Se você já precisou desenvolver projetos na empresa em que trabalha ou até mesmo conciliar as demandas da equipe que coordena, sabe que o gerenciamento de tempo é uma das atividades mais importantes para que as atividades sejam feitas de forma adequada.

Mas como fazer o gerenciamento de tempo de forma mais eficiente? Quais as principais estratégias e ferramentas que facilitam a gestão de tempo nas empresas? Vamos responder estas e outras questões ao longo do artigo!

O que é o gerenciamento de tempo?

Ao longo de todos os dias somos confrontados com várias distrações: conversas paralelas, notificações no celular, ligações inesperadas, reuniões agendadas de última hora…

Todos esses fatores podem impactar diretamente na nossa produtividade e no gerenciamento de nossas atividades diárias. E dependendo da situação, as interrupções e a falta de organização podem virar uma bola de neve.

O gerenciamento de tempo nada mais é do que a capacidade de organizar as demandas diárias para que elas caibam no tempo disponível que temos para desenvolvê-las. Em outras palavras, é a habilidade de organizar as atividades que precisam ser realizadas em determinado período.

Por que o gerenciamento de tempo é importante no trabalho?

Muitas pessoas concordam que gerir o tempo de um projeto ou atividade é uma das partes mais complicadas do processo, já que, na maioria das vezes, os prazos influenciam diretamente no trabalho das equipes.

Assim, o gerenciamento de tempo é fundamental para assegurar que os fluxos de trabalho e os prazos estipulados serão cumpridos e todas as partes envolvidas tanto no desenvolvimento do trabalho quanto nas entregas ficarão satisfeitas.

O que prejudica a organização de nosso tempo?

Como mencionamos anteriormente, há uma série de fatores que impactam negativamente em nosso gerenciamento de tempo, mas podemos evitar vários deles. Confira a seguir os principais fatores que prejudicam nossa gestão de tempo.

• Desorganização

Você já elencou uma lista de prioridades para o seu dia? Seu ambiente de trabalho está organizado? Seus colegas de trabalho ou subordinados têm uma agenda prática e objetiva de tarefas que precisam ser feitas? Evitar a desorganização é fundamental para que nosso tempo seja melhor aproveitado.

• Procrastinação

Você tem o costume de “enrolar” para começar ou terminar uma atividade? Isso é um grande problema quando pensamos em gerenciamento de tempo, pois ao adiar tarefas que poderiam ser facilmente realizadas, deixamos uma série de outras atividades se acumularem. Evitar a procrastinação é importante para que todos os nossos prazos sejam cumpridos.

4 dicas para melhorar seu gerenciamento de tempo

• Faça uma estimativa de prazos adequada

Ao lidar com entregas, seja para lideranças da própria empresa ou para clientes, é sempre importante estabelecer prazos realistas para a entrega de projetos. Seja transparente com todas as pessoas envolvidas no processo e ofereça atualizações constantes a respeito do andamento das atividades.

Leve em consideração que você e sua equipe podem ter várias demandas que devem ser atendidas ao mesmo tempo, então criar cronogramas detalhados é essencial para evitar a sobrecarga do time e atrasos nas entregas.

• Crie os cronogramas em equipe

Da mesma forma que várias atividades realizadas numa empresa precisam ser desenvolvidas em grupo, os cronogramas para tais atividades devem ser criados em equipe também.

Isso evita que parte da equipe seja sobrecarregada e garante os prazos mais realistas possíveis.

• Registre todas as mudanças no projeto

Todas as mudanças e atualizações feitas no projeto ou que, de alguma forma, impactam na entrega das demandas, devem ser devidamente registradas. É importante que as empresas e suas lideranças tenham processos claros e bem detalhados a respeito de modificações e imprevistos que podem impactar nas demandas.

E não custa dizer: são muitas variáveis que podem impactar no nosso gerenciamento de tempo. Desde uma modificação no prazo de entrega até atrasos e ausências de determinados funcionários, é importante criar mecanismos e ter ferramentas adequadas para registrar o andamento de projetos e atividades diárias. 

Há empresas que usam sistemas de controle de ponto online para fazer a gestão de jornadas de trabalho de seus funcionários e utilizam as informações registradas nestas ferramentas como complementos e justificativas para possíveis imprevistos do dia a dia. Você também pode contar com esse tipo de solução testando o controle de ponto online da mywork! Clique aqui e teste nosso controle de ponto digital por 15 dias!

• Estabeleça prioridades

Ao criar um planejamento diário, você deve estabelecer suas prioridades. É importante classificar desde as tarefas mais simples até as mais complexas, pois isso ajuda a exercitar o senso de urgência e a direcionar seu foco às tarefas mais importantes.

Artigo original de MyWork

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Fonte: Jornal Contábil
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