Os documentos admissionais são fundamentais para qualquer processo de contratação de novos colaboradores em uma empresa.

Isso porque além de formalizar a entrada do profissional da empresa, os documentos admissionais contemplam todos os direitos e obrigações trabalhistas que a empresa e o colaborador terão durante a vigência do contrato de trabalho.

Até os gestores mais experientes podem ficar confusos com a relação de informações e dados que devem ser coletados para oficializar a contratação.

No entanto, é preciso que todas as dúvidas sejam solucionadas para evitar problemas trabalhistas, tributários, contábeis e previdenciários.

Por isso, a mywork criou este guia com a lista completa de todos os documentos que devem ser processados pela empresa no momento da contratação de novos funcionários.

Vamos lá?

Para que servem os documentos admissionais?

Como você já sabe, a contratação de um novo funcionário exige a apresentação de uma série de informações ao RH e ao Departamento Pessoal da empresa.

Todos os dados recolhidos servem para identificar o profissional que fará parte do quadro de funcionários da organização, permitindo que a empresa conheça mais sobre ele.

Ademais, os documentos admissionais ajudam a construir um histórico da trajetória profissional do colaborador na empresa, já que há todas as anotações na carteira de trabalho, como data de admissão, cargo, salário, etc.

Além disso, alguns direitos trabalhistas e previdenciários só podem ser oferecidos corretamente pela empresa quando esta tem determinadas informações sobre o funcionário em mãos.

Por fim, a admissão do colaborador só é oficial quando todos os documentos são devidamente apresentados e processados pela empresa, o que pode demorar alguns dias.

Isso significa que a regularização do relacionamento entre profissional e empresa só é terminada quando todas as declarações necessárias são apresentadas por ambas partes.

Tudo isso faz parte das exigências do Ministério do Trabalho para regulamentar as relações trabalhistas no Brasil.

Assim, caso haja uma fiscalização na empresa, não haverá nenhum problema envolvendo os contratos de admissão.

Lista completa dos documentos admissionais

Agora que você já entendeu a importância dos documentos admissionais para a contratação de um colaborador, vamos apresentar uma lista completa de todos os dados que precisam ser processados pela empresa.

Vale ressaltar que é responsabilidade da empresa e do colaborador providenciar as informações necessárias para a contratação.

Confira a seguir a lista de documentos que podem ser exigidos para a contratação de um profissional.

Documentos que devem ser apresentados pela empresa:

• Contrato individual de trabalho;
• Ficha de salário-família;
• Livro ou ficha de registro de empregados;
• Contrato de experiência
• Registro de ponto;
• Declaração de dependentes para fins de Imposto de renda na fonte;
• Declaração de requisição ou rejeição de vale-transporte.

Documentos que devem ser apresentados pelo profissional:

• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Cópia do RG;
• Cópia do CPF;
• Foto 3×4;
• Comprovante de residência;
• Título de eleitor, para maiores de 18 anos;
• Cópia do comprovante de escolaridade;
• Atestado médico admissional (também chamado de Atestado de Saúde Ocupacional);
• Cartão de inscrição no Programa de Integração Social (PIS);
• CNH, para cargos que exijam a utilização de veículos;
• Cópia da certidão de casamento, se houver;
• Cópia da certidão de nascimento de filhos até 21 anos, se houver;
• Certidão de vacinação dos filhos menores de 7 anos;
• Comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de 7 anos;
• Atestado de invalidez dos filhos, se houver;
• Registro profissional emitido pelo órgão de classe;
• Certificado de alistamento militar ou reservista (para homens entre 18 e 45 anos);

Lembrando: nem todos esses documentos serão exigidos pela empresa para realizar a contratação de um novo funcionário, mas tudo depende do setor de atuação! De toda forma, todos esses documentos servem para proteger a empresa e os direitos do colaborador.

Documentos para admissão de estagiários:

• Cópia do RG e do CPF;
• Histórico escolar;
• Atestado de frequência escolar na instituição de ensino;
• Termo de Compromisso de Estágio (TCE), um contrato que reúne todas as informações sobre o estagiário, incluindo seus direitos e deveres, suas funções na empresa, valor da bolsa estágio, etc.
• Comprovante de residência.

Documentos para admissão de jovem aprendiz:

• Cópia do RG e do CPF, sendo que o CPF do responsável pode ser usado caso o jovem aprendiz não tenha o documento;
• Carteira de Trabalho;
• Atestado de frequência escolar ou em uma instituição de ensino;
• Certificado de Conclusão do Ensino Médio, se houver.

Qual é o prazo para o processamento dos documentos?

De acordo com a lei 5.5538/68, os documentos do novo funcionário não podem ser retidos por mais de cinco dias pela empresa, mesmo em casos de cópias autenticadas. 

Dessa forma, todas as informações para oficializar a contratação do colaborador devem ser processadas neste período de dois dias.

O artigo 29 da Consolidação das Lei Trabalhistas (CLT) também determina que o registro em carteira de trabalho do profissional precisa ser feito neste intervalo de 48h. Confira o texto abaixo:

Art. 29. O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)

8º O trabalhador deverá ter acesso às informações da sua CTPS no prazo de até 48 (quarenta e oito) horas a partir de sua anotação. (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)

Há documentos que não podem ser solicitados pela empresa?

A resposta é sim! Os documentos que a empresa não pode exigir que o trabalhador apresente são:

• Dados sobre antecedentes criminais;
• Exames de HIV;
• Exames que comprovem gravidez ou esterilização;
• Registros sobre dívidas do trabalhador, como dados do Serasa, SPC, etc;
• Certidão negativa de ações trabalhistas.

A solicitação de tais documentos se caracteriza como uma atitude constrangedora e discriminatória ao trabalhador e pode ocasionar problemas trabalhistas graves para a empresa.

Dicas para processar os documentos admissionais:

Todas as empresas contam com um protocolo de admissão diferente, mas o primeiro passo para evitar problemas neste processo é conhecer as exigências para contratação e a documentação que deve ser solicitada.

Também é importante estruturar uma rotina de encadeamento das informações coletadas, pois isso facilita a devolutiva dos documentos e o envio dos dados necessários aos órgãos competentes.

Nesta rotina, é importante também solicitar os documentos admissionais com antecedência, assim o novo colaborador terá tempo hábil para providenciar todas as cópias e certificados necessários.

Por fim, é indispensável contar com ferramentas que facilitem este processo. Há uma série de soluções tecnológicas que permitem o armazenamento correto e seguro dos dados e documentos dos colaboradores. 

Também existem soluções que facilitam o processamento de dados que envolvem a rotina do profissional recém contratado, como é o caso dos sistemas de controle de ponto online, como o da mywork. Esse tipo de sistema facilita a integração do novo colaborador às rotinas de trabalho e criam um histórico de sua jornada de trabalho desde o primeiro dia de contratação. Clique aqui para testar a mywork gratuitamente durante 15 dias!

Fonte: mywork

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Fonte: Jornal Contábil
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