Você sabe o que é CAGED? O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, ou CAGED, é um dispositivo legal instituído pelo Ministério do Trabalho e Emprego para controlar admissões e demissões dos trabalhadores sob o regime CLT.

Provavelmente, esse termo não é estranho para quem trabalha no setor de RH ou DP da empresa, não é mesmo? No entanto, muitos não sabem para que serve o CAGED.

Ele é muito utilizado quando se trata de regulamentar a  mão de obra formal no Brasil e é importantíssimo na hora de analisar a economia e o mercado de trabalho. 

Esta, no entanto, é uma tarefa desafiadora: vivemos em um país com mais de 207 milhões de habitantes, segundo dados do IBGE.

Além disso, é fato que a legislação trabalhista no Brasil não é nada simples. Por isso, muitas vezes, os empregadores, gestores e até mesmo os próprios empregados ficam confusos com os processos e burocracias envolvidas neles. 

Para que você não fique perdido nesse emaranhado de informações, separamos um conteúdo super detalhado com tudo que você precisa saber sobre o CAGED! Gostou? Quer conferir mais? Então, continue lendo e fique expert no Cadastro Geral de Empregados e Desempregados.

O que é o CAGED?

Instituído pela Lei n°4923 de 1965, o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, mais conhecido como CAGED, é um registro administrativo do Ministério do Trabalho e Previdência Social que mede a quantidade de admissões e demissões de funcionários em regime CLT.

A base de dados do CAGED inclui a identificação do nome das empresas e dos empregados, assim como informações sobre contratação e desligamento dos empregados. Essas informações são utilizadas em medidas contra o desemprego.

Além disso, vale lembrar que essas medidas são utilizadas com objetivo de conferência de vínculo trabalhista para que sejam providos benefícios como o seguro desemprego para o trabalhador.

Todo estabelecimento que tenha admitido, desligado ou transferido empregado com contrato de trabalho regido pela CLT, ou seja, que tenha efetuado qualquer tipo de movimentação em seu quadro de empregados, é obrigado a emitir dados para o CAGED.

O CAGED pode seguir dois prazos de entrega distintos, dependendo da situação na qual o trabalhador se encontra, conforme a Portaria nº 1.129/2014. Explicamos os detalhes deles logo abaixo:

CAGED Diário

O primeiro prazo de entrega é conhecido como CAGED Diário. Esse prazo se dá caso o empregado esteja em gozo do seguro desempregoou já tenha dado entrada no seu requerimento.

Nessa situação, a entrega do CAGED deve ocorrer no ato da admissão. Assim, quando um trabalhador que está recebendo o seguro desemprego e inicia as atividades trabalhistas em outra instituição, terá o benefício encerrado automaticamente.

Esse prazo do CAGED tem a função de evitar que os trabalhadores continuem recebendo benefícios indevidamente, mesmo após terem iniciado um novo trabalho. Desse modo, é possível economizar o dinheiro dos cofres públicos.

CAGED Mensal

A outra modalidade de prazo é o CAGED mensal. Nessa modalidade, ele deve, por obrigatoriedade, ser transmitido mensalmente, reunindo todas as informações de contratações e rescisões realizadas durante o mês até o sétimo dia útil.

Se o funcionário não está em gozo do seguro-desemprego e também não deu entrada no pedido de solicitação desse benefício, o prazo para envio dessas informações segue a regra normal estabelecida pela legislação.

Quais são os objetivos do CAGED?

O CAGED é um órgão fiscalizador, segundo a legislação que dispõe sobre ele, por isso deve-se frisar que seu objetivo central é fiscalizar a situação do trabalhador formal no Brasil, garantindo o cadastro regular dos trabalhadores vinculados à CLT.

No entanto, o CAGED do Ministério do Trabalho funciona como uma ferramenta com outros objetivos paralelos para aumentar o bem-estar e a qualidade de vida do trabalhador brasileiro.

Uma das frentes de ação do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados é o estabelecimento de medidas contra o desemprego no Brasil, que inclui acompanhar os índices atuais, bem como criar medidas para melhorá-los.

Além disso, o CAGED tem como objetivo acompanhar os processos de admissão e dispensa de funcionários, garantindo que estes estejam em conformidade com a legislação brasileira. 

Outra das funções desse órgão é prestar assistência aos desempregados, incluindo a gestão dos pagamentos do seguro desemprego, garantindo, assim, a boa aplicação dos recursos do governo.

