Anualmente, as empresas do Simples Nacional precisam entregar a Defis, que é a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais.

Observe-se que o prazo para entrega da Defis é o último dia de março de cada ano. E as informações que são declaradas são relativas aos fatos ocorridos no ano anterior.

A empresa com situação de incorporação, transformação, cisão ou extinção ocorridas nos três primeiros meses do ano entregará a Defis até o final de junho. A empresa que tiver uma dessas situações fora desses três primeiros meses fará a sua Defis até o último dia do mês seguinte ao fato.

Se estiver entregando uma Defis de situação especial (cisão, fusão, incorporação ou extinção), deverá marcar o campo de situação especial.

Em se tratando de Defis de situação especial, deve também selecionar o tipo de evento e informar a data do evento.

Para esses casos, ao fazer a transmissão da declaração de situação especial, não será possível efetuar a apuração e emissão de DAS posterior a esse período. Basicamente, ficam bloqueadas as apurações e emissões de DAS.

A Defis é entregue por meio do Portal do Simples Nacional, ou via e-CAC, e suas informações são compartilhadas entre a RFB e os órgãos de fiscalização dos Estados e Municípios.

A Defis entregue em atraso não gera multa, no entanto, as apurações dos períodos de março em diante ficam travadas até que se faça o envio da Defis.

O contribuinte, para poder declarar a Defis, necessita ter apresentado todas as declarações para o período abrangido pela Defis. A empresa que perceber que existem declarações mensais faltando deve transmiti-las.

A Defis pode ser retificada independentemente de prévia autorização da administração tributária e terá a mesma natureza da declaração original.

O contribuinte que quiser retificar uma declaração acessará o menu Defis, item Declarar e selecionará a opção de retificadora.

A tela de declaração da Defis é preenchida dentro da opção de “Informações econômicas fiscais”.

O contribuinte inativo deve também informar a sua situação de inatividade na Defis pela opção de “inatividade em 2023”. As empresas inativas são aquelas que durante o ano-calendário anterior não tiveram mutação patrimonial ou atividade operacional.

Então, se a pessoa jurídica permaneceu durante todo o ano sem efetuar qualquer atividade, operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, pode fazer a Defis inativa.

Como a Defis é a declaração de informações econômicas fiscais, devem ser apresentados, por estabelecimento, todos os dados do ano anterior.

No caso, as informações seriam ganhos de capital, quantidade de empregados, receita de exportações diretas, entre várias outras informações.

A Defis também quer a identificação e rendimentos dos sócios, devendo constar o nome, CPF e rendimentos pagos aos sócios. As informações declaradas são tanto os valores isentos como tributáveis. Além disso, também é informado o percentual de participação do sócio no capital social.

O contribuinte também deve informar os estoques, saldo em caixa/banco, total de aquisições de mercadorias e outras informações que, nesse caso, são mais voltadas à operação dela em si. Informações como o total de entradas e saídas por transferência para comercialização ou industrialização também são informados.