Você tem na ponta do lápis o custo de um funcionário? Em um país com uma legislação trabalhista tão complexa e protecionista como a brasileira, dúvidas como essa são comuns, principalmente aos que não lidam diariamente com atividades de Departamento Pessoal ou Contabilidade. Mas é fundamental ter controle sobre tais gastos.

Se a sua resposta à pergunta do primeiro parágrafo do texto foi “não”, acompanhe a leitura deste artigo. A seguir, vamos explicar como calcular o custo de um funcionário para a sua empresa. Confira!

Por que saber o custo de um funcionário?

Toda empresa que está inserida em um mercado competitivo precisa estar atenta ao aspecto financeiro para manter a saúde e honrar as dívidas existentes. Caso contrário, o negócio perde em lucro e rentabilidade.

Mas é preciso lembrar que boa parte dos custos mensais é com pessoal, isto é, o pagamento dos colaboradores e parceiros estratégicos. Então, é necessário considerar o salário, os tributos, contribuições sindicais e outros investimentos estratégicos (como benefício e treinamento) para monitorar as finanças e o sucesso do negócio.

Ao identificar quanto se gasta com cada funcionário, o gestor pode saber se há um retorno financeiro (ROI) compatível e o que pode ser melhorado. Assim, é possível reduzir custos e aumentar a eficiência diária.

Nenhum custo é pequeno demais que não mereça ser considerado. Ao identificar custos não estratégicos ligados à manutenção dos profissionais, torna-se factível encontrar caminhos para reduzi-los ou até eliminá-los. Depois, deve-se investir no que realmente importa, gerar retorno à empresa e motivação ao time de trabalho. Por isso, saber o custo de um funcionário para empresa é muito importante.

Quanto custa um funcionário para uma empresa?

Um dos erros mais comuns na hora de uma nova contratação é levar em conta apenas o valor do salário bruto que será oferecido mensalmente a um colaborador. Antes disso, é preciso que cada custo seja colocado na ponta do lápis e analisado: conseguimos pagar mais um funcionário?

O custo de um funcionário vai além do salário bruto. Os impostos e taxas cobrados podem variar de acordo com os regimes tributários existentes: Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido. Para começar os cálculos do custo de um funcionário, é preciso identificar em qual categoria a empresa está inserida. Vamos conhecer melhor cada regime.

Simples Nacional

É usado por micro e pequenas empresas. Esse regime unifica todos os impostos e tributos da organização em uma única guia de pagamento, que é repassada aos governos municipal, estadual e federal. Tem alíquotas moderadas, se comparadas às cobradas para as grandes empresas, e os valores variam de acordo com a natureza do negócio.

Lucro Real e Presumido

Regime que abrange parcela considerável das empresas nacionais, aquelas que movimentam o mercado com altos valores financeiros. Além dos custos básicos, as empresas nessa categoria pagam uma alíquota chamada RAT (Riscos Ambientais do Trabalho), assim como uma porcentagem ainda maior do INSS Patronal. Há também a cobrança da Alíquota de Terceiros, que apoia programas e órgãos governamentais.

De maneira geral, independentemente do regime tributário ou tamanho da empresa, os principais encargos sociais são:

• 13º salário;
• férias e seu 1/3 proporcional;
• INSS;
• FGTS, com valor anual;
• multas de rescisão;
• vale-transporte e outros benefícios adicionais (como vale-alimentação, plano de saúde e auxílio-creche — todos representam uma porcentagem sobre o valor do salário).

Somando-se tudo o que foi citado, cada funcionário acaba custando para a empresa cerca de 70% a mais do que o valor de seu salário. Para exemplificar, um funcionário que recebe R$ 1.000,00 de salário bruto custa, todo mês, mais de R$ 1.700,00.

