A folha de pagamento — ou FOPAG — é uma atribuição trabalhista de qualquer organização brasileira. O documento pode abranger diferentes períodos — semanas, quinzenas ou meses — e normalmente é dividido em proventos, descontos e bases.

Para saber como contabilizar a folha de pagamento, é necessário reunir os valores referentes a férias, 13º salário, aviso prévio e impostos como INSS e IRRF, associados à folha de pagamento.

Além disso, existe também o chamado “Princípio da Competência”, que, na contabilidade, representa a contabilização dos salários no mês da referida competência, mesmo que o pagamento devido seja efetuado posteriormente, já que os salários geralmente são pagos no 5º dia útil do mês subsequente ao da folha.

Quando se trata de férias ou 13º salário, os valores são apropriados também obedecendo ao regime de competência.

Ficou confuso com todas essas informações? Não se preocupe. Neste texto, você vai aprender de forma definitiva como contabilizar a folha de pagamento corretamente na sua empresa. Continue a leitura e tire todas as suas dúvidas.

O que é classificação contábil?

Qualquer operação monetária realizada em uma empresa, seja compra, venda, despesa, receita etc., deve ser inserida imediatamente na contabilidade, sendo classificada de acordo com sua natureza, seguida de seu respectivo valor. Na folha de pagamento, ocorre o mesmo processo. Classificação contábil, portanto, é o ato de organizar cada uma das operações e sua consequência no patrimônio da empresa.

Os salários e seus encargos pagos são classificados como despesas operacionais quando se referem a funcionários de áreas comerciais ou administrativas. No caso de os colaboradores atuarem na área produtiva ou de execução dos serviços que a empresa oferece, eles serão classificados como custo de produção ou de serviços, dependendo do caso.

Lembra-se de que, no início do texto, citamos as divisões da folha de pagamento? Vamos agora entender o que é cada uma.

Proventos

Proventos representam todo o lucro resultante das atividades da empresa que são compartilhados com todos os empregados. Nessa parte da folha de pagamento, pode-se incluir tanto os benefícios pagos pelo trabalho, salário e hora extra, por exemplo, como os pagos por meio de programas governamentais.

Descontos

Já nessa parte da FOPAG, ficam reunidos os descontos realizados no pagamento do funcionário. Podem ser descontos legais, como INSS e IRRF, ou aqueles gerados pelo trabalho do colaborador, como faltas ou atrasos. O pagamento final, portanto, deve ser calculado subtraindo-se o valor dos descontos do valor dos proventos.

Bases

Esses são os valores sobre os quais serão aplicadas as alíquotas, a fim de se calcular qual será o tributo pago. Esses dados são importantes porque nem todos serão contabilizados — alguns estão na folha de pagamento apenas para demonstração de cálculo, como o INSS patronal, bases para o FGTS e para o INSS, entre outros.

Como contabilizar a folha de pagamento?

Para administrar uma empresa, é necessário que todas as áreas se mantenham integradas e trabalhem para a prosperidade do negócio. Sendo assim, não basta apenas planejar cada passo futuro — organização e controle também são fundamentais, e uma folha de pagamento feita corretamente é indispensável no caminho até o sucesso.

Agora que você já entendeu como contabilizar a folha de pagamento, vamos simplificar e mostrar como esse processo pode ser feito na sua empresa, citando o que deve ser incluído em cada uma das partes. Pegue o lápis e o papel, pois vamos praticar cada passo e listar cada item.

Tanto a contabilização da folha de pagamento como a entrega dos recibos de pagamento são obrigatórias em qualquer tipo de empresa. Não existe um modelo oficial de FOPAG, mas o documento deve ser feito de maneira que nenhuma legalidade seja prejudicada, incluindo os registros financeiros de cada funcionário.

Toda folha de pagamento deve conter o nome e o cargo dos funcionários; valor do salário; frequência; forma e data de pagamento; nome das funcionárias que estão recebendo salário-maternidade, quando for o caso; parcelas integrantes ou não do salários; descontos legais e as quotas do salário-família de cada colaborador. Todas as informações devem vir representadas por valores numéricos.

Dessa forma, em primeiro lugar são dispostos todos proventos além dos salários, assim, esses valores são correspondentes a:

• indenização de aviso prévio e férias;
• pagamento de abonos do salário-maternidade e família;
• e quitação do 13º salário.

Em seguida, aparecem os descontos referentes ao adiantamento do salário e dos encargos e impostos — INSS sobre salários e atrasos, a contribuição sindical e o IRRF sobre salários.

Na segunda parte, aparece o que pode conter na demonstração do INSS, como os valores sobre a remuneração, 13º salário, o que é devido pela empresa e descontado dos empregados, além do salário-família e maternidade. Por fim, pode-se encontrar as parcelas que incidem sobre a folha e também a contribuição do Fundo de Garantia sobre o 13º salário com rescisão.

Informações complementares

Algumas informações complementares são importantes na hora de fechar a folha de pagamento, por exemplo: rescisão de contrato de trabalho por dispensa sem justa causa; contribuição ao FGTS sobre os salários e valores devidos na rescisão, assim como os depósitos feitos; adiantamento de salário; entre outros. Pronto, você já sabe como contabilizar a folha de pagamento.

Passo a passo para organizar as informações

Seguindo uma ordem já preestabelecida, as informações para a FOPAG podem ser ainda mais facilmente coletadas, agilizando o processo de contabilização:

1. classificação do funcionário;
2. análise das horas de trabalho;
3. desconto de encargos e impostos;
4. cálculo do FGTS;
5. dedução de benefícios legais.

Administrar uma empresa não é tarefa fácil, mas todos os trâmites podem ser aprendidos. Você pode começar agora, mesmo que manualmente, a organizar seus lançamentos — depois, pode trabalhar com softwares de contabilidade desenvolvidos para isso, e assim seus balanços vão fechar mais facilmente. Sabendo como contabilizar a folha de pagamento, você pode também usar os princípios em outros balanços contábeis.

Ademais, com o auxílio de uma planilha de cálculo de FOPAG, a sua rotina administrativa pode ser ainda mais fácil, pois, dessa forma, você saberá calcular corretamente o custo real de seus empregados e ainda poderá conferir os principais itens de sua folha de pagamento.

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