É necessário que toda empresa tenha controle da jornada de trabalho dos seus funcionários, esse controle é feito por meio da folha de ponto. 

Nesta folha constam todos os horários da jornada de trabalho, como o registro de entrada, saída e pausa. 

Esta tarefa exige muito tempo, pois, esse processo é demorado e necessita de muita atenção e por isso é comum que o setor responsável pela folha de pontos busque por soluções para otimizar este processo. 

Se você tem dúvidas sobre este assunto e quer encontrar soluções mais fáceis e eficazes para a sua empresa, sugiro que continue lendo nossa matéria para tirar todas as suas dúvidas.

O que é folha de ponto? 

Este documento Também é conhecido como livro de ponto, nele  consta todos os registros de horários de cada funcionário da empresa, esses registros são importantes para fazer o fechamento da folha de pagamento. 

É através desta folha que o setor responsável por administrar este documento será capaz de identificar situações de atraso, funcionários que não fazem pausas ou que não retornam das pausas no horário certo, faltas injustificadas e até mesmo horas extras. 

O que diz a CLT sobre a folha de ponto? 

Para algumas empresas este documento é obrigatório de acordo com o Art. 47 do Decreto Lei n° 5.452/43 da CLT, toda empresa com mais de 20 funcionários deve ter um registro de entrada e saída de seus colaboradores.

Veja!

“§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).”

A folha de ponto é uma segurança para o trabalhador e para empresa no caso de processos trabalhistas.  

Se a sua empresa não possuir um controle sobre este documento, o funcionário pode entrar na justiça com um processo trabalhista contra o empregador.

O livro de ponto pode ser preenchido por um funcionário e por isso o RH tem a responsabilidade de orientar esse funcionário durante o processo, se houver alguma dúvida. 

No final de todo mês o responsável do RH ou DP deve entregar o documento ao empregado para que ele possa assinar  no fim de todo mês trabalhado.

Este documento é de caráter jurídico que deve ser guardado pela empresa. 

Ressaltando que o empregado é obrigado a assinar este documento, caso contrário ele pode receber uma advertência. 

Tenha uma folha de ponto feita de forma correta para manter o controle dos horários de todos que trabalham na empresa. 

O livro de ponto deve estar organizado e em dia, para evitar que no final do mês o RH ou DP não gaste muito tempo para conferir as informações e entregar para o funcionário assinar. 

Como fazer uma folha de ponto

O mais importante é que você siga as leis vigentes na CLT, pois, são vários métodos para manter o controle de ponto, alguns são mais simples e outros mais complicados. 

Tenha cautela na hora de escolher, para que atendam todas as necessidades da empresa e de seus funcionários. 

Quais são os modelos de folhas de ponto?

• Folha de ponto manual 

O próprio nome já diz, é feito de forma manual, sendo assim o funcionário registra seus horários de forma manuscrita. 

A folha de ponto manual é conhecida por ser mais prática e acessível, mas na maioria das vezes o barato acaba saindo caro, pois a chance de erros ou fraudes é maior. 

• Folha de ponto mecânica 

Esta opção é mais prática e segura, pois, na folha de ponto mecânica é usado um relógio de ponto cartográfico.

Quando o trabalhador vai registrar sua entrado ou saída, ele insere o cartão no relógio de ponto, a vantagem deste documento é porque tem poucas chances de apresentar rasuras, pois, é o relógio que faz as marcações de horário. 

A única desvantagem é que no final de todo mês o setor responsável deve transferir manualmente as informações contidas no cartão de ponto. 

• Planilha folha de ponto 

Uma dica para te ajudar a organizar a folha de ponto, é utilizar a planilha, pois, ela tem a função de facilitar toda a burocracia de manter o controle do registro de ponto. 

A planilha realizará os cálculos de forma automática por possuir fórmulas prontas que tem opções de calcular as horas trabalhadas dos colaboradores.

• Folha de ponto digital 

Este documento é o mais seguro, este método é moderno, pois, utiliza um controle de ponto digital 

Ele é um sistema alternativo para o controle de jornada dos funcionários e para isso ele disponibiliza que o registro seja feito a partir de uma plataforma de controle de ponto totalmente digitalizada. 

É possível também que o funcionário faça a marcação de ponto por um smartphone, tablet ou computador, dispensando o uso de um relógio de ponto fixo na empresa e imediatamente os dados aparecem em tempo real na tela do gestor. 

Quais são os cálculos envolvidos na folha de ponto? 

• Apontamento de horas;

• Horas extras;

• Horas noturnas;

• Intervalo de intrajornada. 

