Realizar a contabilidade de uma empresa da maneira correta assegura a viabilidade da gestão tributária, diante da junção e declaração de dados importantes e que podem auxiliar na tomada de decisões futuras. 

Ao contar com o apoio de um contador, há como trabalhar com os procedimentos adequados e números corretos, perante a possibilidade de aplicá-los em uma diversidade de circunstâncias que dispõem sobre planejamentos e investimentos a curto, médio e longo prazo. 

Observe algumas atividades executadas pelo setor contábil: 

• Auxiliar na divisão da participação dos sócios, escolha do regime tributário, capital social e demais aspectos importantes no momento da abertura do negócio;

• Controlar a rotina da empresa, como elaboração do planejamento financeiro, atendimento à legislação vigente, composição dos balanços contábeis e balancetes, conferência das contas a serem pagas, acompanhamento do estoque; colaboração na precificação dos produtos, monitoramento dos impostos, fluxo de caixa etc;

• Realizar o levantamento de recebíveis, acerto de contas entre os sócios e demais aspectos financeiros no caso de encerramento das atividades.

Quais as principais ferramentas contábeis disponíveis hoje?

Para assegurar um trabalho contábil de qualidade direcionado às empresas de pequeno porte, é importante que se faça um investimento nas ferramentas adequadas para auxiliar na execução das tarefas e otimizar o tempo.

Tais como: 

Armazenar os documentos na nuvem 

Apesar desta atividade já ter sido integrada à rotina de boa parte das empresas, é importante destacar essa alternativa.

Isso porque, através desta ação é possível armazenar todos os documentos necessários sem ocupar a memória dos computadores, além de possibilitar o compartilhamento dos dados entre diversos usuários. 

No setor contábil, essa alternativa ajudar na celeridade de procedimentos simples, além de garantir a realização de backups online a qualquer hora e lugar, desde que sejam feitos por usuários autorizados.

Portanto, não há a necessidade de se manter nas dependências da empresa para executar a ação. 

Gestão de documentos 

Esta opção resulta na busca de um espaço de armazenamento para a gestão de arquivos no formato XML de documentos virtuais.

Portanto, o gestor estará apto a conferir, gerar e fazer o download de qualquer tipo de arquivo de modo simplificado. 

Softwares de gestão

Diante do avanço tecnológico, é possível encontrar uma série de ferramentas digitais no mercado que podem auxiliar na gestão dos processos contábeis.

Estes, podem auxiliar na otimização do tempo e, consequente aumento na produtividade, além de oferecer serviços de qualidade dentre outros benefícios.

Por isso, é sempre importante contar com o apoio de sistemas verificados para não obter erros. 

Além do mais, a escrituração contábil permite não apenas o registro patrimonial da empresa, como também, possibilita o entendimento sobre como manter os recursos e aplicá-los da melhor maneira possível.

No entanto, para que realmente haja celeridade na rotina administrativa, é preciso que o software utilizado tenha a alternativa de customizar as atividades de acordo com a demanda apresentada.

Desta forma, ao escolher pelo sistema de gestão mais viável para determinado negócio, é preciso avaliar uma série de fatores.

Controle de rendimento e tempo de serviço

A rotina do setor contábil é intensa e, para que nenhuma demanda deixe de ser cumprida, é necessário manter o foco no desempenho e produtividade dos componentes de uma equipe.

A vantagem é que existe uma série de mecanismos que podem ser úteis na execução das atividades laborais, como aplicativos para smartphones que hoje, oferecem inúmeras possibilidades na palma da mão, softwares que unificam o trabalho em grupo em uma só plataforma, entre outros. 

Controle de pagamentos e cobranças

Se atentar quanto aos pagamentos e cobranças é uma tarefa essencial para qualquer empreendimento, tendo em vista que o controle financeiro é primordial para que as atividades sigam em dia em todos os aspectos.

Neste sentido, o uso de um sistema de controle integral que possa organizar todas essas questões de maneira simples é uma boa opção. 

Pois assim, é possível ficar ciente de todos os pagamentos que precisam ser feitos, evitando atrasos e a incidência de juros e multas amenizando o índice de inadimplência.

Além do mais há como contar com balanços concretos que apresentam um parâmetro integral com todas as informações necessárias para compreender a saúde financeira da empresa. 

Erros contábeis que podem ser evitados

É comum que as empresas cometam alguns erros contábeis padrão, mas que, podem e devem ser evitados com o intuito de evitar problemas para o negócio.

Os principais são:

Não conhecer a margem de lucro do produto

A tarefa de estipular preços para os produtos oferecidos deve se alinhar às ofertas e demandas de mercado, além de considerar os gastos em todas as fases de produção como, a matéria-prima, energia, equipamento para fabricação, entre outros pontos que juntos integram o valor final. 

No entanto, não há como definir uma margem de lucro definitiva, tendo em vista que há distinções entre cada segmento.

O essencial é que cada empreendedor compreenda adequadamente qual é a respectiva margem de lucro, além de fazer uma comparação com a atual oferta no mercado e elaborar medidas para elevar o valor estrategicamente. 

Não ter o controle sobre as entradas e saídas

Ainda que a rotina da empresa seja acelerada, é importante se atentar quanto ao regularidade de todos os procedimentos que integram a oferta do produto pela empresa, visando se manter no páreo com os concorrentes.

