De acordo com cada sistema tributário, existe uma série de obrigações acessórias. Sendo assim, é preciso estar atento com as normas do sistema adotado pelo seu empreendimento.

Dentro das finanças da empresa, o pagamento e cálculo de tributos e taxas são algumas das tarefas que requerem mais atenção, tanto aos valores quanto às regras dos órgãos públicos.

Neste post, você vai entender o que são as obrigações acessórias e, mais especificamente, quais delas são tidas como regras dentro dos 3 principais regimes tributários: Simples Nacional, Lucro Real e Lucro Presumido.

O que são obrigações acessórias

Como o próprio nome diz, as obrigações acessórias são procedimentos exigidos pelo regime tributário para fiscalizar o recolhimento dos tributos e a atividade do empreendimento.

Por mais que as obrigações acessórias estejam ligadas ao recolhimento do tributo, que é a obrigação principal, elas não as substituem. Ou seja, não adianta cumprir todas as obrigações acessórias, mas não realizar o pagamento dos impostos na data definida.

As obrigações devem ser declaradas ao Governo, Estado ou Município, sempre de acordo com o tributo ao qual correspondem.

Qual sua importância

Por meio da comprovação do cumprimento das obrigações acessórias, a Receita Federal consegue identificar, com mais facilidade, aqueles que infringem as normas do regime tributário.

Sendo assim, é essencial que a empresa que não quer problemas com a fiscalização organize um planejamento efetivo para se manter em dia com as obrigações acessórias.

Desta forma, o empreendimento pode sofrer prejuízos gerados por taxas de juros e multas. Ao mesmo tempo em que mantém a atividade da empresa em ordem, sem correr o risco de qualquer impedimento da Receita Federal.

Riscos do não cumprimento das obrigações acessórias

Inicialmente, o não cumprimento das obrigações acessórias pode gerar o pagamento de multas e juros ao empreendimento, causando um prejuízo fora do planejado para o orçamento financeiro.

Em casos mais graves, a falta de entrega das obrigações pode resultar na paralisação da atividade do empreendimento pela Receita Federal.

Sendo assim, é extremamente essencial contar com uma gestão financeira organizada e eficiente. Ambos riscos podem afetar, profundamente, a rotina da empresa e até mesmo desfalcar orçamentos futuros.

Obrigações acessórias do Simples Nacional

Como mencionamos anteriormente, as obrigações acessórias variam de acordo com o regime tributário adotado pela empresa.

Assim como o Simples Nacional possui uma modalidade de pagamento diferente dos outros regimes, as obrigações que são exigidas por ele também se diferem do Lucro Real e Presumido.

Na verdade, como o pagamento dos tributos no Simples Nacional é bem mais simples do que nos outros regimes, as obrigações acessórias seguem o mesmo modelo e são poucas, principalmente em comparação com o Lucro Real e o Lucro Presumido.

Conheça as 5 obrigações acessórias do Simples Nacional!

– DEFIS

A sigla DEFIS representa o termo Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais. Como o próprio nome diz, o DEFIZ solicita dados básicos sobre as finanças e impostos da empresa.

No Simples Nacional, o pagamento de todos os tributos é feito por meio de um único documento. Sendo assim, não é necessário declarar o Imposto de Renda do empreendimento.

Neste caso, o DEFIS funciona como uma forma mais simplificada do Imposto de Renda, exigindo informações básicas da empresa, como documentos dos sócios e percentual de participação de cada um no empreendimento.

– DAS

O DAS é a sigla que representa o termo Documento de Arrecadação do Simples Nacional. Ele pode ser considerado como a obrigação principal do Simples Nacional.

Basicamente, o DAS é o documento que reúne todos os tributos que o empreendimento optante pelo Simples Nacional deve pagar.

Nos outros regimes tributários, o empreendedor deve pagar cada imposto aos seus referentes órgãos, com diferentes valores e datas de vencimento.

Sendo assim, o Simples Nacional é o regime tributário mais prático para empreendedor. Entretanto, é preciso consultar os parâmetros do programa para saber se sua empresa se encaixa nele.

– DIRF

Também conhecido como Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte, o DIRF, como o próprio nome diz, tem a função de reportar os valores do empreendimento retidos em fonte.

Caso a empresa possua diversas filiais e cada uma delas possui um valor referente ao DIRF, todos eles devem ser reunidos e declarados pela matriz.

Em caso de descumprimento do DIRF, a multa pode chegar ao valor de R$500,00 para o empreendimento.

– DESTDA

A Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação é um documento que reune diferentes tipos de informações sobre o empreendimento.

Primeiramente, o DESTDA refere-se à divisão do Diferencial de Alíquota entre os Estados de origem e destino.

Além disso, a obrigação acessória diz respeito aos valores destinados ao Fundo de Combate à Pobreza.

Por fim, o DESTDA traz informações referentes ao ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) do empreendimento.

– eSocial

Conhecido como eSocial, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas possui o objetivo de levantar informações sobre os funcionários da empresa.

