Um dos documentos mais importantes da vida laboral de um trabalhador é a sua carteira de trabalho, documento onde são anotadas todas as suas experiências profissionais. Desde 2019 a carteira de trabalho se tornou digital, com a proposta de facilitar o seu acesso por meio da internet. 

Com isso, a carteira de trabalho digital facilitou não só a vida dos funcionários, que agora podem visualizar de forma muito mais prática suas experiências trabalhistas, mas também a rotina das empresas, que a partir disso conseguem administrar esse documento de forma otimizada sem precisar recolher o documento físico. 

Segundo dados do Governo Federal, desde seu lançamento até 2020, a carteira digital já ultrapassou mais de trezentos milhões de acessos. E, somente em 2020, com o advento da pandemia da COVID-19, a CTPS digital teve cerca de 270 milhões de acessos.

É inegável que o documento digital precisou começar a fazer parte das rotinas das organizações. E mesmo sendo lançada já há bastante tempo, ela ainda gera algumas dúvidas em empresas e colaboradores. 

Por isso, nesse texto veremos detalhes sobre como funciona a carteira de trabalho digital e como empregados e empregadores podem ter acesso ao documento. 

 Mas antes de começarmos, confira os tópicos que serão tratados aqui:

• O que é a carteira de trabalho?
• O que diz a lei sobre a carteira de trabalho?
• Por que a carteira de trabalho virou digital? – Lei da Liberdade Econômica 
• Como funciona a CTPS digital?
• O que mudou com a carteira de trabalho digital?
• O que muda para as empresas na hora da contratação?
• E para os trabalhadores o que a carteira de trabalho digital muda? 
• Principais dúvidas: Carteira de trabalho digital

Vamos começar!

O que é a carteira de trabalho?

A Carteira de Trabalho é um instrumento utilizado para documentar e comprovar uma relação empregatícia. Nela, são anotadas informações importantes da experiência profissional de um trabalhador, como:

• Seu cargo;
• Data de admissão;
• Férias;
• Salário;
• E diversas outras informações que compõem aquela relação de emprego.

Ela é um importante documento para fins trabalhistas e previdenciários, e garante que o funcionário receba todos os direitos trabalhistas previstos pela CLT. Esse documento é obrigatório e precisa ser preenchido toda vez que existe uma relação empregatícia em regime celetista. Até mesmo para serviços temporários ou terceirizados.

Como surgiu a CTPS?

Agora, você sabia que a Carteira de Trabalho nem sempre teve esse nome? E também que ela não surgiu com o decreto da Consolidação Das Leis do Trabalho (CLT)? 

Pois é, quando foi criada, em 1932, o primeiro nome dado a CTPS foi Carteira Profissional, ela surgiu através de um decreto do então presidente na época, Getúlio Vargas. 

De acordo com registros, a carteira de trabalho surgiu pela necessidade de regulamentar a vida do trabalhador urbano, pois, naquela época o país começava a ter uma forte atividade industrial, e até então só existia a Carteira de Trabalhador Agrícola.

Com a sua criação, o trabalho na indústria ou comércio passou a ser regulamentado, sendo mais fácil garantir os direitos profissionais dos trabalhadores.

Um pouco mais adiante, em 1969, a carteira profissional passou a se chamar Carteira de Trabalho e Previdência Social, significado de CTPS, por meio do Decreto-Lei Nº 926.

Essa alteração ocorreu com a finalidade de modernizar e atualizar o documento, pois a carteira armazenava todos os registros da vida de um trabalhador, incluindo trocas de emprego ou cargos. 

Com isso, todos os trabalhadores passaram a ser regidos pelo mesmo documento, extinguindo-se então a Carteira Profissional, Carteira de Trabalho do Menor e a Carteira Profissional do Trabalhador Rural.

E através da CTPS, os trabalhadores garantem acesso à direitos trabalhistas importantes como:

• Seguro desemprego; 
• Benefícios previdenciários; 
• FGTS.

O que diz a lei sobre a carteira de trabalho?

