Todo empresário sabe que precisa entregar às entidades governamentais a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), não é mesmo? Opa! Nem todos. Alguns não têm conhecimento dessa obrigatoriedade. Estamos nos referindo aos empreendedores que acabaram de adentrar ao mundo corporativo. Para eles, a RAIS pode ser uma novidade. Mesmo que você já saiba do que se trata, é sempre uma oportunidade para se aprimorar.

Criada em 1975, a Relação Anual de Informações Sociais é um mecanismo do governo federal para compreender como se dão as relações trabalhistas em todo o território. Além disso, funciona como base de dados para a elaboração de informações estatísticas. São dados que, quando analisados em conjunto, permitem traçar um panorama da situação do emprego no Brasil.

Com base na declaração das empresas, é possível quantificar a situação do trabalho formal, postos de trabalho criados, número de pessoas demitidas, setores que mais contrataram, principais ocupações, escolaridade dos trabalhadores e muito mais.

Aliás, a RAIS funciona como uma espécie de censo do trabalho. O censo demográfico você conhece, não é mesmo? Ele quantifica a população brasileira de dez em dez anos e permite análises sobre a situação do país. Da mesma forma funciona a Relação Anual, com a única diferença de que os dados são fornecidos ao governo com mais frequência.

Por meio dela, o governo federal também tem registros do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), de arrecadações e concessões previdenciárias, de trabalhadores que vão acessar benefícios trabalhistas e muito mais.

Nesse cenário, a proposta é obter o máximo de informação que possa subsidiar a elaboração de políticas públicas para a área.

Quem tem necessidade de declarar a RAIS?

Todas as organizações com Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) devem declarar a Relação Anual de Informações Sociais. Até mesmo os profissionais liberais ou aqueles que não possuem funcionários devem fazer a declaração. Neste caso, entra em cena a declaração da RAIS negativa.

Por essa declaração, o empresário informa apenas os dados da organização. Para empresas que estiveram inativas durante o ano anterior, a declaração negativa também é obrigatória.

As organizações restantes necessitam preencher as informações completas. São os casos dos empregadores rurais, das unidades empresariais (como filiais e sucursais), dos autônomos que empregaram funcionários, das autarquias, dos conselhos de classes profissionais e até das organizações da sociedade civil.

Quais as informações devem estar presentes na RAIS?

Cada estabelecimento possui uma Relação Anual de Informações Sociais. Portanto, se você possui uma filial e uma matriz, deve fazer duas declarações.

No documento que é entregue eletronicamente, o empregador informa as funções de cada colaborador, o tipo de vínculo de trabalho e as contribuições sindicais patronais. Além disso, a declaração deve apresentar os empregados contratados temporariamente ou não, servidores públicos de todas as esferas (comissionados ou não), empregados de cartórios, entidades sociais e até aprendizes.

Só não aparecem na Relação Anual os empregados domésticos, estagiários, autônomos sem funcionários, ocupantes de cargos eletivos (como deputados, governadores, prefeitos, vereadores) e diretores sem vínculo empregatício para os quais não há recolhimento de FGTS.

No caso de Microempreendedor Individual (MEI), se ele não contratou nenhum empregado no ano anterior à declaração, basta apenas preencher a RAIS negativa. Porém, se ele teve um ou mais empregados, essa informação deve constar na Relação Anual.

Como entregar a RAIS?

Todos os anos, o governo federal abre um prazo para que as empresas possam enviar a declaração. O programa Gerador de Arquivos RAIS (GDRAIS) permite que o usuário importe dados da folha de pagamento ou insira as informações de forma manual.

Cada ano conta com um GDRAIS específico. Então, não dá para utilizar o programa do ano anterior para fazer a declaração deste ano. No entanto, se você quer preencher a RAIS de anos anteriores, é possível acessar um programa específico. Trata-se do GDRAIS Genérico para declarações de 1976 a 2017.

É importante ficar atento, pois a declaração para o ano de 2018 é diferente. Portanto, o gestor ou a pessoa responsável terá que baixar um programa específico para esse ano.

Caso o empregador não cumpra com o prazo determinado para a entrega, ele pode fazer essa declaração em outro período. É válido salientar, no entanto, que essa atitude gera multas. A cada bimestre de atraso, a multa prevista é de R$425,64. Esse valor, no entanto, pode ser maior dependendo da quantidade de funcionários que a empresa emprega.

Além disso, o empresário que fornece informações falsas está sujeito a multas. Nesse caso, os R$425,64 serão cobrados a cada empregado omitido ou declaração equivocada. Portanto, não dá para fugir da obrigação trabalhista de fazer a declaração.

Mesmo após o pagamento da multa, a empresa tem que prestar as informações requeridas ao órgão público competente. Até mesmo as empresas que abriram falência ou que fecharam as portas precisam preencher a RAIS. Por exemplo, se a empresa fechou em 2018, é obrigação do empresário ou da pessoa responsável pelo preenchimento entregar a declaração 2019, informando a data de despedida dos trabalhadores e, ainda, a data de fechamento da empresa.

Como comprovar a entrega da declaração?

Depois de seguir todos os passos anteriores, é hora de comprovar a declaração de entrega da Relação Anual. Após a transmissão de dados, o próprio programa GDRAIS se encarrega de gerar um número de protocolo.

No protocolo de entrega há um número do Controle de Recepção/Expedição de Arquivo (CREA). É esse número que serve para acessar o recibo de entrega da Relação Anual de Informações Sociais. Até cinco dias úteis depois da entrega da Relação Anual o recibo passa a estar disponível.

O processo de entrega é igual para todo mundo?

Empresas que possuem 11 funcionários ou mais devem enviar os dados a partir de um certificado digital que é um mecanismo para garantir confidencialidade e segurança na transmissão dos dados. Esse certificado é obtido a partir de Autoridades Certificadoras e que fazem parte da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP Brasil).

Aliás, o certificado digital só terá validade se estiver no padrão ICP Brasil. Até mesmo as declarações atrasadas de empresas que possuem 11 trabalhadores ou mais devem utilizar um certificado digital. 

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Conteúdo original eGestor

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