O modo como uma empresa guarda documentos fiscais é de extrema importância para a saúde legal do negócio — por esse motivo, manter os documentos em arquivo é essencial para fins comprobatórios. Isso porque os órgãos responsáveis e ocasionais processos podem exigir os registros durante o período estipulado de preservação.

As organizações que não podem comprovar ao Fisco os pagamentos que constam nesses registros, correm o risco de precisar pagar novamente, adicionando-se uma multa de 20% sobre esse valor.

Quer saber mais sobre o assunto? Continue acompanhando nosso artigo até o final!

Tempo de armazenamento previsto na legislação

O tempo de armazenamento dos documentos diverge em decorrência da lei que o estabelece e do cunho que ele tem. Assim, são diferentes os períodos para os registros tributários e trabalhistas. Conheça cada um, a seguir, e saiba qual a lei que rege o prazo.

Documentos tributários

• Nota Fiscal: o prazo de guarda do documento é de 5 anos, de acordo com a Lei 5.172, Código Tributário Nacional, Art. 173;
• Nota Fiscal de saída: deve ser mantida pelo prazo de 10 anos, segundo a Lei 8.212, ou Lei Orgânica da Seguridade Social, Art. 46;
• IRPJ: é necessário conservar a documentação por um período de 10 anos, estabelecido no Art. 33 da Lei Orgânica da Seguridade Social;
• DAMEF: a Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal precisa ser arquivada durante 5 anos, segundo o Art. 173 do Código Tributário Nacional;
• IPI / IPVA / ISSQN / ITR / IPTU / ITBI: tais documentos precisam ser armazenado por 5 anos, como prescrito pelo Art. 173 do Código Tributário Nacional;
• LALUR (Livro de Apuração de Lucro Real): precisa ser preservado por 10 anos a partir do último registro feito no mesmo, conforme previsto no Art. 46 da Lei Orgânica da Seguridade Social;
• DAMEF (Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal): tem que ser mantido por 5 anos, prazo determinado pela Lei do Código Tributário Nacional, em seu Art. 173.

Documentos trabalhistas e previdenciários

• documentos previdenciários: segundo os regimentos do Regulamento da Previdência Social, a organização deve manter os arquivos referentes ao cumprimento de suas obrigações legais pelo período de 10 anos;
• documentos trabalhistas: é obrigatório fazer a guarda desses documentos durante 5 anos, nos termos do Art. 7 da Constituição Federal e do Art. 11 da Consolidação das Leis do Trabalho;
• contrato de trabalho: é recomendado que os contratos e os livros de registro de empregados sejam armazenados por tempo indeterminado;
• recolhimento do PIS: os documentos que se referem a esse recolhimento devem ser guardados por 10 anos, de acordo com a Lei 2.052/83, Art. 3 e Art. 10 do PIS-PASEP;
• FGTS: o Art. 23 da Lei nº 8.036/1990 prevê que os registros permaneçam arquivados por 30 anos, porém o Supremo Tribunal Federal pacificou o entendimento de que esse período deve corresponder a apenas 5 anos.

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