Para manter um negócio dentro da lei, é imprescindível registrar e guardar todos os documentos que são importantes e obrigatórios. Caso a sua empresa não mantenha toda a papelada em dia, pode ser auditada, correr o risco de receber uma multa ou até ser fechada.

Diariamente são impressos e expedidos diferentes documentos em uma organização. Além disso, um documento emitido na fundação precisa ser conservado por todo o tempo de atuação.

Assim, é fundamental manter todos os documentos de empresas organizados, a fim de garantir a segurança do negócio. Ter a documentação em dia já é meio caminho para uma boa gestão financeira e contábil. 

Quer saber quais os documentos que são imprescindíveis no início de uma empresa? Vamos esclarecer. Acompanhe!

O que são os documentos legais e os documentos contábeis?

Vamos lá, primeiro você precisa saber que a gestão empresarial diária deve lidar muito bem com dois tipos de documentos: documentos contábeis e legais. Mas o que significa isso? Quais as diferenças?

Pois bem, os documentos contábeis são um registro de um fato que aconteceu na empresa. Eles são um arquivo que registra um fato. Para cada serviço, uma fatura, para cada recibo de pagamento, e para cada contrato é criado um contrato. 

Já os documentos legais lidam com registros que devem cumprir com as leis e normas nas esferas federais, estaduais e municipais. 

Os principais documentos legais são: Cartão do CNPJ, inscrição estadual e municipal, autorização de funcionamento, relatório anual de informações sociais (informações E-Sociais), certificado digital e contrato social. 

Vamos explicar sobre cada um a seguir.

Alvará de funcionamento

Ele verifica que os regulamentos municipais e de outras autoridades são cumpridos a fim de obter uma licença comercial. 

Uma licença comercial mostra que a empresa está autorizada a operar. Uma empresa que opera com pessoas no ambiente operacional deve ter uma licença comercial. Isto inclui empresas, instalações industriais, prestadores de serviços e muito mais. 

Mesmo se um estabelecimento for fechado, operar sem uma licença pode levar a grandes multas. Como resultado, o registro profissional do proprietário da empresa pode ser suspenso, além da apreensão de bens e propriedades. Este é um documento legal crítico que deve ser renovado anualmente. 

Inscrição estadual e municipal

Todas as empresas do setor comercial devem pagar o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). Este é um imposto estatal obrigatório, portanto, deve ser registrado para ele. 

É necessário que as empresas do setor de serviços se registrem na cidade. Você deve pagar o ISS (imposto sobre serviços) para fazer negócios nesta área. Este é um documento obrigatório! 

O departamento de contabilidade não será capaz de gerar os boletos de pagamento caso faltem esses dados. As faturas não podem ser emitidas sem estes dados e, portanto, o departamento de contabilidade não será capaz de gerar boletos de pagamento de impostos. É fundamental ter estas informações sempre disponíveis e atualizadas. 

Cartão CNPJ

O cartão do CNPJ contém o resumo da empresa. Possui as informações mais importantes sobre o negócio, incluindo sua função, localização, nome da empresa, estrutura corporativa e outras informações. Além disso, por ele é possível verificar se a empresa está ativa ou não.

No mundo dos negócios, o cartão CNPJ funciona como uma identidade. Quando você quer fazer negócios com uma empresa, geralmente deve obter uma conta PJ (Pessoa Jurídica), licitar contratos, emitir faturas e assim por diante. 

E-Social

O E-Social é um sistema que conecta empregadores e trabalhadores e agrega todas as suas informações para fins de monitoramento. Ele é utilizado para evitar a evasão fiscal e garantir o cumprimento social. É um documento legal que proporciona transparência no cumprimento da legislação trabalhista. 

Contrato Social

O contrato social funciona como uma certidão de nascimento, assim como o Cartão do CNPJ. Ele acompanha todo o projeto da empresa, sua localização, os proprietários, a distribuição de empregos, etc., assim como um CPF. 

É também um dos documentos mais vitais da empresa. Ele sempre terá que ser apresentado ao estabelecer novas contas, licitar, solicitar empréstimos ou inscrever-se para qualquer outra coisa. 

Certificado digital

Os certificados digitais são assinaturas virtuais em seu nome ou no nome da empresa que ajudam a reduzir a burocracia. 

Além disso, eles garantem segurança no intercâmbio de dados e maior flexibilidade, permitindo que você assine digitalmente qualquer documento com validade legal. 

Atualmente, faturas, informações sociais e trabalhistas devem ser enviadas digitalmente a fim de satisfazer as exigências da empresa. 

Conclusão

Para evitar imprevistos ou se tem alguma dúvida de como obter estes documentos, consulte antes um contador para que ele dê a orientação adequada a fim de que você possa atuar de forma organizada e sem ter problemas no futuro.

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Fonte: Jornal Contábil
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