ou menos assim:

É aí que entram as distrações:

Ao invés de iniciar o trabalho, nós preferimos fazer qualquer outra coisa:

• Rolar o feed das redes sociais até o fim;
• Levantar mil vezes para pegar café;
• Bater papo no corredor (e consequentemente envolver outra pessoa na nossa procrastinação );
• Responder a quizzes inúteis na internet;
• Checar a caixa de e-mail mil vezes;
• E até fazer outras tarefas de menor prioridade antes.

Enfim, as possibilidades de procrastinação são infinitas e a gente pode se entregar a qualquer uma delas para adiar o trabalho que temos que fazer. 

E sabe o que é o pior disso tudo?

Esses momentos que passamos enrolando para cumprir nossas obrigações, não são exatamente divertidos e relaxantes.

Na verdade, eles fazem com que nos sintamos culpados. Desta forma, ao final do dia, mesmo que não tenhamos produzido quase nada, acabamos mentalmente exaustos e infelizes. 

Mas então, como resolver isso? Como combater a procrastinação?

Infelizmente não existe uma fórmula mágica para combater a procrastinação, mas há algumas práticas que podemos incluir em nossa rotina para minimizar o problema. E eu selecionei 7 delas para você testar e compartilhar com a sua equipe.

Vamos a elas:

7 Dicas para combater a procrastinação na sua empresa contábil

1. Manter um ambiente organizado

Essa dica pode parecer meio besta, mas é fundamental!

Sério, você não tem noção do potencial que um espaço de trabalho limpo e bem organizado pode ter sobre a sua produtividade.

E quando falo em “espaço de trabalho”, não me refiro apenas ao físico, mas ao digital também.

Por falar nisso, como anda a caixa de entrada do seu e-mail? Abarrotada? Pois dê um jeito nisso! 

Crie marcadores e organize seus emails por categorias! 

Tudo depende da sua necessidade, mas você pode dividir seus emails entre “propostas”, “conteúdos”, “resolvidos”, “a resolver” e etc. Depois disso arquive tudo e só deixe na caixa de entrada as coisas que você ainda não viu. 

O mesmo vale para o desktop e a pasta de downloads do seu computador. Nada de arquivos espalhados, com nomes aleatórios que daqui a algum tempo você nem vai se lembrar do que se trata.

A falta de organização é um prato cheio para gente procrastinar.

Então é isso: primeiro passo, dê um jeito na sua mesa e no seu computador e instrua sua equipe a fazer o mesmo.

2. Bloqueie distrações

Como falei antes, quando a gente procrastina, a primeira coisa que fazemos é nos entregar às distrações.

E, para isso, eu tenho uma dica infalível: esse dispositivo criado pela Panasonic!

Como você pode notar neste anúncio, trata-se de uma espécie de antolho que direciona seu olhar pra frente.

Legal, né?

NÃO, PELO AMOR DE DEUS!

É brincadeira, só pra ver se você está esperto na leitura!

A verdade é que não tem como você bloquear totalmente as distrações. E, se isolar de tudo não é nem saudável. 

Primeiro porque você vai pirar, segundo que ninguém quer se tornar um alienado alheio ao que acontece ao redor, não mesmo? Se manter atualizado é importante, inclusive, para sempre estar por dentro das novidades e tendências do seu segmento.

Então, o que você precisa fazer mesmo é minimizar as distrações dentro de períodos determinados.

Tudo bem olhar seu Instagram de vez em quando, ou papear com o colega, é só não fazer isso a cada cinco minutos!

Coloque seu celular fora da vista

Uma medida simples que ajuda muito, é tirar o celular do seu campo de visão enquanto você estiver focado no trabalho.

Sim, porque se o aparelho estiver muito acessível, basta uma notificação para você pegá-lo e acabar 20 minutos em um looping infinito entre Facebook, Instagram e WhatsApp.

Então, se você precisa se concentrar, coloque o celular num cantinho atrás do seu monitor e esqueça que ele existe. Se alguma emergência acontecer, alguém irá te ligar, então relaxa!

Se isso não der certo, apele para métodos mais pesados

Não, eu não estou falando do antolho  

Existem aplicativos e extensões que podem te ajudar a ficar longe das distrações por um período determinado de tempo.

Um que acho bem legal é o Forest: stay focused. Ele existe nas versões para celular e navegador e funciona basicamente assim: 

Você determina por quanto tempo precisa ficar focado e quais aplicativos ou sites você não pode acessar dentro deste período. 

Aí você dá play em um timer e uma árvore simbólica começa a brotar e se desenvolver. 

Se você tentar entrar em um dos sites proibidos antes do tempo determinado acabar, a árvore morre!

Já, se você conseguir se manter focado até o fim, ela se desenvolve até ficar adulta e bonita

Eu acho uma motivação e tanto para se manter focado, afinal, que tipo de monstro ia querer matar a arvorezinha, né?

Mas existem muitos outros apps disponíveis para a mesma finalidade. Basta dar um Google que você encontra várias opções. 

3. Trabalhe por blocos de tempo

Outra dica legal para evitar a procrastinação é trabalhar por “blocos de tempo”.

Pense comigo: a missão de ficar focado por 8 horas seguidas parece difícil e desgastante não é mesmo? Mas e se você tentasse focar por meia hora direto? Moleza, né?

