Vários são os aspectos que devem ser observados quando se decide abrir um negócio virtual. Um deles é a legalização do ecommerce, já que se trata de uma empresa que é constituída da mesma forma que uma empresa física.

Mesmo que a sua operação de vendas seja totalmente virtual, é preciso manter a contabilidade para ecommerce em dia e seguir a legislação vigente.

Empreender no mundo virtual se tornou uma grande oportunidade de sucesso, no entanto, existe uma série de cuidados que precisam ser observados.

Para ajudar você a entender melhor como funciona a contabilidade para ecommerce, elencamos alguns itens para estruturar de forma sólida seu negócio na internet.

Regra 1 – Escolha o regime tributário adequado

Toda atividade, independente do modelo de negócio escolhido, deve seguir as regulamentações para uma atuação regular e legal.

Isso significa que o comércio virtual deve seguir todos os passos de um empreendimento físico, como o registro do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ na Junta Comercial e a liberação na prefeitura do município onde está sediado o negócio.

Planejar e atuar de maneira legal é o primeiro passo para conquistar mercado e credibilidade. Aliado a isso está a escolha do regime tributário adequado para a realização de transações virtuais.

Existem basicamente três formas de cadastrar uma empresa como pessoa jurídica: Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional.  Escolher a modalidade correta para o negócio é a melhor forma de reduzir custos e qualificar a contabilidade para ecommerce.

Tanto o Microempreendedor Individual – MEI, quanto o Simples Nacional, são os dois formatos mais utilizados como regime tributário para comércio virtual no Brasil.

Lucro Real e Lucro Presumido são escolhas para ecommerces que faturam até R$ 78 milhões anuais (Presumido) ou mais (Real). No caso de empresas que apresentam um faturamento de até R$ 81 mil por ano, optar por ser MEI pode ser bastante vantajoso, já que desobriga o negócio a emitir nota fiscal por suas vendas ou escriturar livros contábeis e fiscais.

A escolha do melhor regime tributário deve ser pautada em um bom planejamento tributário. Isso porque alguns regimes não são vantajosos para alguns negócios ou, até mesmo por escalarem muito rápido o faturamento, acabam permanecendo com um tratamento tributário inadequado que acaba custando muito caro.

Regra 2 – Impostos que devem ser pagos

ICMS, ISS, IPI, enfim, será que um comércio virtual está obrigado a recolher os mesmos tributos que uma empresa física? Basicamente, os tributos são os mesmos, contudo, com uma pequena diferença: a arrecadação do ICMS dos comércios eletrônicos em caso de vendas interestaduais é diferenciado.

É importante destacar que existem duas categorias para atividades realizadas no ambiente eletrônico:

• comércio virtual atacadista ou varejista de bens: são aqueles empreendimentos eletrônicos que vendem produtos e mercadorias de forma geral;
• comércio virtual prestador de serviços: são os marketplaces, por exemplo.

​Vale destacar que os tributos que incidem sobre um comércio eletrônico estão diretamente relacionados ao regime tributário escolhido. Os impostos e contribuições não se diferenciam muito entre os sistemas, mas as alíquotas e as formas como são cobrados.

Vejamos alguns exemplos de tributos que devem ser recolhidos pelo comércio eletrônico:

ICMS

A cada compra ou venda realizada pelo comércio eletrônico deve ser emitido o ICMS. Antes, o recolhimento era realizado pelo Estado de origem, mas desde 2015, com as mudanças nas regras deste imposto, o recolhimento passou a ser compartilhado entre os estados de origem e destino.

O recolhimento é progressivo até 2019, quando passa a ser destinado integralmente ao estado de destino.

As alíquotas de ICMS são de 7% ou 12% sobre o valor da mercadoria e variam de acordo com os estados de origem e destino da transação efetuada.

ICMS -ST

Há também este outro tipo de recolhimento, no qual se refere a Substituição Tributária do ICMS.

De forma simplificada, trata-se da transferência de responsabilidade pelo recolhimento do imposto, ou seja, uma forma de antecipação do recolhimento por parte dos órgãos fiscalizadores, pelo menos nas substituições feitas para frente.