Sendo assim, por meio do documento, é exigido que o empreendimento ofereça detalhes sobre o pagamento de remuneração, contribuições previdenciárias e, principalmente, informações sobre o FGTS.

É uma forma de fiscalizar as condições de trabalho e remuneração dos funcionários e simplificar a declaração deste grupo de informações para o empreendimento.

Obrigações acessórias do Lucro Real

Como mencionamos anteriormente, o Lucro Real funciona de uma forma bem diferente do Simples Nacional.

Enquanto o outro regime tributário oferece uma guia única de pagamento para que a empresa se mantenha em dia com os órgãos públicos, o Lucro Real exige o pagamento individual de cada taxa.

O valor é calculado sobre a receita anual da empresa, sendo assim, varia de um empreendimento para outro.

Entenda como funcionam as obrigações acessórias do Lucro Real.

– Livro Diário

O livro diário pode ser considerado como um documento bem detalhado, já que ele possui o objetivo de registrar as operações da rotina do empreendimento.

Todos os lançamentos presentes no livro diário devem seguir as Normas Brasileiras de Contabilidade para serem validadas.

Os lançamentos diários devem ser separados em meses para facilitar a organização do documento. Além disso, é essencial anexar documentos eletrônicos impressos no final do livro diário.

– Livro Razão

O livro razão funciona em conjunto ao livro diário, mencionado anteriormente. Basicamente, o livro razão possui o intuito de resumir e totalizar as informações e valores que são apresentados no livro diário.

Da mesma forma, o documento deve seguir as Normas Brasileiras de Contabilidade para ser considerado como válido.

O livro razão também pode ser conhecido como uma espécie de índice para o livro diário, apresentando a visão geral de uma informação que será mais detalhada no outro documento.

– Livro Caixa

Enquanto o livro diário registra todas as operações do empreendimento, o livro caixa se restrita a documentar apenas os pagamentos e recebimentos na conta da empresa.

Sendo assim, o documento geralmente é utilizado pela equipe de contabilidade do empreendimento, funcionando como uma ferramenta de controle do fluxo de entrada e saída das finanças.

Como o livro caixa representa uma informação que já está presente no livro diário, por exemplo, o documento não é obrigatório para todas as empresas.

– Livro de Registro de Duplicatas

Criado para as empresas que realizam comercializações, o livro de registro de duplicatas possui a missão de registrar as vendas que serão pagas dentro de um prazo igual ou maior a 30 dias.

No documento, são registrados detalhes sobre a venda, como informações do comprador, forma de pagamento e possíveis negociações de prorrogação da data de recebimento.

Desta forma, o documento é muito utilizado por comércios e grandes empresas de venda como uma forma de controle das vendas. Além disso, os dados auxiliam a recolher mais informações sobre os clientes e seus perfis.

– Livro Registro de Entradas

Também dedicado para empresas que comercializam produtos, o livro de registro de entradas reúne informações sobre compras de mercadorias e matérias, assim como detalhes sobre fornecedores.

Desta forma, o livro de registro de entradas auxilia na fiscalização das compras da empresa e do pagamento das taxas incidentes sobre esses produtos.

A contratação de serviços de transporte e comunicação referentes aos produtos também deve ser lançada no documento.

– Livro Registro de Inventário

No livro registro de inventário, um período de análise é determinado e, de acordo com a data estabelecida, são reunidas informações sobre os produtos e matérias presentes no estoque.

Sendo assim, o documento auxilia o empreendedor a acompanhar e controlar os números do estoque.

Por outro lado, o livro registro de inventário oferece informações importantes sobre as vendas e compras do empreendimento, mostrando como as vendas se comportam ao longo de diferentes períodos.

– Livro para Registro Permanente de Estoques

O documento é obrigatório apenas para empresas que trabalham com a comercialização de produtos, construção de imóveis e também loteamento de terras para vendas. Sendo assim, outros empreendimentos estão isentos da entrega deste documento.

Basicamente, o documento informa os produtos que estão presentes no estoque do empreendimento. O principal objetivo do documento é funcionar como referência de valor para a comercialização dos produtos.

O livro traz detalhes sobre o produto, mas pode ser extremamente objetivo e intuitivo para facilitar a rotina da equipe e do empreendedor.

– Livro de Movimentação de Combustíveis

O livro de movimentação de combustíveis é um documento extremamente específico, voltado apenas para estabelecimentos que são revendedores de combustíveis.

No documento, são registradas as entradas e saídas do combustível, com detalhe das quantidades e valores. Além disso, é preciso informar o estoque que sobra no fim de cada dia de trabalho.

Esta obrigação acessória é referente ao cálculo do ICMS, assim como a maior parte dos outros itens mencionados anteriormente.

Obrigações acessórias do Lucro Presumido

Por fim, o Lucro Presumido é um regime tributário muito similar ao Lucro Real. Ambos exigem que o pagamento de cada imposto seja realizado individualmente.

Entretanto, a grande diferença entre ambos é a forma como as contribuições são calculadas. No Lucro Presumido, o valor é determinado de acordo com o segmento da empresa e, assim, não sofre alterações.