A carteira de trabalho aparece no artigo 29, na Seção IV da CLT. Nessa parte são expostas todas as regulamentações e normas a respeito das anotações da CTPS. 

Esse artigo sofreu algumas alterações com a Lei da Liberdade Econômica, a mais importante delas é que agora o prazo para anotação da admissão do colaborador em sua carteira é de 5 dias úteis e não mais de 48 horas. 

Contudo, em seu parágrafo 8°, o artigo diz que apesar do prazo de devolvimento da carteira agora ser maior, o trabalhador ainda deve ter acesso à todas as informações da sua CTPS no prazo de 48 horas a partir de sua anotação.

Veja na íntegra o que diz o artigo:

“Art 29. O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia.         

§ 2º – As anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social serão feitas: 

a) na data-base; 

b) a qualquer tempo, por solicitação do trabalhador; 

c) no caso de rescisão contratual; ou 

d) necessidade de comprovação perante a Previdência Social.

§ 3º – A falta de cumprimento pelo empregador do disposto neste artigo acarretará a lavratura do auto de infração, pelo Fiscal do Trabalho, que deverá, de ofício, comunicar a falta de anotação ao órgão competente, para o fim de instaurar o processo de anotação.                  

§ 4^o É vedado ao empregador efetuar anotações desabonadoras à conduta do empregado em sua Carteira de Trabalho e Previdência Social.              

§ 5^o O descumprimento do disposto no § 4^o deste artigo submeterá o empregador ao pagamento de multa prevista no art. 52 deste Capítulo.               

§ 6º  A comunicação pelo trabalhador do número de inscrição no CPF ao empregador equivale à apresentação da CTPS em meio digital, dispensado o empregador da emissão de recibo.       

§ 7º  Os registros eletrônicos gerados pelo empregador nos sistemas informatizados da CTPS em meio digital equivalem às anotações a que se refere esta Lei.       

§ 8º  O trabalhador deverá ter acesso às informações da sua CTPS no prazo de até 48 (quarenta e oito) horas a partir de sua anotação.”   

O artigo deixa claro como deve ser feita a anotação da carteira de trabalho. Agora, vamos entender o motivo pelo qual a carteira de trabalho virou digital. 

Por que a carteira de trabalho virou digital? – Lei da Liberdade Econômica

O aplicativo da carteira de trabalho digital já existia desde 2017, porém, foi só com a sanção da Lei da Liberdade Econômica, em 2019, que ela passou a valer como uma alternativa à  CTPS física. 

Essa lei foi criada com o objetivo de desburocratizar alguns processos e trazer mais liberdade para empreender no país. E a proposta faz parte da iniciativa do governo de digitalizar alguns processos, e com isso agilizar o acesso às informações trabalhistas.

Por isso, após a lei da liberdade econômica, a CTPS digital passou a valer como substituta da carteira de trabalho física. 

Anteriormente à digitalização da carteira de trabalho, alguns dos problemas mais comuns enfrentados pelos trabalhadores com a CTPS em papel era que, muitas vezes, era preciso solicitar uma segunda via do documento quando não havia mais espaço para registros, ou houvesse a perda ou deterioração do documento com o passar do tempo. 

O problema era que como as informações ainda não estavam integradas, como é hoje, muitos colaboradores precisavam ir em empresas para recuperar seus registros. 

Já nas empresas, o problema mais comum era o vai e vem com a carteira do colaborador, uma vez que a empresa precisava recolher o documento para fazer qualquer anotação sobre a vida profissional do funcionário. E por isso, a proposta da carteira digital facilitou os dois lados da relação empregatícia.

Como funciona a CTPS digital?

Além das regras previstas na Lei da Liberdade Econômica, a carteira digital também é disciplinada pela Portaria Nº 1.065 expedida pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia. 

Essa portaria estabelece regras e normas mais detalhadas sobre o funcionamento da carteira digital de trabalho. Detalhes importantes e que causam bastante dúvidas, como por exemplo, como fazer carteira de trabalho digital ou qual o número da carteira de trabalho digital.

