O eSocial é a sigla para Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, e se você administra um condomínio que fatura acima de R$78 milhões, já pode começar a utilizar! Vale lembrar que a prestação de contas online é será obrigatória a partir do dia 1 de julho de 2018. Então, se você optou pela autogestão, procure se informar com o seu contador como será a adesão à mudança.

Dentre as vantagens de se utilizar o sistema está a maior organização e planejamento da gestão e a rapidez, já que as informações dos funcionários do condomínio chegarão quase que em tempo real, garantindo 100% de transparência no processo. Além disso, para quem contrata funcionários terceirizados, o sistema é a garantia de que os recolhimentos devidos estão sendo feitos corretamente.

Confira quais informações poderão ser enviadas por lá:

• GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
• CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
• LRE – Livro de Registro de Empregados
• CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
• CD – Comunicação de Dispensa
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
• DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
• DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
• QHT – Quadro de Horário de Trabalho
• MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
• Folha de pagamento
• GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
• GPS – Guia da Previdência Social

A implantação do sistema será por fases, por isso, nem todas as informações já poderão ser enviadas a partir do dia 1º. Confira na tabela abaixo o cronograma disponibilizado pela Receita Federal.

Vamos analisar algumas multas e seus respectivos valores? Para ajuda-los vamos trazer sugestões para que possam evitar estas dores de cabeça.

Negligência com FGTS

Um dos benefícios salariais que deve estar sempre em dia é o FGTS (Fundo de Garantia de Tempo e Serviço).  No entanto, as empresas que não efetuam esse pagamento correm o risco de pagar uma multa que pode chegar a R$ 106,41.

Vale lembrar que, além do FGTS, outros benefícios salariais, como o décimo terceiro, também precisam ser organizados.

Solução: criar uma planilha de pagamento

Para evitar esse problema, crie uma planilha virtual com todos os dados e informações salariais de cada funcionário da empresa. Isso é importante, pois esse procedimento não só preserva a empresa do risco de multas, como também de qualquer procedimento judicial ou sindical no futuro.

Outra forma bem simples é utilizando post-it para que essas demandas recebam mais visibilidade e sejam mais divulgadas.

Falta de informação sobre alterações no contrato

Qualquer alteração de contrato, seja por algum serviço, seja por admissão de novos empregados, deve ser previamente informada. Caso não seja comunicada qualquer modificação em algum desenvolvimento, a multa para empresas pode chegar a até R$ 402,54.

Solução: elaboração de cadastros virtuais

Uma das formas mais eficientes para se distanciar desse tipo de multa é providenciar um cadastro virtual para os novos funcionários admitidos. Esse procedimento também é válido para qualquer alteração contratual. Utilize sempre a internet a seu favor.

Acidentes no trabalho

Outro fator decorrente do âmbito corporativo são os acidentes de trabalho. A respeito disso, é sempre importante que o ocorrido seja informado para todos os departamentos da empresa.

Caso esses acidentes não sejam informados, as consequências podem ser sérias, podendo gerar multas com valores consideráveis. Em casos de crimes que possam gerar acidentes, a multa pode ainda dobrar de valor.

Solução: fiscalização dos termos da segurança do trabalho

Assim que esse tipo de situação ocorrer, fique atento às necessidades do funcionário. Se for o caso, faço o encaminhamento para algum centro médico. Para evitar qualquer imprudência quanto a essas situações, transforme o local de trabalho em um ambiente mais dinâmico e comunicativo para que transtornos possam ser evitados.

O mais importante: garanta que todos os funcionários trabalhem dentro das normas exigidas pela segurança do trabalho, usando corretamente os EPI’s, por exemplo.

Irregularidades nos regulamentos médicos

Uma das exigências mais importantes dentro das empresas é a de regulação de pedidos médicos por parte de funcionários e colaboradores. É imprescindível manter uma rotina diária com todas as solicitações médicas para evitar qualquer problema. Caso a empresa não elabore um regulamento médico corretamente, a multa pode chegar a R$ 4025,33.

Solução: supervisão e adaptação

Esteja sempre atento quanto às necessidades médicas dentro de sua empresa. Caso o funcionário apresente alguma deficiência física ou mental, é importante criar um ambiente de trabalho que atenda às necessidades dele.

Não cumprimento do tempo de recesso

Um dos aspectos relevantes dentro do campo empresarial é a aplicação do tempo de recesso. Vale ressaltar que esse benefício faz parte da legislação trabalhista, além de ser importante para manter uma produção mais ativa e sem transtornos. Caso não seja anunciado o período de férias ao trabalhador, a multa pode chegar a R$ 170,00.

Solução: trabalho proativo do RH

Para cada colaborador, organize um sistema virtual que obtenha todos os dados necessários referentes ao tempo de produção e descreva qual o período de recesso que um determinado funcionário precisa cumprir.

Afastamento de funcionários

Seja por licença maternidade, seja por qualquer afastamento causado por alguma doença ou problemas de família, é importante sempre registrar as ausências. Afinal, é necessário que todo colaborador da empresa esteja com seu cadastro formalizado. Qualquer mudança deve ser averiguada ou o risco de multas para empresas será muito grande.

Solução: registro de ausências

Como dito anteriormente, é imprescindível o cadastramento dos ocorridos que levaram a faltas. Para organizá-las de maneira mais eficaz, adicione um sistema integrado na empresa para sempre ter conhecimento sobre o motivo do afastamento. Assim, todos os departamentos também terão a mesma informação instantaneamente.

Erro ou atraso nas folhas de pagamento

As folhas de pagamento devem ser sempre conter detalhamentos quanto aos benefícios e ao salário equivalente ao processo de produção de cada funcionário. Além disso, tais documentos devem ser entregues no prazo determinado, sem que ocorra qualquer atraso.

A empresa que não realizar corretamente os procedimentos referentes à folha de pagamento pode se submeter a uma multa de R$ 1812,87.

Solução: utilize o protetor de tela com atividades

Umas das soluções vigentes para esse caso é utilizar um protetor de tela que contenha dados e informações referentes ao desenvolvimento de produção e recursos sobre a folha de pagamento. Esse método é eficaz e ajuda o empresário a organizar e manter uma disciplina mais qualificada dentro do ambiente de trabalho.

Insalubridades

Se o ambiente de trabalho apresentar algum risco ao trabalho, seja pelo contato com produtos químicos, seja por qualquer outra situação que possa interferir na saúde do colaborador, é preciso elaborar um comunicado avisando sobre esses riscos antes de se iniciar o processo de contratação.

Caso a organização não informe seus funcionários sobre esses malefícios, a multa pode ser grave, chegando a R$ 181284,63.

Cabe lembrar que a necessidade de preservação da integridade física dos funcionários também é valida para aposentados e pessoas com necessidades especiais.

Solução: adoção de um software exclusivo para o eSocial

A criação ou adoção de um software que contenha dados relevantes para cumprir com as exigências do eSocial é imprescindível para disciplinar o ambiente de trabalho.

Para os casos de insalubridade, informe a equipe detalhadamente sobre todos os aspectos de risco que um determinado funcionário pode sofrer e não se esqueça de inserir essas informações no contrato de admissão.

Enfim, diante de todos as estratégias relevantes para se evitar multas para empresas, vale a pena investir em qualquer procedimento que possa trazer uma vida mais disciplinada para o âmbito corporativo.

Com informações Unihab e XERPA

Fonte: jc