É necessário que o RH ou DP tenham todos esses registros organizados, caso contrário a dificuldade para a realização desses cálculos só vai aumentar. 

• Apontamento de horas 

Este é o processo final do fechamento de ponto, nesta etapa é calculado todos os dias de trabalho do empregado, conseguindo extrair as informações dos horários e verificar qual foi o tempo da jornada de cada colaborador, podendo ter um visão do que é hora extra, atraso, faltas, entre outras informações. 

• Horas extras 

Primeiramente é preciso descobrir o valor da hora comum, veja a fórmula: 

Hora comum= salário/ horas trabalhadas por  mês (220h)

Logo é necessário descobrir qual é o valor de acréscimo que o trabalhador tem direito, pois esse valor pode variar, para os dias de semanas e sábados a hora extra precisa ser remunerada com um acréscimo de 50%.

Quando for horas extras de domingo e feriados, o acréscimo é de 100%, o dobro de valor da hora comum. 

Portanto o cálculo para um acréscimo de 50%, ficaria desta forma: 

Hora extra com 50% = hora comum x 1,5

Para o cálculo de 100%, a fórmula altera um pouco, pois você deve multiplicar a hora comum por 2. Entenda!

Hora extra com 100%= hora comum x2

• Horas noturnas 

Para os trabalhadores que cumprem sua jornada de trabalho durante o período das 22h e 5h, tem um adicional noturno de 20% sobre o valor de sua hora extra diurna. 

Para calcular a  hora extra noturna com o adicional, é preciso acrescentar o acréscimo  de 50% e só depois adicionar os 20%.

Portanto o cálculo ficará da seguinte forma: 

Hora extra noturna= valor da hora extra comum x 1,2 

Hora extra noturna= (valor da hora comum x 1,5) x 1,2

• Intervalo intrajornada 

Este intervalo é a pausa que o funcionário deve fazer durante a sua jornada de trabalho, como, almoço. 

Em algumas empresas é permitido que o funcionário faça pausas para descanso também. 

• Cálculo intrajornada: 

Se o funcionário tem duas horas de almoço, mas precisou retornar uma hora antes, nesta situação a hora que o trabalhador não usou para pausa deve ser paga como hora extra, com acréscimo de 50%. 

Cálculo da folha de ponto 

Essa atividade precisa ser feita com bastante atenção para que não aconteçam erros. 

O cálculo da folha de ponto deve conter as informações de início de jornada, saída para pausa, retorno da pausa e fim de jornada.

Ressaltando que um funcionário registrado na CLT precisa trabalhar 44 h semanais e 220 h mensais. 

Entenda!

Início da jornada: 8h

Saída para pausa: 12h 

Retorno da pausa: 13h

Fim da jornada: 17h

Para fazer o cálculo das horas trabalhadas você deve subtrair a hora de saída para pausa e início da jornada: 

12h – 8h= 4h

Logo em seguida, subtraia o fim da jornada com o retorno da pausa:

17h – 13h = 4h 

Ou seja, 4h+ 4h= 8 horas trabalhadas. 

Principais cuidados da folha de ponto 

Preparamos uma lista com os erros mais comuns, pois, uma empresa precisa ter sempre a folha de ponto de seus funcionários em dia.

Veja a seguir!

• Armazenamento

• Segurança

• Rasura

• Erros de cálculo 

• Armazenamento 

É primordial que a folha de ponto seja armazenada com cuidado, pois, este documento pode ser usado para comprovar alegações em possíveis processos trabalhistas.

• Segurança

A maioria das empresas ainda arquivam as documentações em pastas em salas e esta não é uma forma mais segura, é essencial guardar a folha de ponto em locais seguros onde não aconteça nenhum tipo de fraude. 

• Rasura 

O que mais acontece em folhas de ponto manual é rasura, todo funcionário faz alguma marcação errada e acaba rasurando para corrigir. 

Este ato é considerado uma violação e pode gerar uma reclamatória trabalhista. 

Por isso oriente seus funcionários para preencher com atenção. 

• Erros de cálculo

Essas falhas podem afetar a remuneração do trabalhador, portanto na hora de fechar e retirar os apontamentos é preciso ter muito cuidado com os cálculos de jornada. 

Conclusão 

Podemos finalizar esta matéria, concluindo que a folha de ponto é um documento muito importante para qualquer empresa, independente de seu porte, por isso esteja atento as nossas dicas para evitar problemas para sua empresa. 

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Por Laís Oliveira 

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Fonte: Jornal Contábil
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