Se você é um profissional que trabalha com Recursos Humanos, é muito provável que já tenha ouvido falar a respeito do Onboarding.

Quando uma empresa realiza um processo de contratação de um novo funcionário, um dos maiores desafios tende a ser a integração deste novo colaborador com as equipes que já existem na organização e, quando esse processo não acontece ou é feito de maneira errada, há o risco de que o profissional recém admitido tenha dificuldades de entrosamento com seus colegas e de assimilar os processos internos e a cultura interna da empresa.

Contar a história da organização, reforçar a cultura organizacional e apresentar o novo colaborador a seus novos colegas de trabalho faz parte do processo de onboarding e é essencial para a construção de uma relação positiva entre novos funcionários com a empresa, além de tornar todo o processo de adaptação muito mais fácil.

Sabemos que muitas empresas não conhecem o processo de onboarding ou não tem uma forma estruturada para realizar essa integração entre novos colaboradores e o restante da organização, mas a mywork está aqui para ajudar!

Nesse artigo você vai encontrar todas as informações essenciais para a compreensão do processo de onboarding e as melhores dicas para implementar esse processo na sua empresa.

Quer saber mais? É só continuar com a leitura!

Afinal, o que é onboarding?

“Onboarding” é um termo de origem inglesa, que significa “embarque” ou “embarcando” e foi atribuído ao processo de integrar novos funcionários com os diversos pilares da organização justamente porque o novo colaborador está “embarcando na empresa”.

O onboarding, portanto, trata-se da integração do funcionário à nova realidade de trabalho através de uma série de processos de apresentação à cultura organizacional, aos novos colegas, às rotinas da empresa e às novas atividades que deverão ser realizadas por ele.

Geralmente, o onboarding é feito logo após a contratação, pois é mais fácil engajar e orientar o colaborador logo no início de sua jornada na empresa.

Tudo isso tem como o objetivo promover uma maior socialização entre o novo trabalhador e às demais equipes, bem como alinhar rotinas e valores e facilitar a adaptação ao novo cargo.

Resumindo: o onboarding é a integração dos novos colaboradores da empresa com conhecimentos, habilidades e comportamentos necessários para que possam, de fato, fazer parte da equipe.

Qual a importância do onboarding para a empresa e para o colaborador?

Muitas empresas ainda ignoram a necessidade de um processo de onboarding bem estruturado, optando por fazer apenas uma breve apresentação da empresa e dos colegas que trabalharão diretamente com o novo colaborador. 

Essa é uma decisão crítica para a gestão de RH das organizações, principalmente porque o mercado se torna cada vez mais competitivo e os profissionais buscam empresas que oferecem boas condições de aprendizado, crescimento e relações de trabalho.

Realizar um processo de integração adequado é uma forma de valorizar o capital humano da empresa e promover a retenção de talentos que entram para o time.

A partir do momento em que um novo colaborador é contratado, dá-se início a um processo de adaptação que pode variar muito dependendo das condições em que acontece.

É preciso inserir o profissional nas rotinas da empresa, pois isso contribui para a manutenção de um bom clima organizacional e evita a rotatividade entre novos contratados, já que o profissional que se sente acolhido e satisfeito tende a não deixar seu cargo tão cedo.

Ao estruturar uma boa estratégia de integração, o setor de RH passa a contar com ferramentas e ações para engajar os novos funcionários desde o momento da contratação e, ao final do processo de onboarding, o colaborador já está mais integrado com as rotinas internas do que estaria se tivesse apenas sido apresentado ao restante da equipe, por exemplo.

Isso faz uma grande diferença na adaptação e ajuda o profissional a se aproximar de seu máximo potencial.

Quais as vantagens proporcionadas pelo onboarding?

Agora que você conhece a importância do processo de onboarding, vamos falar sobre algumas vantagens que essa prática, quando bem feita, pode proporcionar para a empresa e para o funcionário.

Retenção de talentos

Este é um dos principais benefícios gerados por um bom processo de integração.

Reter profissionais talentosos que entram para o quadro de funcionários da empresa é uma das prioridades de qualquer organização, pois é cada vez mais necessário criar atrativos para os colaboradores que se destacam.

A organização deve sempre promover o alinhamento dos valores da empresa e o bom engajamento e entrosamento das equipes, além de oferecer uma remuneração adequada e benefícios compatíveis com o mercado, e isso é muito mais fácil quando a integração é feita desde o primeiro contato do profissional com a empresa. 

Construir uma boa primeira impressão e reforçá-la ao longo do processo de onboarding gera um clima organizacional positivo e promove o bem-estar dos colaboradores.

Aumento do engajamento

O processo de integração contribui para o aumento de engajamento dos colaboradores, pois aqueles que são orientados e entendem desde o início os valores e propósitos da empresa, bem como seu papel no cumprimento das missões organizacionais, sentem-se motivados e tendem a entregar melhores resultados.

Alinhamento cultural 

Por educar os novos colaboradores a respeito da missão e da cultura da empresa, o processo de onboarding já elucida boa parte das expectativas da empresa a respeito do desempenho e comportamento do colaborador, o que agiliza processos e ajuda a evitar erros comuns.

Redução do índice de turnover

O onboarding também é importante por auxiliar na redução do índice de turnover, que é a taxa de rotatividade nas empresas.

Quando feito desde o primeiro contato do colaborador com a empresa, a tendência é que a satisfação e a sensação de acolhimento do profissional sejam altas, o que contribui para sua permanência na organização.

Crescimento do negócio

E claro, como um dos objetivos do onboarding é motivar o novo colaborador, esse é um dos primeiros passos para guiar o profissional em direção à rotinas que fazem parte do crescimento do negócio, colocando este colaborador como parte integral desse processo.