No ICMS-ST, a tributação recai sobre o contribuinte que não seja o operador da venda, ou seja, o ecommerce. Um detalhe importante é que nem todos os produtos comercializados virtualmente se encaixam neste regime. Para isso, é fundamental que o empreendedor verifique no site da Substituição Tributária e preencha os dados solicitados.

Iss

Imposto sobre Serviços. Neste caso, o recolhimento ocorre apenas se o ecommerce for um prestador de serviços.

A diferença deste tributo para os demais é que ele é retido pelo município em que o serviço foi efetuado. Então, caso a empresa esteja em uma cidade e realize um serviço em outra, a alíquota cobrada será de acordo com o município do contratante.

A alíquota varia entre 2% a 5%, dependendo da cidade, recaindo sobre cada serviço realizado ou sendo incluída na DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).

Regra 3 – Realize um bom planejamento contábil

Não existe uma fórmula mágica e tampouco uma receita pronta que indique que a empresa terá sucesso ou não se seguir determinados passos.

No entanto, as chances de fracasso são reduzidas se o empreendedor planejar muito bem as ações do seu negócio e estabelecer estratégias que venham amparar os anseios do seu público-alvo.

A contabilidade para ecommerce é uma obrigatoriedade e deve servir como uma importante ferramenta no processo de decisão. Através dela é possível verificar se o negócio está sendo rentável e apresentando a lucratividade desejada ou ainda se está atendendo às regras do regime tributário escolhido.

Não tem jeito! A melhor forma de anteceder problemas, de lidar com toda documentação contábil e fiscal ou ainda ter conhecimento dos prazos de entrega e pagamentos para quitação de débitos é por meio do planejamento contábil.

Regra 4 – Mantenha em dia os relatórios

O comércio virtual é o modelo de negócio que mais tem atraído investidores. No entanto, muito além de ser lucrativo e estar em constante crescimento, é preciso um rigoroso acompanhamento e avaliação de desempenho, de modo a não perder controle do negócio e acabar não alcançando o retorno desejado.

Acompanhar os relatórios e informações do negócio virtual é o fator de destaque para o sucesso. Por isso, é fundamental definir quais os tipos de indicadores que devem ser avaliados para cada uma das metas estabelecidas, por exemplo:

Relatório de número de visitas no site

Ecommerces com uma boa visibilidade acabam recebendo mais visitas, obviamente têm mais chances de captar novos clientes e aumentarem o faturamento.

Acompanhar o total de acessos em determinado período é uma excelente forma de conhecer o público-alvo e quais suas principais necessidades.

Relatório de taxa de abandono de carrinho

O número de pessoas que abandonam o carrinho antes mesmo de fechar a venda é o que chamamos de taxa de abandono de carrinho. Os motivos que levam à desistência são inúmeros, como erro nos dados cadastrais, poucas opções de pagamento etc.

Conhecer as dificuldades e os motivos que resultam na desistência é uma alavanca para aumentar as vendas na sua loja virtual.

Quantidade de vendas

Digamos que o seu comércio eletrônico tem um bom acesso de pessoas visitando a página e uma boa visibilidade, entretanto, tais acessos não estão sendo revertidos em vendas.

Acompanhar os relatórios de vendas e fluxo de caixa possibilita saber se a empresa não está com uma quantidade suficiente de produtos, se as opções de pagamento não estão se encaixando no perfil do seu público, se a página não apresenta uma boa velocidade de navegação etc.

Conferir esses dados de forma diária é fundamental para que o empreendedor possa comparar os resultados e a evolução das vendas, mantendo, assim, uma contabilidade para ecommerce de forma correta.

Regra 5 – Tenha acompanhamento especializado

Conforme visto anteriormente, existe uma série de nuances que precisam ser observadas na contabilidade para ecommerce.

Regimes tributários, tributos que devem ser pagos, planejamento tributário, enfim, o empreendedor do comércio virtual precisa estar atento a todos os detalhes se quiser se manter competitivo.

Para ajudar em cada uma destas etapas é fundamental contar com um acompanhamento especializado. Contratar uma empresa idônea e que realize todas as etapas de regularização do negócio é a parte mais importante do processo para o empresário.

Cristiano Freitas é contador e CEO da Syhus Contabilidade. Possui grande experiência na área tributária, com especialização em modelagem de negócios, planejamento tributário e financeiro para empresas de tecnologia.

Fonte: jc