Por fim, outro ponto crucial da atuação do CAGED é a criação de um banco de dados com informações sobre o mercado de trabalho, incluindo índices de desemprego e a composição do CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais).

Qual a diferença entre CAGED e RAIS?

O departamento de Recursos Humanos é, provavelmente, um dos mais burocráticos da empresa. Isso porque ele tem que lidar com diversas obrigações impostas pela legislação brasileira.

Por isso, é natural que os profissionais do RH fiquem um pouco perdidos ao se tratar de termos complexos como RAIS e CAGED. Ambos são requisitados pelo Ministério de Trabalho e Emprego anualmente. Por isso, vamos diferenciá-los em detalhes!

Acima, já abordamos o CAGED e seus objetivos. Em resumo, ele é um cadastro utilizado pelo Ministério do Trabalho para acompanhar admissões e demissões sob o regime de CLT no Brasil. O CAGED é obrigatório e deve cumprir ou um prazo mensal ou um regime diário, dependendo da situação.

Já a RAIS é acrônimo para Relação Anual de Informações Sociais. É um relatório de informações que o MTE solicita aos empregadores em regime anual. De forma simplificada, podemos dizer que é como um censo do emprego formal.

Agora que já sabemos um pouco mais sobre cada um deles, é hora de entender melhor as diferenças entre os dois:

• Quanto ao levantamento: a RAIS é anual, já o CAGED é mensal ou diário;
• Quanto à movimentação de funcionários: a RAIS refere-se a todos os empregados do ano-base, bem como a movimentação mês a mês, enquanto o CAGED fornece apenas movimentação de colaboradores admitidos e desligados;
• Quanto ao tipo de empregado: na RAIS o levantamento considera todo tipo de empregado, já o CAGED considera os em regime CLT.
• Quanto à obrigatoriedade: o empregador precisa fornecer a RAIS negativa caso não possua empregados, enquanto a CAGED só ocorre se houver movimentação.

Como declarar o CAGED?

Por meio do aplicativo disponibilizado no site do Ministério do Trabalho é possível fazer a transmissão dos dados do CAGED eletronicamente. Ali estão apontados todas as informações necessárias para a declaração.

Para empresas com mais de 20 funcionários, é necessário adquirir um certificado digital. Essa aquisição pode ser feita dentro do próprio sistema.

Organizações com menor número de colaboradores estão dispensadas da emissão do certificado digital. Porém, essa prática é recomendada pois garante a segurança e integridade dos dados.

Como fazer a transmissão de dados?

Para prestar as informações exigidas pelo CAGED, é preciso gerar o arquivo da folha de funcionários, selecionando se é o “Caged do mês” ou “Caged do dia”. Preencha os dados solicitados e salve esse arquivo no seu computador.

Depois disso, é hora de transmitir essas informações ao sistema. Acesse o portal Caged, selecione a opção “Analisar Caged”, clique em “Analisar declaração” ou “Analisar declaração com certificado”, clique em “Escolher arquivo” e selecione o formulário preenchido que você salvou. Basta submeter então o documento clicando em “Analisar”.

O sistema vai emitir um arquivo, o recibo que atesta a transmissão dos dados. Imprima e armazene esse recibo para fiscalizações futuras que a empresa possa sofrer.

Quem não deve declarar o CAGED?

Declarar o CAGED é obrigatório quando necessário. No entanto, não é sempre que as empresas se encaixam nessa obrigatoriedade. Tudo depende das movimentações de funcionários no ano.

Segundo o Manual de Orientação do CAGED, elaborado pela Secretaria de Políticas Públicas de Emprego, em 2013, os estabelecimentos que tenham realizados admissões, demissões ou transferências de empregados no regime CLT, devem declarar.

Quem não deve ser declarado?

No entanto, mesmo a empresa sendo obrigada a declarar, há certos tipos de funcionários que não devem estar incluídos no CAGED da empresa devido à forma de contratação. Confira quais são:

• trabalhador, eventual, autônomo ou avulso;
• diretores ou sócios que não possuem vínculo empregatício;
• servidores público com vínculo direto ou indireto com três esferas do governo (municipal, estadual ou federal);
• dirigentes sindicais;
• servidor ocupante de cargo eletivo, quando não optam pelo pagamento de vencimentos por parte do órgão de origem;
• estagiários;
• trabalhador doméstico;
• cooperados;
• trabalhador temporário contratado para atender a uma demanda excepcional interesse público, nos termos da Lei nº 8.745/1993.