Profissionais que são altamente motivados e engajados com as atividades da empresa tendem a contribuir muito para o crescimento dos negócios.

E quais são as melhores práticas de Onboarding para implementar na empresa?

Bom, não podemos deixar de falar um pouco sobre as estratégias mais frequentemente aplicadas em processos de integração pelas empresas brasileiras, certo?

A seguir, você vai encontrar um conjunto de dicas e exemplos de como realizar um processo de onboarding de qualidade desde o momento da contratação do novo colaborador até um ano depois.

Vamos lá?

Deixe tudo muito claro no momento da contratação

Receber a notícia da contratação é um momento extasiante para qualquer trabalhador, sem dúvidas!

É nesse momento que informações a respeito de salários, benefícios e seus eventuais descontos, data de início no novo cargo, atribuições do cargo, período de experiência, entre outros, devem ser especificadas e refinadas juntamente ao colaborador, para que todas essas questões sejam alinhadas de maneira correta. 

Todas essas informações, além de serem apresentadas para o colaborador, devem ser especificadas em contrato e podem ser encaminhadas ao profissional por e-mail.

É nesse momento, também, que deve ser agendado o começo da jornada de trabalho do profissional, preferencialmente numa segunda-feira.

Assim, a empresa terá tempo hábil para apresentar o dia a dia de suas operações e atividades ao novo funcionário, proporcionando um mergulho nos valores da companhia.

Todos os conceitos básicos para o início da relação trabalhista devem ser acertados antes do primeiro dia de trabalho, logo, é interessante enviar um e-mail animado para o candidato selecionado, de modo a aumentar o entusiasmo pelo início da nova jornada.

Torne o primeiro dia de trabalho especial

Proporcionar algum momento especial no primeiro dia de trabalho e um colaborador recém-contratado pode ajudar a aumentar a sensação de acolhimento diante de um cenário desconhecido, ajudando no processo de integração do profissional com a empresa.

Muitas empresas optam por oferecer um pequeno presente para novos colaboradores como uma forma de recebê-los, por exemplo, mas a criatividade é o limite! 

O importante é desmistificar o primeiro dia no trabalho, aliviando a tensão do novo colaborador e ajudando-o a conhecer a empresa de maneira a gerar identificação.

É interessante, também, que um cronograma seja feito para mostrar as etapas da integração do novo colaborador.

Assim, o funcionário saberá exatamente o passo a passo do processo de Onboarding e o departamento de RH terá controle sobre toda a jornada de integração, além de ter a chance de reavaliar o processo constantemente.

Oriente sobre a cultura da empresa

Além das especificações sobre a jornada de trabalho, o salário, benefícios e outros pontos apresentados anteriormente, é imprescindível que o novo colaborador seja constantemente orientado a respeito da cultura da empresa, principalmente no início de sua jornada na organização.

Manter o alinhamento a respeito de como o trabalho deve ser realizado, sobre regras e expectativas de postura e resultados é fundamental para o sucesso de qualquer processo de integração.

Organize processos de treinamento

É preciso que o novo colaborador tenha conhecimento a respeito de todas as rotinas às quais será submetido durante o processo de integração e isso inclui possíveis treinamentos que deverão ser feitos dentro da empresa.

Os treinamentos formais da organização devem estar previstos no cronograma de onboarding para que o profissional tenha em mente não apenas datas, mas um panorama de todas as atividades que precisará cumprir.

Apresente o colaborador aos colegas

Durante a primeira semana de integração, o novo colaborador deve ser apresentado aos demais funcionários da empresa, principalmente às equipes e profissionais com quem ele trabalhará constantemente.

Todo esse processo é importante para que o funcionário conheça as pessoas e as situações que irá se deparar durante sua rotina de trabalho.

Aproximar o novo colaborador de equipes que já estão há mais tempo na empresa também é uma forma de promover o engajamento entre diferentes perfis, o que contribui para a troca de conhecimentos e habilidades entre os profissionais.

Esse processo é fundamental para a oxigenação de ideias e projetos dentro da empresa.

Monitore o processo

Como você deve imaginar, o processo de onboarding não termina após a primeira semana de trabalho do novo colaborador.

Pelo contrário!

O onboarding é um processo de longo prazo, que consiste em avaliar o desempenho do funcionário que é contratado e identificar pontos fortes e pontos que podem ser melhorados em suas atividades e seu perfil de trabalho.

É importante que o departamento de RH tenha um cronograma de acompanhamento bem estruturado para o onboarding.

É comum usar marcos de 30, 60, 90 e 120 dias de trabalho para acompanhar a evolução do profissional e, geralmente, o processo é dado como encerrado após 1 ano da entrada do colaborador.

Use a tecnologia como aliada

Há uma série de ferramentas que podem tornar o processo de onboarding e seu monitoramento mais fácil, contribuindo para a avaliação de métricas de desempenho e mensuração de resultados dos colaboradores contratados.

As ferramentas de people analytics podem auxiliar no acompanhamento do perfil comportamental dos funcionários que são selecionados para cargos na empresa e sistemas de gestão de departamento pessoal são fundamentais para o monitoramento de situações fundamentais no dia a dia da gestão de pessoas. 

Um exemplo desses sistemas de gestão é a mywork, que permite que os gestores de RH acompanhem, em tempo real, os pontos batidos pelos colaboradores, atrasos, faltas, abonos, horas extras, etc, tudo através de um sistema completo e intuitivo que pode ser contratado por empresas de qualquer tamanho. 

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Por: Beatriz Candido Di Paolo

Fonte: My Work

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Fonte: Jornal Contábil
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