Existem ainda os custos chamados de variáveis. Contratações, treinamentos, cursos e certificações, tudo isso é investimento que sai do cofre da empresa. Mesmo não sendo constantes, esses custos devem ser previstos antes de novos funcionários serem contratados, lembrando que, nos primeiros meses, enquanto está na fase de adaptação ao trabalho, o colaborador pode não render tanto quanto o esperado. E não se esqueça: demissões também geram custos.

Afinal, como calcular o custo de um funcionário?

Quanto custa um funcionário para uma empresa? Já ouviu por aí que um funcionário custa mensalmente para a empresa o dobro de seu salário, né? Apesar de estimado, o valor não está tão longe da verdade.

Algumas análises um pouco mais “sofisticadas” afirmam que o custo é 1,7 do salário. Outras falam em quase 3 vezes o salário, dependendo de quanto tempo o colaborador permanece na empresa, da sua necessidade de treinamento e do tempo de adaptação até atingir a produtividade esperada (quanto maior o tempo que o colaborador permanece na empresa, normalmente menor é o seu custo).

Por mais próximos que esses valores possam estar da realidade, nenhum deles expressa quais encargos a empresa paga além do salário do colaborador para que se chegue ao custo de cada um — mas é essencial saber quais são eles para ter uma gestão de Pessoal bem-orquestrada, e evitar passivos trabalhistas, contábeis ou financeiros.

Quer saber exatamente quais são os encargos e suas alíquotas? Eles dependem do regime tributário pelo qual sua empresa opta: Simples Nacional ou Lucro Real/Lucro Presumido. A seguir vamos explicar como calcular cada um:

Simples Nacional 

O Simples Nacional é um regime tributário diferenciado que entrou em vigor em 2007. Optando por ele, micro e pequenas empresas brasileiras pagam impostos municipais, estaduais e federais por meio de uma única guia, e com alíquotas menos agressivas quando comparadas às que pagam grandes empresas.

É importante considerar que dentro do Simples Nacional existe uma variação em algumas alíquotas dependendo da natureza de negócio da empresa em questão.

Para facilitar os cálculos e a compreensão, estamos imaginando um colaborador cujo salário mensal é de R$ 2.000,00, para calcular o custo de um funcionário para empresa optante do simples.

Quais os custos do funcionário?

Cálculo do custo de funcionário para empresa optante pelo simples nacional:

• 8% de FGTS
• 8% de FGTS do valor anual
• Férias
• 1/3 sobre férias
• 13º salário
• Provisão Mensal (Férias + 1/3 sobre férias + 13º + 8% de FGTS anual)/12
• 8% de INSS
• 6% do salário para vale transporte

Custo total por mês: R$ 3.262,22

Sendo as duas últimas alíqutoas os valores a serem deduzidos da folha de pagamento do colaborador:

Para este exemplo, consideramos uma empresa inclusa no anexo I, II e III do Simples Nacional. Há algumas diferenças para organizações do anexo IV do Simples Nacional, como a taxa de INSS (que passa a ser de 20%) e a existência da alíquota RAT, que financia acidentes de trabalho.

Lucro Real ou Presumido

As empresas que não atuam sob regime do Simples Nacional são optantes do Lucro Real ou do Lucro Presumido. São os regimes tributários mais consolidados do Brasil, e englobam as empresas com faturamento superior a R$ 3,6 milhões por ano.

Os cálculos para empresas que optam pelo Lucro Real ou pelo Lucro Presumido são parecidos com os dos optantes do Simples Nacional anexo IV, com a diferença de que contam com o acréscimo da Alíquota de Terceiros (cuja função é financiar programas governamentais como SESC, SESI e SENAI), que, para este exemplo, consideramos igual a 5%.

Custo total por mês: R$ 3.977,78

Veja que, nesse caso, o custo total equivale a quase o dobro do salário. Ou seja, é preciso estar bem preparado.

Custos com treinamentos e benefícios

Existem outros custos que não estão previstos em lei, mas que são essenciais para fazer uma boa gestão de pessoas e assegurar a capacitação dos profissionais. Por exemplo, os custos com treinamento e benefícios.