Vejamos a seguir. 

A primeira das questões sobre o funcionamento da carteira online, é que de acordo com a portaria, toda pessoa inscrita no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), já possui uma carteira de trabalho digital, sendo apenas necessário sua habilitação.

Isso quer dizer que, para acessá-la, o trabalhador deve fazer um passo a passo para habilitar o documento. E uma vez que ela for habilitada, o trabalhador pode acompanhar as informações contidas em sua carteira digital por meio do aplicativo para celular ou site do governo. 

Carteira de trabalho digital para o empregador: Como funciona?

A carteira de trabalho digital para o empregador irá funcionar da mesma forma que para os funcionários, as empresas deverão fazer todas as admissões, demissões e anotações por meio da internet, o que facilita bastante esse processo. 

Outra questão importante é que na carteira de trabalho online, diferente da carteira física, não existe uma numeração específica, assim, a empresa consegue fazer todas as transações utilizando apenas o CPF do colaborador. Sem precisar da carteira para realizar anotações de forma física. 

Vamos entender melhor no próximo tópico. 

O que muda para as empresas na hora da contratação?

Toda essa iniciativa de digitalização de documentos trabalhistas, possui relação com a criação do eSocial, um projeto do Governo Federal que pretende simplificar e unificar a entrega das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais em um único lugar. 

O Esocial foi criado em 2014, e apesar de ter sido de uso opcional no começo, com o passar dos anos ele foi se tornando gradativamente obrigatório. 

E qual a relação dele com a carteira de trabalho?

Simples, as empresas que usam o eSocial não precisarão mais fazer anotações na carteira impressa, nem mesmo preencher a carteira de trabalho digital. Isso porque, as informações lançadas no sistema do eSocial migrarão automaticamente para a CTPS digital.

Essa mudança facilitou todo o processo de admissão, mas ainda é importante se atentar à esse passo a passo:

Ao contratar um funcionário, a empresa deve lançar seus dados no evento S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador) do eSocial antes que ele comece a trabalhar.

Caso você ainda não tenha todas essas informações, outra opção é enviar o evento S-2190 (Admissão Preliminar), que possui informações simplificadas, para depois completar o cadastro no S-2200.

Fazendo esse procedimento, a sua empresa não precisa mais que o colaborador leve a carteira de trabalho física para preenchimento, todos os dados estarão disponíveis de forma digital. 

E para os colaboradores?

Como diz a expressão popular, para o empregador poder “assinar a carteira de trabalho digital”, ao ser contratado basta que o novo colaborador informe o número de seu CPF. 

Dessa forma, a empresa consiguirá cadastrar seus dados no aplicativo e todas as informações serão inseridas automaticamente. 

Contudo, vale relembrar que, para que o empregador consiga registrar a carteira de trabalho é necessário que antes o funcionário tenha habilitado seu cadastro na plataforma, falaremos sobre isso um pouco mais adiante. 

Quais os benefícios da carteira de trabalho digital?

A digitalização da carteira de trabalho trouxe diversos benefícios para as empresas e funcionários. 

Para as empresas podemos dizer que ela facilitou todo o processo de registro de informações, uma vez que o lançamento das informações no Esocial agiliza toda a rotina de trabalho. 

A partir dele a empresa não precisa mais que o colaborador traga o documento físico, nem precisa realizar o cadastro diretamente na carteira de trabalho online.

Além disso, o fato do aplicativo ser integrado com diversos órgãos do Governo Federal (CAGED, Pis e eSocial), diminui o risco de erros ou fraudes devido a concessões irregulares de benefícios trabalhistas, e ajuda a identificar com maior facilidade inconsistências e informações falsas.

E para o trabalhador, ela possibilita que ele acesse as suas informações de maneira rápida e fácil sempre que for necessário. E essa praticidade também é vista para aqueles que irão solicitar o documento pela primeira vez. Em qualquer caso, esse documento é emitido muito mais rápido.

Esse processo pode ser feito diretamente pelo aplicativo, o que ajuda a diminuir o tempo gasto em agências de atendimento, e gera uma maior otimização.