E é justamente para isso que serve a Técnica de Pomodoro, um método de trabalho por blocos de tempo.

Funciona assim:

• Determine por quanto tempo você quer focar direto e sem interrupções. O ideal é que esse período seja de no mínimo 20 minutos.
• Após trabalhar focado durante esse tempo, permita-se relaxar por cinco minutos: olhe seu WhatsApp, pegue um café, converse com um colega. Enfim, use esse intervalo da forma como quiser. 
• Depois disso, volte ao trabalho e foque por mais um bloco de tempo.
• Após repetir esse processo três vezes, tire um intervalo maior. De 10 a 15 minutos, por exemplo.

Você vai ver como repetir esse ciclo durante todo o dia vai te tornar mais produtivo.

E também existem aplicativos e extensões que podem te ajudar com isso pra você não ter que ficar contando esse tempo sozinho. Uma que uso bastante e sempre me ajuda bastante é essa aqui, bem fácil de usar: Marinara: Assistente Pomodoro®.

4. Seja produtivo também nos intervalos

Você pode checar suas redes sociais no intervalos? Claro! Mas também pode fazer coisas mais produtivas como: 

• Ver um vídeo sobre alguma tendência da área contábil;
• Abrir um portal de notícias e ficar inteirado sobre o que acontece no Brasil e no mundo;
• Ler conteúdos de algum blog especializado (aqui sou suspeita, mas recomendo o Jornal Contábil e o Blog do Gestta entre as suas opções ).
• Fazer um alongamento;
• Estude – um idioma, ou alguma coisa útil para a sua carreira.

Enfim, só de tirar a cabeça do que você está fazendo e focar em outra coisa, já é uma boa válvula de escape para espairecer. E são muitas opções, é só escolher!

5. Medite

Essa daqui poderia ser uma das dicas do tópico anterior sobre ser produtivo nos intervalos, mas acho ela tão legal que a coloquei neste tópico exclusivo.

A meditação é benéfica para muitos fins, mas é especialmente efetiva para melhorar seu foco no trabalho. 

Isso porque meditar tem como base, justamente, a prática de se manter concentrado em algo. 

E quanto mais a gente pratica e treina nosso cérebro para ficar focado, mais fácil fica de fazer isso de forma natural.

Se você nunca meditou e não sabe muito bem por onde começar, te indico outro aplicativo para te ajudar: o LoJong.  Por meio dele você pode dar os primeiros passos na prática da meditação e fazer todo o processo de forma guiada. 

6. Coloque um som 

Às vezes o barulho do escritório atrapalha o nosso foco. Para minimizar isso, uma boa dica é colocar um som para abafar esses ruídos.

Você pode colocar uma playlist do seu artista favorito, um sonzinho instrumental ou, até mesmo, sons da natureza para te ajudar a se concentrar. 

Aliás, se você gostou desta última ideia, indico para você o Noisli. Trata-se de um site onde você pode combinar vários sons diferentes como cachoeira, vento, mar e até os chamados “sons brancos, marrons e rosas”, que são chiados que ajudam a focar e relaxar.

Experimenta! Depois me conta o que achou!

7. Tenha um processo de trabalho 

Lá no início deste post, mencionei que uma das coisas que nos faz procrastinar é não ter uma ordem certa de trabalho. 

Ou seja: a gente olha pra aquela tarefa gigante, ou pra aquele monte de tarefas, e não sabe por onde começar.

E uma boa forma de minimizar isso, é planejar as suas ações do dia, da semana, e até do mês. Em outras palavras: distribuir suas tarefas por prioridade e quebrá-las em etapas.

É muito mais fácil começar algo quando cada passo está listado na sua frente.

Para distribuir a ordem de trabalho de forma estratégica no seu escritório, você pode:

• Colocar tudo em uma planilha;
• Listar tudo na sua agenda;
• Ou distribuir tipo, prazo e responsável em um quadro branco no espaço de trabalho…

Mas a melhor opção mesmo, é ter um sistema automático e online de gestão voltado especificamente para as necessidades de uma empresa contábil.

Neste sentido, minha dica para você é o Gestta – a ferramenta de gestão para contadores mais completa do mercado.

Por meio dela é possível:

• Distribuir as demandas por prioridade;
• Monitorar a produtividade da sua equipe;
• Automatizar tarefas repetitivas;
• Arquivar e subir documentos de forma prática e segura;
• Se comunicar com o cliente;
• E, enfim, centralizar todas as ações do seu escritório em uma só plataforma, que pode ser acessada de qualquer lugar, porque é online. 

E o mais legal é que você pode solicitar uma demonstração gratuita, online e sem compromisso. Desta forma um especialista te explica como o Gestta pode ser aplicado na realidade do seu escritório, com exclusividade.

Para solicitar a demonstração é só clicar aqui:

Solicitar demonstração Gestta

E aguardar o contato de um especialista que vai te ligar para agendar essa conversa 

Enfim…

Por hoje era isso que eu tinha para compartilhar com vocês! Espero que essas dicas te ajudem a combater a procrastinação aí no seu escritório e que você não adie mais nenhuma decisão importante

Até a próxima!

Gestta

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Fonte: Jornal Contábil
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