Atualmente, existem diversas formas de treinamento. É possível fazer a capacitação dentro da empresa, online ou por meio de dispositivos móveis (m-learning), então o custo final também pode variar muito. Mas, em geral, o recomendado é investir periodicamente em programas de qualificação.

Em nível nacional, as empresas oferecem uma média de 21 horas de treinamento por funcionário, tenha por objetivo ficar nesse mesmo patamar ou superá-lo. Agora, isso é mais um investimento que um custo em si.

Por fim, existem os benefícios complementares. Plano de saúde, seguro de vida, assistência odontológica, vale alimentação. Segundo a determinação do sindicato de classe, eles podem ser considerados obrigatórios, o que pode aumentar o custo com um funcionário.

Mas diferente dos tributos citados anteriormente, o treinamento e a gestão de benefícios podem apresentar um elevado ROI (retorno sobre o investimento) à empresa. Isto é, ao investir no treinamento dos talentos e no estímulo por meio de benefícios, a própria organização pode ser beneficiada e obter grandes resultados.

Calcule o Retorno sobre o investimento

O ROI, da expressão em inglês Return over Investment, serve para medir o percentual de retorno sobre determinado investimento, ou seja, a relação entre o capital gasto e quanto isso efetivamente gerou de lucro ou prejuízo. É uma métrica que pode ajudar no controle das finanças de qualquer setor da empresa, inclusive do setor de Recursos Humanos.

Com esse sistema, pode-se reduzir custos e riscos, potencializando o tempo e a colaboração de cada funcionário: a soma dos gastos com cada colaborador pode ser mensurada por ano, mês ou até mesmo hora, bastando dividir os valores totais gastos pelo período escolhido e comparar com os lucros produzidos na mesma época.

Assim, fica mais simples encontrar e analisar o quanto realmente está sendo gasto com cada colaborador. Vale destacar que a precificação por hora é uma maneira bastante esclarecedora de comparar investimentos e retornos. Uma empresa que apura seus gastos constantemente consegue manter-se saudável e em crescimento.

Manter uma política de cargos e salários também pode ser interessante para administrar os custos do funcionário para empresa. Com essa estrutura, é possível acompanhar quanto cada colaborador deve ganhar, além de facilitar na identificação dos gastos em todos os setores, facilitando na hora de investir ou cortar verba.

Veja algumas dicas para melhorar o seu ROI

Apesar de, muitas vezes, parecer que é impossível economizar com os custos do funcionário para a empresa, já que alguns fatores são externos, como os impostos, cabe a cada gestor encontrar maneiras de aumentar os retornos. Dar preferência a funcionários mais produtivos é fundamental, assim como investir para que esses continuem na empresa, evitando uma dança das cadeiras que só gera gastos, o que é chamado de turnover.

Controlar o horário dos trabalhadores, escapando de horas extras e adicionais noturnos, e manter uma política de prevenção contra acidentes de trabalho também são formas de economizar. Ouvir o que os funcionários têm a dizer e dar feedbacks sobre os resultados também pode ser importante na tentativa de aumentar a produtividade e, consequentemente, evitar desperdícios.

Os colaboradores, hoje mais do que nunca, são indispensáveis para o sucesso de qualquer empresa, principalmente diante de seus concorrentes — afinal, ninguém quer perder um talento para outra companhia.

Apesar de todos os gastos que vêm incluídos na remuneração de um colaborador, vale a pena investir para que todos sintam-se motivados e trabalhem de forma produtiva. Querer economizar com os custos do funcionário para a empresa pode acabar saindo caro.

Como otimizar os custos com mão de obra?

Como se pode observar, manter um funcionário não é fácil e pode custar duas ou até três vezes mais que o salário combinado. Isso impacta diretamente os resultados financeiros da organização, tornando-a menos lucrativa e rentável do que poderia ser, também mitiga o nível de competitividade no mercado.

Agora, como otimizar os custos de um funcionário? Há uma série de estratégias que podem ser usadas, como a busca pelo regime tributário ideal ou o investimento na criação de equipes “enxutas”. Confira!

