A admissão de um novo colaborador é um momento importante mas que pode trazer algumas dúvidas, diante do grande número de informações que precisam ser processadas pelas empresas.

Então, na hora de reunir toda papelada é necessário ficar atento para evitar equívocos ou esquecimentos. 

Sendo assim, o primeiro passo é solicitar os documentos para oficializar a admissão. Mas se você ainda tem dúvidas sobre quais dados são necessários, criamos um check list de documentos que são exigidos no momento da contratação. Acompanhe e veja quais são eles. 

Primeiro passo da admissão

Após fazer a seleção e escolher o novo colaborador, a contratação começa com o exame médico. Esse procedimento se trata da avaliação clínica do trabalhador e deve ser paga pelo empreendedor.

Diante disso, o laudo assinado pelo médico responsável pelo exame será o primeiro documento necessário para efetivar a admissão. 

Checklist dos documentos 

Com o laudo do exame em mãos, o próximo passo é fazer o registro do trabalhador que será efetivado através dos seguintes documentos: 

• Cópia do RG;
• Cópia do CPF;
• Fotos (geralmente 3×4);
• Comprovante de residência;
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Título de eleitor (para maiores de 18 anos);
• Cópia do comprovante de escolaridade;
• Certidão de nascimento (caso o colaborador seja solteiro);
• Certidão de casamento (caso o colaborador seja casado);
• Inscrição no PIS/Pasep;
• Registro profissional emitido pelo órgão de classe;
• Certificado de alistamento militar ou reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
• Caso a profissão exija trabalho com veículos, deve-se apresentar a CNH;

Para os trabalhadores que possuem filhos, solicite também os seguintes documentos: 

• Cópia da certidão de nascimento de filhos com até 21 anos de idade;

• Certidão de vacinação dos filhos menores de 7 anos;
• Comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de 7 anos;
• Atestado de invalidez dos filhos, caso haja;

Admissão de estagiário e jovem aprendiz

Este tipo de contratação exige uma certa atenção do empregador, pois são necessários documentos diferentes daqueles que devem ser apresentados pelos trabalhadores registrados pela CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas).

Então, veja quais são esses documentos: 

Estagiários:

• CPF;
• Carteira de identidade (RG);
• Comprovante de residência;
• Histórico escolar;
• Atestado de frequência em uma instituição de ensino;
• Termo de Compromisso de Estágio (TCE), 

Jovem aprendiz: 

• CPF;
• Carteira de identidade (RG); 
• Carteira de Trabalho;
• Certificado de Conclusão do Ensino Médio (quando houver);
• Atestado de frequência escolar;

Além de registrar esses dados no contrato, vale lembrar que, para essas contratações também deve ser respeitado o horário de trabalho diferente dos demais empregados.

No caso dos estagiários, por exemplo, a jornada de trabalho é de 30 horas semanais.

Porque devo apresentar meus documentos?

Os documentos dos trabalhadores serão registrados junto aos sistemas do governo federal. Eles garantem o cumprimento dos direitos trabalhistas, além de proteger a empresa em eventuais fiscalizações realizadas pelo Ministério do Trabalho. 

Além disso, os documentos da admissão farão parte de um histórico do colaborador e utilizados para fazer o contrato de trabalho e as anotações necessárias na CTPS.

Feito isso, o empregador tem 48 horas para devolver a carteira ao funcionário. Para os demais documentos, o prazo é de cinco dias, sejam eles cópias autenticadas ou originais. 

Documentos que não podem ser exigidos 

A lista de documentos necessários para a contratação é extensa, mas fique atento aqueles que não podem ser solicitados pela empresa, visto que possuem caráter discriminatório quando são solicitados no ambiente de trabalho. Dentre eles, podemos citar: 

• exame de HIV;
• exames que comprovem gravidez;
• certidão negativa de dívidas (SPC e Serasa);
• certidão de antecedente criminal;
• documentos que comprovem ausência de ações trabalhistas;

No caso da certidão de antecedentes criminais, existe a possibilidade de ser solicitada sem que a empresa seja penalizada.

Isso ocorre quando são esclarecidas as razões do pedido, visto que a ausência de antecedentes criminais é pressuposto para algumas profissões como por exemplo, uma vaga de vigilante. 

Por: Samara Arruda 

Dica Extra do Jornal Contábil: Você gostaria de trabalhar com o Departamento Pessoal?

Já percebeu as oportunidades que essa área proporciona?

Conheça o programa completo que ensina todas as etapas do DP, desde entender os Conceitos, Regras, Normas e Leis que regem a área, até as rotinas e procedimentos como Admissão, Demissão, eSocial, FGTS, Férias, 13o Salário e tudo mais que você precisa dominar para atuar na área.

Se você pretende trabalhar com Departamento Pessoal, clique aqui e entenda como aprender tudo isso e se tornar um profissional qualificado.

O post Documentos para admissão: quais são necessários? apareceu primeiro em Rede Jornal Contábil – Contabilidade, MEI , crédito, INSS, Receita Federal.

Fonte: Jornal Contábil
Abertura de empresa em São Bernardo do Campo com o escritório de contabilidade Dinelly. Clique aqui