A folha de pagamento é uma obrigação indispensável a todas as empresas, e calcular a folha de pagamento de forma correta, é crucial na garantia do cumprimento das obrigações trabalhistas e manter a transparência de relação entre contratante e empregado.

Neste artigo, vamos discutir o passo a passo de calcular a folha de pagamento. De uma maneira eficiente e que garanta o cálculo correto, e conforme a legislação trabalhista vigente.

Uma das alternativas, e benefícios trazidos pela tecnologia, é a folha de pagamento online, o que facilita e agiliza os processos rotineiros dos escritórios e empreendimentos.

Administrar a gestão das folhas de pagamento online, faz parte de uma rotina fundamental para todas as empresas, não importa o porte da empresa. Esse processo pode ser complexo, desgastante e ser induzido ao erro.

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Qual o primeiro passo para calcular folha de pagamento?

Um dos primeiros passos, que pode garantir a eficácia dessa rotina, é a classificação correta dos funcionários conforme o regime de trabalho e a natureza do vínculo empregatício.

Para isso, é necessário identificar se os funcionários são efetivos, temporários, estagiários, terceirizados ou contratados mediante outras modalidades de contrato de trabalho.

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Cada modelo de vínculo empregatício tem regras específicas de remuneração e benefícios, sendo assim, é essencial conhecer as leis trabalhistas referentes a cada categoria.

Assim que é realizada a classificação correta dos funcionários, é possível determinar quais as legislações e regulamentações se aplicam a eles, e também, identificar os benefícios e descontos que devem ser considerados na folha de pagamento.

Essa classificação é necessária na garantia dos cálculos corretos, e consoante com as obrigações trabalhistas e fiscais.

Sendo assim, veremos agora o passo a passo para calcular a folha de pagamento.

Quais os passos para calcular a folha de pagamento?

Após a classificação correta dos funcionários, seguiremos com os demais passos necessários para calcular a folha de pagamento.

1. Salário base

O salário base é o ponto inicial no cálculo da folha de pagamento. É necessário conhecer o valor descrito no contrato de trabalho ou, em caso de sindicatos, a convenção coletiva da categoria. Considere também outros elementos de remuneração, como adicionais noturnos, de insalubridade ou periculosidade, horas extras e comissões.

2. Descontos legais

Alguns descontos legais obrigatórios devem ser levados em conta, ao se calcular a folha de pagamento, sendo eles: Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), contribuição previdenciária (INSS) e o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS). Devem ser verificadas as tabelas e alíquotas atualizadas para garantir o cálculo apurado desses descontos.

3. Benefícios e descontos adicionais

Além dos descontos legais, também podem existir descontos adicionais e benefícios a serem considerados na folha de pagamento. Dentre eles, os mais comuns são vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde, entre outros. É importante a aplicação correta de todas as deduções e benefícios, conforme a política interna da empresa e as leis trabalhistas.

4. Encargos sociais e trabalhistas

Outros valores a serem considerados, além dos descontos e benefícios diretos, são os encargos sociais e trabalhistas de responsabilidade da empresa. Um desses valores são o recolhimento patronal do INSS, o seguro de acidente de trabalho, o salário-educação, e outros. É necessário verificar a legislação vigente para conhecimento de todos os encargos a serem considerados.

5. Cálculo do líquido a receber

Logo após considerar todos os elementos ditos anteriormente, é possível calcular o valor líquido a ser pago ao funcionário. No cálculo, subtraia todos os descontos legais, benefícios e encargos sociais do salário base. O valor que restar é o que funcionário vai receber efetivamente.

6. Registro e documentação

Após calcular a folha de pagamento, é fundamental ter toda a documentação organizada e de acesso fácil. Sempre registre todas as informações relevantes, como valores brutos, descontos, benefícios e encargos sociais em um sistema de gestão adequado.

Além disso, emita todos os contracheques de forma individual para cada funcionário. Isso vai garantir a transparência e a comprovação dos valores pagos.

Considerações finais

Para calcular a folha de pagamento de maneira eficiente, é necessário o conhecimento das leis trabalhistas, muita atenção aos detalhes e o uso de ferramentas adequadas.

Seguindo os passos que falamos neste artigo, você estará no caminho certo para o cumprimento das obrigações legais e o pagamento adequado aos seus funcionários.

É muito importante lembrar da atualização constante da equipe, sobre as alterações na legislação trabalhista e a busca de auxílio profissional sempre que necessário.

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Fonte: Jornal Contábil
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