Procure o regime tributário ideal

Em primeiro lugar, é necessário estar de acordo com o regime tributário. Muitas empresas que poderiam estar encaixadas no Simples Nacional não estão — por diversos motivos, como o atraso no repasse de tributos. Em razão disso, essas companhias arcam com custos mais elevados e tornam a relação empregado-empregador mais onerosa.

Diante dessas questões, busque um contador de confiança e avalie se é possível optar pelo Simples Nacional. Também vale a pena descobrir quais impostos trabalhistas podem ser reduzidos ou eliminados para manter a saúde do negócio.

Reduza os custos não estratégicos

Outra tarefa importante é dividir os custos estratégicos (capazes de gerar motivação e produtividade) e não estratégicos (necessário para a manutenção da relação trabalhista).

Uma boa cesta de benefícios representa um custo estratégico, pois gera entusiasmo e impacta positivamente a equipe de trabalho. Já os tributos, como INSS ou contribuição sindical, não passam de obrigações na relação empregado e empregador, com pouco ou nenhum estímulo.

O segredo: invista mais que a concorrência em custos estratégicos e busque reduzir ao máximo os custos não estratégicos. Dessa forma, você conseguirá manter o negócio “enxuto” e os profissionais altamente engajados.

Aposte no modelo de remuneração variável

Uma importante estratégia é atrelar a remuneração à produtividade, pagando mais aos profissionais que produzem mais. Esse modelo de gestão tem base na meritocracia, o fazer por merecer dentro da empresa.

Muitos administradores fazem o oposto e oferecem salários elevados a todos os funcionários, tornando a folha de pagamento robusta. Isso aumenta o total de tributos pagos, deixa pouco espaço para a criação de recompensas financeiras extras e, por consequência, afeta a competitividade da organização.

Nesse caso, o mais indicado é apostar em salários mensais mais baixos (que geram menos tributos) e apostar em recompensas financeiras — como comissão — que permitam aos talentos ter salários diferenciados.

Conte com a ajuda da tecnologia

O recomendado é contar com a ajuda da tecnologia. Com o software certo, o gestor tem eficiência diária e acerto na tomada de decisões, mitigando o número de erros e os gastos desnecessários.

Em resumo, um software de departamento pessoal permite a melhor execução de importantes tarefas à gestão de pessoas, por exemplo, o cálculo da folha de pagamento, a distribuição online de holerites, a administração de benefícios complementares e a gestão das férias de funcionários.

Desse modo, é possível manter tudo em ordem, evitar atrasos no repasse e custos extras com a folha de pagamento. Como resultado, a empresa poderá economizar e investir em tarefas consideradas estratégicas.

Mantenha equipes “enxutas”

Muitas empresas contam com mais profissionais que o necessário, logo, há ociosidade no expediente. Ao entrevistar mais de 38 mil profissionais, a Microsoft descobriu que ao menos 17 horas semanais de trabalho são improdutivas — ou seja, mais de dois dias completos de trabalho são “jogados fora”.

Para eliminar esse problema e otimizar o custo de um funcionário, mantenha a equipe enxuta. Deixe um número pequeno de profissionais em relação à demanda diária, só integre mais gente nova quando perceber que é realmente necessário. Isso obrigará o time a ser mais produtivo e eliminará custos desnecessários.

Enfim, essas são as principais dicas. Ao aplicá-las, você poderá aproveitar melhor cada funcionário e otimizar os custos com mão de obra. Por consequência, o setor de RH e todo o negócio poderão ser beneficiados.

Para ter uma visão mais clara sobre o custo de um funcionário da sua empresa, entre contato com o seu contador ou baixe gratuitamente nossa calculadora de Custo Efetivo de Funcionário clicando no botão abaixo (nela você pode selecionar o tipo de regime tributário pelo qual sua empresa opta e colocar exatamente quanto paga de benefícios como vale alimentação e plano de saúde.

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