Por fim, a carteira de trabalho digital também traz mais segurança, já que suas informações trabalhistas serão atualizadas constantemente e de forma rápida. Sem contar que o documento digital evita o problema com a perda, a deterioração do documento, ou a falta de espaço para anotações como acontecia quando ele era impresso. 

O que mudou com a carteira de trabalho digital?

Número da CTPS

Muitas pessoas ainda possuem dúvidas sobre qual é o número e a série da carteira de trabalho digital. Afinal, essa foi uma das grandes mudanças, pois, antes da carteira digital ser lançada, a CTPS comum tinha um número de identificação com 8 dígitos, divididos entre número e série da carteira. 

E além disso, até janeiro de 2020 os empregadores precisavam obrigatoriamente inserir informações de admissão ou demissão no Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED). Contudo, quando esse documento passou a ser digital, foram extintos o número e série da carteira e agora a identificação é feita pelo CPF do colaborador com 11 dígitos. 

Essa mudança acabou gerando uma certa confusão e diversas pessoas perguntavam “como achar o número da carteira de trabalho digital” pois, pelo CAGED as empresas ainda precisavam colocar o número e a série da CTPS. 

Para solucionar o problema a orientação dada pelo portal CAGED, era que a empresa deveria informar no campo “Número da Carteira de trabalho” os 7 primeiros dígitos do CPF do colaborador, e no campo “série da carteira de trabalho” os 4 últimos dígitos do CPF dele. 

Já no campo “UF da carteira de trabalho”,a empresa deveria informar a Unidade de Federação do trabalhador ou da empresa.

Atualmente, como falamos um pouco mais acima, toda a admissão e demissão é feita pelo portal Esocial, que precisa somente do número de CPF do trabalhador para identificá-lo. 

Portanto, não é mais necessário saber o número e a série da carteira de trabalho, o que acaba facilitando a identificação profissional do colaborador e tornando o processo mais rápido e assertivo. 

Assinatura digital

A assinatura da carteira de trabalho é outra dúvida comum, afinal, como ela é feita já que agora o documento é digital? Por meio de uma assinatura digital?

É simples, no momento em que o empregador lança a nova admissão no eSocial, esse feito já vale como uma “assinatura da carteira”, não sendo necessário assinar fisicamente o documento. E por meio do seu aplicativo, o trabalhador já consegue visualizar o seu novo contrato de trabalho. 

Atualização da carteira de trabalho

Todas as atualizações ou alterações relacionadas ao vínculo empregatício, como férias, alterações de salário ou cargo, também são enviadas para a carteira de trabalho digital por meio do Esocial. 

Contudo, elas não aparecem de imediato na carteira digital pois, após a transmissão para o Esocial existe um tempo para o processamento dos dados até que o funcionário possa visualizar a nova informação. 

Mudanças no processo de demissão

A demissão assim como a admissão agora é enviada por meio do eSocial, não sendo mais necessário levar a carteira de trabalho física para dar baixa no contrato de trabalho. 

Então, quando o empregador transmitir o evento, logo ele aparecerá na carteira online do funcionário. 

Agora que nós entendemos tudo sobre a carteira digital de trabalho, vamos responder algumas das principais dúvidas a respeito dela!

Principais dúvidas: Carteira de trabalho digital

Por mais que seu uso tenha aumentado no ano de 2020, muitas empresas e trabalhadores ainda possuem dúvidas sobre a carteira de trabalho digital. Separamos as principais para você, veja a seguir. 

A CTPS de papel deixa de valer?

A CTPS em papel não deixa de valer, entretanto, a carteira de trabalho digital substitui a de papel, já que agora todos os processos relacionados aos vínculos trabalhistas são feitos eletronicamente.

A versão física do documento só deve ser apresentada no caso dos funcionários contratados por órgãos públicos ou organismos internacionais.

Caso contrário, deve-se utilizar a versão digital. Mas atenção, isso não quer dizer que o trabalhador precise se desfazer de sua carteira, veja o próximo tópico. 