Entretanto, diante da alta demanda é comum que algumas obrigações deixem de ser cumpridas no prazo, como a declaração de impostos na data certa, além dos registros de entrada e saída dos itens no estoque. 

Sem este acompanhamento é complicado elaborar um planejamento contábil e financeiro, ou tentar executar qualquer outra melhoria nas operações, considerando que não há como realizar um comparativo das informações obtidas. 

Não distinguir as finanças empresariais e particulares

Este é o erro mais comum de todos, especialmente entre os empreendedores iniciantes, ou aqueles que se encontram em um cenário financeiro complicado.

O problema é que, ao retirar dinheiro do caixa para pagar contas pessoais como cartões de crédito, por exemplo, automaticamente o empresário impede que o real lucro do negócio seja apurado, impossibilitando a compreensão sobre as quantias que entraram e saíram em determinado período, além da contabilização de uma série de outros fatores. 

Executar todas as tarefas por conta própria

Ser o famoso “pau para toda obra” sem ter o conhecimento ou prática específicos para determinada atividade pode ser um problema.

Isso porque, a falta de compreensão sobre detalhes técnicos minuciosos pode resultar em erros significativos, mas que, podem passar despercebidos.

Muitas vezes isso acontece pelo simples fato de achar que não há condições ou necessidade para contratar os serviços de um profissional contábil.

É importante entender que é impossível realizar todos os procedimentos por conta própria da melhor maneira possível, isso porque, em dado momento o cérebro cansa e passa a negligenciar não intencionalmente algumas características essenciais. 

Falta de um planejamento tributário

O planejamento tributário é de suma importância para guiar as tarefas contábeis após o enquadramento da empresa de pequeno porte, assegurando que seja regida pela modalidade mais viável perante leis e incentivos que possibilitem a redução na contribuição tributária além de elevar os recursos da empresa. 

Não realizar a escrituração contábil 

É primordial que esta atividade seja executada pelo contador, tendo em vista que se trata do registro de todas as transações financeiras realizadas pelo empreendimento.

Desta forma, todos os gastos devem ser notificados, seja perante a folha de pagamento, compra de matéria prima, entre outros.

A escrituração contábil visa elaborar documentos consistentes além de apurar as condições financeiras da empresa.

É o exemplo de uma dívida a qual ainda não se sabe como quitar.

É através desta tarefa que será possível identificar os gastos e despesas que podem ser economizados, além de redirecionar o valor oriundo da economia para quitar débitos. 

Melhores dicas contábeis para empresas de pequeno porte

É preciso que algumas estratégias sejam implementadas com o intuito de promover a manutenção e eficácia das atividades contábeis da empresa.

Observe algumas delas: 

Planejamento financeiro 

Este passo é primordial para qualquer empreendimento que se preze, considerando que é a partir deste ponto que ocorre toda a estruturação organizacional efetiva.

É a partir deste momento que é possível prever as quantias que podem vir a integrar o caixa de empresa, bem como, quanto poderá ser gasto.

Entretanto, para obter um resultado consistente, é preciso que as informações sejam atualizadas constantemente. 

Enquadramento tributário adequado

Antes de optar por qualquer regime tributário, é importante conhecer todas as modalidades disponíveis, sendo o Lucro Real, o Lucro Presumido e o Simples Nacional.

Para isso, é preciso saber quais os requisitos estipulados por cada opção, como, o limite de faturamento anual, margem de lucro, atividades permitidas, entre outros aspectos.

Além disso, em cada regime há a incidência de alíquotas distintas, bem como, o formato de recolhimento dos impostos, fatores que podem afetar significativamente no caixa da empresa. 

Ao contar com o auxílio de um contador ou, até mesmo um advogado tributarista nesta etapa, é possível evitar o pagamento indevido ou incorreto de tributos, propiciando a lucratividade da empresa através das contribuições feitas adequadamente. 

Organização de documentos 

Quando uma empresa de pequeno porte precisa lidar com uma extensa carga de documentos, ela também deve se atentar quanto ao armazenamento de fácil acesso aos registros necessários.

Sendo assim, também é possível observar a importância do gerenciamento adequado de todas as informações de modo seguro. 

Revisão contábil periódica

O fluxo de caixa de uma empresa é essencial para que haja a manutenção das atividades organizacionais.

Desta forma é importante ter livre acesso a todos os balanços que podem vir a ser necessários, contendo informações acerca dos lucros, investimentos e pagamentos futuros. 

É necessário que a revisão sobre os custos fixos e variáveis, bem como, outros fatores sejam averiguados periodicamente.

Portanto, criar uma rotina para conferir todos os dados e evitar erros pode se apresentar como uma alternativa viável 

Oferta de estrutura adequada para os serviços do contador

Para melhor eficácia na execução das tarefas, é importante que o contador seja contemplado com todas as ferramentas e dados necessários para realizar livre e facilmente todos os procedimentos necessários.

Neste sentido, é importante estabelecer uma boa estrutura além de promover treinamentos constantes aos membros da equipe, visando criar um setor proativo.

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Por Laura Alvarenga

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Fonte: Jornal Contábil
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