Quem deve ser declarado?

Todos os trabalhadores que não estiverem listados nas exceções dispostas acima. Ou seja, todos os empregados contratados por empregadores sob regime de CLT, por tempo determinado ou não, regidos pela Lei nº 9601. 

Vale lembrar que também devem ser declarados no CAGED do Ministério do Trabalho e Emprego os colaboradores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural, aprendizes entre 14 e 24 anos e temporários regidos pela Lei nº 6019.

Qual o prazo para envio do CAGED?

Como o próprio nome sugere, o CAGED diário deve ser transmitido no mesmo dia da contratação ou demissão, e está relacionado ao recebimento do seguro-desemprego.

Quando o funcionário não tem direito ao benefício, as movimentações no quadro de colaboradores da empresa podem ser transmitidas até o dia 7 do mês subsequente.

É importante ressaltar que o CAGED é obrigatório, portanto, o não-cumprimento desse prazo pode acarretar na cobrança de multas sobre a corporação. Os valores variam de acordo com os dias de atraso e o número de funcionários.

Caso não haja uma comunicação sobre da movimentação de empregados dentro dos prazos estabelecidos pelo Ministério do Trabalho e Emprego, a multa tem aplicação automática.

Como resolver o CAGED em atraso?

Para regularizar a situação, a empresa deve acessar o site do MTE e fazer todas as declarações em atraso por meio do aplicativo.

Após a declaração das informações, é necessário fazer o pagamento da multa, calculando o valor devido e emitindo uma DARF (Documento de Arrecadação da Receita Federal), para formalizar a quitação do valor.

Essa multa deve ser paga no mesmo dia da declaração dos dados pendentes.

É importante lembrar que a multa deve ser paga no mesmo dia da postagem. Além disso, é necessário que uma via do DARF seja arquivada com a 2ª via do CAGED para comprovação em caso de fiscalizações realizadas pelo Ministério do Trabalho.

O que acontece quando o CAGED não é declarado?

Se a sua empresa decide omitir ou não comunicar ao Ministério do Trabalho e Emprego as movimentações dos trabalhadores, dentro do prazo estipulado para tal, ela estará sujeita a uma multa automática, segundo a Lei nº 4923/65.

A multa pode chegar a um terço do salário mínimo vigente. Mas é calculada com base na quantidade de dias em atraso e no número de funcionários omitidos na declaração.

Por isso, se a empresa deixar de fazer a declaração por completo, poderá sofrer com uma multa gigantesca que, certamente, prejudicará os cofres da organização sem necessidade.

Quais são os dados coletados pelo CAGED?

Como já vimos, a coleta de informações do CAGED é extremamente importante para a elaboração de pesquisas, análise do índice de desemprego, realização de estudos de mercado e para a melhora nas condições de trabalho do Brasil.

Por isso, imprescindível que todas as informações necessárias para a transmissão do CAGED sejam passadas de forma correta e seguindo os prazos determinados.

Os dados coletados pelo CAGED incluem: 

• identificação da empresa;
• nomes dos funcionários que estão sendo contratados ou demitidos;
• cargos;
• informações gerais relacionadas a esses dados.

Com essas simples informações em mãos, o governo pode implementar programas de incentivo à economia, impulsionando determinado setor, de acordo com as necessidade mapeadas por esse levantamento.

Como acessar o recibo do CAGED?

Acessar o recibo do CAGED é super simples e fácil. Tudo pode ser feito pela própria página do CAGED clicando na opção “Recibo CAGED” e seguindo os passos descritos aqui.

O primeiro passo é escolher tipo de recibo “Autorizado” ou “Estabelecimento”. Feito isso, escolha qual o seu identificador, se é um CNPJ ou CEI. 

Depois disso é muito simples, apenas é necessário digitar o “Identificador” e a “Competência do Recibo”. Em seguida, clique no botão recuperar, assim, irão aparecer os campos “CPF” e “Nome do Responsável”. Digite-os e clique novamente em recuperar. Pronto!

Como ter acesso ao extrato de movimentação processada do CAGED?

Extrato da Movimentação Processada do CAGED é o resultado do processamento das admissões e demissões de cada mês na empresa. Ele fica disponível, para consulta e impressão no site, após o dia 20 de cada mês.