Descubra quais são as obrigações acessórias deste regime tributário.

– DES

DES representa Declaração Eletrônica de Serviços e ela funciona como uma nota fiscalmensal para as empresas que trabalham com prestação de serviços.

Basicamente, ela declara todos os serviços prestados no mês. Entretanto, o DES só é obrigatório em algumas cidades, como São Paulo, já que funciona como um substituto da nota fiscal.

Sendo assim, é essencial consultar as normas do seu município de atuação para saber como proceder em relação ao DES.

– DCTF

O DCTF ou Declaração de Débitos Tributários Federais é um documento relacionado à competência da União.

Basicamente, o DCTF traz informações relevantes relacionadas a tributos importantes para o Lucro Presumido como IPI, IRRF, CSLL,e IRPJ.

Ele oferece os detalhes referentes a estes tributos e a forma como o empreendimento realiza o pagamento de cada um.

– Contribuições EFD

A obrigação acessória faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e é incluída na declaração do PIS/PASEP e COFINS.

Além disso, ela também faz parte do Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta, mas apenas para as empresas que comercializam produtos ou prestam serviços.

Neste caso, a EFD Contribuições traz informações sobre o CNAE e o NCM do empreendimento.

– SPED Fiscal

Um pouco diferente das outras obrigações acessórias, o SPED Fiscal trata-se de um sistema digital, funcionando como uma forma de organização dos documentos sem a necessidade de arquivar tantos papéis físicos.

Uma outra forma de facilitar a gestão financeira e otimizar o espaço físico do escritório, é adotando um software específico.

O uso do SPED Fiscal respeita as normas de cada Estado, sendo assim, é preciso consultar as regras do seu local de atuação para compreender como o sistema pode ser utilizado da melhor maneira.

Ele é entregue uma vez por ano e pode corresponder à maioria dos livros de registro mencionados anteriormente.

– GIA Estadual

Assim como a maioria das obrigações acessórias, a GIA Estadual (Guia de Informações e Apuração) refere-se ao cálculo do ICMS, em âmbito estadual.

Sendo assim, apenas os empreendimentos que possuem registro estadual precisam entregar o documento para manter a atividade e fiscalização em ordem.

A declaração é eletrônica e engloba tanto as transações estaduais quanto as interestaduais. Tanto empresas que adotam o Lucro Real quanto o Presumido devem apresentar o documento.

– GIA – Substituição Tributária

Funciona da mesma forma que a GIA mencionada anteriormente, entretanto, corresponde ao ICMS-ST.

As operações declaradas no documento são aquelas que se enquadram no regime de substituição tributária.

Sendo assim, apenas as empresas que comercializam produtos que se encaixam nessa categoria precisam entregar a declaração.

– LFE

Conhecido como LFE, o livro fiscal eletrônico é uma obrigação acessória exigida apenas para empresas localizadas em Brasília.

Basicamente, o documento tem o objetivo de informar os valores de ISS ou ICMS para o Distrito Federal.

– SISCOSERV

A sigla SISCOSERV representa o termo Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços, Intangíveis e de Outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio.

Esta obrigação acessória possui a responsabilidade de documentar dados referentes às importações e exportações do empreendimento.

Entretanto, é importante lembrar que o SISCOSERV não aborda as transações de mercadorias, e sim de prestações de serviços.

Obrigações acessórias por atividade

Além de serem divididas por regime tributário, as obrigações acessórias podem ser designadas para atividades específicas de cada empreendimento.

Sendo assim, independente do regime tributário pela empresa, caso ela exerça uma atividade que exige uma obrigação acessória específica, ela deve ser atendida para manter a regularidade do empreendimento.

Conheça duas obrigações acessórias que são ligadas às atividades do profissional, sem relação com o regime tributário.

– DMED

Também conhecido como Declaração de Serviços Médicos, o DMED é um documento exclusivo para os profissionais da saúde, como médicos, psicólogos, dentistas, etc.

O documento deve conter todos os valores recebidos pelo profissional em relação à prestação de serviços.

Como mencionamos anteriormente, se a empresa é optante do Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido, ela deve atender a obrigatoriedade deste documento.

– DIMOB

O DIMOB representa o termo Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias. Ele se refere aos empreendimentos que possuem envolvimento com a venda e aluguel de imóveis.

Sendo assim, na declaração são lançadas todas as vendas, aluguéis e transações feitas pela empresa. O documento é entregue apenas uma vez por ano para a Receita Federal.

Da mesma forma como o DMED, o DIMOB devem ser cumprido pelas empresas do ramo independente do regime tributário pelo qual optaram.

Conclusão

Por fim, é possível compreender que as obrigações acessórias são tarefas necessárias para manter a empresa em dia com a fiscalização.

Entretanto, elas também podem auxiliar a organização dos dados da empresa e também as atividades de rotina.

Cada regime tributário possui diferentes obrigações acessórias, entretanto, algumas atividades específicas também possuem declarações especiais que devem apresentar.

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