Com a chegada do SPED (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) muitas empresas precisaram adaptar-se às novas obrigações acessórias relativas ao Lucro Presumido e Lucro Real. Certamente, a utilização da tecnologia para enviar as declarações facilitou a rotina do escritório contábil e a fiscalização do governo. Assim, as obrigações acessórias são necessárias para apurar, arrecadar impostos e fiscalizar o cumprimento do pagamento da obrigação principal tributária.

Desta forma, os órgãos competentes, com uma simples cruzada de informações, conseguem fiscalizar as empresas. É importante preparar a sua empresa e conhecer quais são as obrigações acessórias tributárias e trabalhistas que ela precisa transmitir. Evite o pagamento de multas contando com a ajuda de um contador nesse processo, pois ele é o profissional qualificado a exercer essa atividade.

Diante disso, preparamos esse artigo com as informações imprescindíveis para as quais você precisa ficar atento. Confira abaixo!

Nota Fiscal e Arquivamento

A emissão do documento fiscal é obrigatória em toda negociação de venda ou prestação de serviço realizada por sua empresa. A geração da nota fiscal de serviços é regulamentada pelo município e a nota fiscal de venda, pelo estado. Vale ressaltar que cada órgão possui legislações diferenciadas, então, consulte quais estão em vigor no município sede de sua empresa.

O arquivamento da nota fiscal é obrigatório pelo prazo mínimo de 5 anos, pois elas comprovam o fato gerador, apuração e pagamento dos impostos do seu regime tributário, além de garantir o cumprimento das obrigações acessórias.

Obrigações acessórias – Esfera municipal

DES – Declaração Eletrônica de Serviços

Os municípios e o Distrito Federal são os órgãos competentes pela emissão da Nota Fiscal de Serviços (NFs) e apuração do Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS). Com isso, a Lei Complementar nº 116, de 31 de Julho de 2003 é a regulamentação federal sobre o assunto. Entretanto cada prefeitura possui legislações complementares diferenciadas.

A maioria dos municípios adotaram a Declaração Eletrônica de Serviços (DES) como a obrigação acessória do ISS, substituindo o Livro Registro de Serviços Prestados e o Livro Registro de Serviços Tomados. Ela deve ser enviada no início de cada mês, com as informações de faturamento do mês anterior.

Obrigações acessórias – Esfera estadual

GIA – Guia de Informação e Apuração do ICMS

Como o próprio nome diz, essa declaração é a obrigação acessória do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços – ICMS. Ela deve ser transmitida ao estado sede da sua empresa no prazo estipulado por ele. Caso tenha a responsabilidade de fazer a retenção do ICMS-ST a favor de outro estado, você precisa enviar também a GIA-ST (Guia Nacional de Informação e Apuração do ICMS Substituição).

SINTEGRA – Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com mercadorias

Nessa obrigação acessória você deve informar mensalmente as vendas, compras e prestações de serviços realizados entre estados e é utilizado o Emissor de Cupom Fiscal e/ou Nota Fiscal. Na maioria dos estados ela foi substituída pela ECD (Escrituração Contábil Digital) com a chegada do SPED.

EFD – Escrituração Fiscal Digital

A EFD é obrigatória para todas as empresas que são contribuintes do ICMS ou do Imposto sobre Produtos Industrializados – IPI, fazendo parte do SPED Fiscal. Deve ser enviada mensalmente, de acordo com os prazos estabelecidos por seu estado, e manter a guarda junto com os documentos comprobatórios. Sua entrega dispensa o uso dos seguintes livros:

• Livro Registro de Entradas;
• Livro Registro de Saídas;
• Livro Registro de Inventário;
• Livro Registro de Apuração do IPI;
• Livro Registro de Apuração do ICMS;
• Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP;
• Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque.

Obrigações acessórias – Esfera nacional

DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais

Essa obrigação acessória deve conter informações dos seguintes tributos federais: IRPJ, IRRF, IPI e CSLL. Nela são registrados os fatos geradores, pagamentos, parcelamentos, compensações e suspenções. Conforme a regra, o prazo de entrega da DCTF é até o 15º dia útil do segundo mês subsequente à emissão do fato gerador. Retificações podem ser feitas em até 5 anos

EFD Contribuições

O PIS (Programa Integração Social) e COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) devem ser informados na obrigação acessória Escrituração Fiscal Digital Contribuições. Ela deve ser entregue no ambiente do SPED até o 10º dia útil do segundo mês posterior à emissão do fato gerador, pelas empresas que utilizam os regimes não-cumulativo e/ou cumulativo.

ECD – Escrituração Contábil Digital

A ECD deve ser transmitida anualmente até o último dia útil do mês de maio, com informações do ano anterior, no ambiente do SPED. Essa obrigação acessória é a versão digital dos seguintes livros contábeis:

• Livro Diário;
• Livro Razão;
• Livro Balancetes Diários e Balanços.

eSocial – Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas

O eSocial é uma obrigação acessória unificada, ou seja, nesse sistema as empresas informam todas as movimentações dos colaboradores com vínculo empregatício ou autônomos. Ainda está sendo implantado, sendo assim, verifique qual o grupo que sua empresa está inserida e quais as fases que já tem a obrigatoriedade de informar. Certamente, ao final da implantação, você vai precisar informar as admissões, rescisões, mudanças de cargos, folha de pagamento, atestados e todas as contribuições previdenciárias.

EFD-Reinf – Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais

A EFD-Reinf é um complemento do eSocial, no qual as empresas devem informar os fatos geradores, mediante cessão de mão de obra ou empreitada, e retenções do IR, CSLL, PIS e COFINS incidentes dos pagamentos efetuados à pessoa física e/ou jurídica. 

Sem dúvida, são muitas as obrigações acessórias que as empresas, optantes pelo lucro real e presumido, devem enviar aos órgãos competentes. Se sua empresa pertence a um desses regimes, converse com seu contador e qualifique sua equipe com as novas normas do SPED, para não ter problema futuro com o Fisco.

Portanto, vale ressaltar que essas obrigações acessórias são genéricas e podem sofrer atualizações. Consulte as legislações específicas para seu ramo de atividade, além das que são de competência do estado e município sede de sua empresa.

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