Posso ver todo o meu histórico profissional no aplicativo?

Em teoria, sim. Porém, contratos mais antigos podem aparecer com certas divergências na versão digital, por isso, o documento impresso ainda continua sendo extremamente importante como forma de comprovar suas experiências anteriores. 

Inclusive, o governo federal recomenda que o trabalhador mantenha a sua antiga carteira de papel guardada, mesmo tendo aderido à carteira digital. 

Como tirar a carteira de trabalho digital?

Quando a CTPS ainda era de papel, os trabalhadores precisavam tirar o documento em um dos postos de apoio ao trabalhador. Agora, na versão digital não é mais preciso se deslocar a algum lugar, basta realizar o seu cadastro eletronicamente. Veja como no próximo tópico!

Como acessar a carteira de trabalho digital?

Para acessar a sua carteira digital, o primeiro passo é habilitá-la.

Primeiro acesse a página de cadastramento no site do Ministério da Economia,  e clique no botão azul “Quero me cadastrar”.

Em seguida, existem duas formas de continuar:

A primeira, é se você já for cadastrado em algum site do governo como: Sine Fácil,  Meu INSS, etc, nesse caso basta clicar em “Já tenho cadastro”, informar o CPF, clicar em avançar, e digitar sua senha.

Agora, caso não tenha esse cadastro, você será direcionado para um formulário para preencher com dados como seu CPF, nome completo, telefone e e-mail. 

Após preencher, clique em “Não sou um robô”, depois em “Eu aceito os termos de uso”, e por fim em “Continuar”.

Você será direcionado para um questionário, e deverá responder algumas informaçṍes pessoais como:

• Ano de nascimento; 
• Nome da Mãe;
• Mês de nascimento.

Ao terminar, você deverá escolher entre SMS ou E-mail para receber um link de validação de cadastro. Após receber esse link, você deverá cadastrar uma senha.

E pronto! Ao finalizar, você já será direcionado a uma página que contém informações pessoais e a sua Carteira de Trabalho Digital.

Nela você encontrará todos os seus dados pessoais, as últimas anotações de seu emprego atual, e também registros como férias, alteração de salário. 

Para visualizar outros contratos de trabalho formais com as ocupações, salários e períodos de trabalho, você deverá responder um questionário com algumas perguntas sobre sua trajetória profissional. 

Ao terminar, você terá habilitado sua carteira de trabalho digital e poderá acompanhar seus registros profissionais de forma online. 

Esse processo também pode ser feito diretamente pelo aplicativo, que pode ser baixado por celulares com sistema operacional Android e iOS.

Como saber se a carteira já foi assinada?

A assinatura da carteira é algo muito aguardado pelo novo colaborador contratado, e isso acontece de forma muito mais prática e rápida quando o processo é feito digitalmente. 

Após 48 horas do lançamento das informações do novo contrato no portal do eSocial, o funcionário já consegue visualizar os dados na sua Carteira de Trabalho Digital, o que é equivalente à assinatura da carteira. 

Conclusão

A carteira de trabalho digital marcou um grande avanço no objetivo de digitalizar e desburocratizar diversos processos. 

Por meio dela, as empresas tiveram suas rotinas otimizadas e facilitadas, inclusive neste momento de isolamento social, que mostrou ainda mais a importância da digitalização de processos. 

Já para o lado dos trabalhadores, ela também foi de grande valor, pois traz mais acessibilidade, sustentabilidade, desburocratização e praticidade.

Se você gostou deste texto, compartilhe nas redes sociais, estamos sempre postando artigos completos sobre administração de empresas, legislação de RH!

Original de PontoTel

O post Carteira de trabalho digital: Saiba como funciona e o que muda para empresa apareceu primeiro em Jornal Contábil – Contabilidade, MEI , crédito, INSS, Receita Federal e Auxílios.

Fonte: Jornal Contábil
Abertura de empresa em São Bernardo do Campo com o escritório de contabilidade em São Bernardo Dinelly. Clique aqui