O passo a passo para a emissão do extrato CAGED é idêntico ao do recibo CAGED. A única diferença é que, ao entrar no site, ao invés de clicar na opção  “Recibo CAGED”, é só clicar em “Extrato CAGED” e seguir o passo a passo acima citado.

Para que serve o CAGED?

Os dados informados pelo CAGED são utilizados para a análise e o entendimento da dinâmica do mercado de trabalho, assim como na elaboração de políticas para o setor. Alguns dos principais objetivos do governo com o CAGED são:

Medir o crescimento do emprego no país

É possível saber a situação do mercado formal no país. Mensalmente, pode haver um saldo positivo.

Isso acontece quando o número de contratações é maior do que o de demissões, o que implica em crescimento no mercado. Por outro lado, se ocorrem mais demissões do que admissões, isso revela uma contração no mercado de trabalho.

Fiscalizar o pagamento do seguro-desemprego

Consultando o CAGED, o Ministério do Trabalho verifica os cidadãos que estão recebendo o seguro-desemprego, por quanto tempo estão recebendo, e confere se há alguém que esteja recebendo indevidamente o benefício.

Quando uma pessoa que recebe o benefício é admitida por uma empresa, isso é informado pelo CAGED e o Seguro-Desemprego do novo funcionário é logo cancelado.

Servir como base de estudos para a elaboração de políticas públicas

O CAGED é usado para gerar estatísticas e realizar estudos sobre o mercado de trabalho.

Ele serve como base para o estabelecimento de políticas e programas de subsídio ao emprego. Como por exemplo, a concessão de incentivos às empresas, assim como para a formulação de outras Políticas de Emprego e Salário.

Um exemplo recente foi a isenção de impostos que permitiu o aumento das vendas, como medida para combater a demissão em massa do setor automobilístico.

Por que o certificado digital é importante?

Com o aumento do envio de informações sensíveis e importantes pelo ambiente digital, é importante garantir que elas estejam seguras e que os dados que cheguem ao destino sejam confiáveis e verdadeiros.

Por esse motivo, é imprescindível o uso de um certificado digital para enviar suas informações sem ter maiores dores de cabeça.

Vale lembrar que o certificado é obrigatório para todas as empresas que possuírem 20 ou mais trabalhadores e tenham que transmitir a declaração CAGED. A obrigatoriedade também inclui os órgãos da Administração Pública.

Para empresas com menos de 20 funcionários, o uso do certificado é facultativo. Porém, se você deseja estar seguro sempre, ele é mais do que recomendado e tem um custo muito baixo!

O certificado é ainda mais importante ao considerarmos o departamento de contabilidade da empresa. Isso porque ele permite que os contadores tenham acesso a várias ações e funções, como acesso ao módulo de assistência à homologação de rescisões de contrato de trabalho.

E quando há erros nas informações do CAGED?

Se por acaso as informações emitidas pelo CAGED tiverem dados cadastrais do colaborador desatualizados ou incorretos, isso pode causar dores de cabeça tanto para a empresa quanto para o funcionário. 

Erros ao informar o número PIS na admissão do funcionário impedem o seu recebimento do abono do PIS. Se no CAGED diário uma demissão for emitida com algum erro no PIS, a pessoa não conseguirá receber o seguro-desemprego.

Em ambos os casos, o erro pode gerar processos por danos morais contra o empregador. Por isso, todo processo deve ser feito com máxima atenção!

Se por acaso a empresa falha ao informar a data de admissão de um novo funcionário e a pessoa faz o saque de seguro-desemprego mesmo já estando empregada, a empresa deverá pagar uma multa dessa parcela com encargos, ficando sujeita também à punição por fraude.

Quando ocorrerem erros, a opção “Acerto” do CAGED permite reparar as falhas cometidas nas declarações já entregues. Entretanto, a correção será processada sempre na competência seguinte. Ou seja, quando for entregue o arquivo “Acerto”, a declaração gerada anteriormente será substituída por esse novo documento.

Agora deu para entender a importância do envio das informações corretas e dentro do prazo para o CAGED, não é mesmo?

Ter um cadastro atualizado dos funcionários, com as informações centralizadas e acessíveis, pode fazer toda a diferença na hora de cumprir com as obrigações legais e trabalhistas da empresa.

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O post CAGED: Você sabe o que é? Saiba para que serve e como funciona apareceu primeiro em Jornal Contábil Brasil – Notícias do Brasil e do Mundo.