O CAEPF, ou Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física, é um dispositivo criado pela Receita Federal. A sua implementação tem como objetivo facilitar o recolhimento informações relativas às atividades econômicas da pessoa física.

Seguindo o que determina a Receita, a ferramenta oferece recursos que otimizam a coleta, identificação, acesso e gestão dos dados. Não por acaso, ele está integrado ao eSocial, sistema público de escrituração digital — que vem simplificando as atividades contábeis dos empregadores.

Neste artigo, vamos esclarecer mais aspectos sobre o tema. Acompanhe

O que é CAEPF?

Como a própria sigla já revela, trata-se de um cadastro cuja função é coletar dados e informações de pessoas físicas no que diz respeito às suas atividades econômicas.

O cadastro entrou em vigor em janeiro deste ano, com caráter obrigatório a quem se enquadra no perfil — falaremos disso mais adiante.

Anteriormente, a Receita Federal já utilizava um mecanismo para identificar as pessoas físicas que mantêm empregados a seus serviços: o Cadastro Específico do INSS (CEI). No contexto atual, o CAEPF veio para substituir o CEI — este, por sua vez, já foi extinto.

Neste sentido, a principal diferença entre CAEPF e CEI é que o primeiro parte dos planos de modernização do governo em relação aos procedimentos contábeis e fiscais no país. Por estar integrado ao eSocial, o empregador tem mais facilidades para enviar as informações necessárias para agir em conformidade com a legislação.

Quem deve realizar o cadastro?

Esse cadastro é obrigatório à pessoa física que tenha um ou mais empregados. Em linhas mais simples, toda pessoa física que mantenha empregado prestando-lhe serviço, deve obrigatoriamente, realizar o seu cadastro, vinculando a este cadastro todas as atividades econômicas exercidas. Será por meio do recurso que a Receita Federal gerenciará todas as atividades econômicas desenvolvidas por pessoas físicas no Brasil.

Como exemplo de empregador pessoa física temos:

• O contribuinte individual de um modo geral que tenha empregado, exemplo, os médicos;
• O produtor rural em que sua atividade seja considerada como fato gerador da contribuição previdenciária, a pessoa física que não é produtor rural, mas adquire produção rural para venda, no varejo, o consumidor pessoa física;
• Temos ainda o titular de cartório, e no caso deste a matrícula será emitida no nome do titular, o segurado especial, bem como o empregador equiparada à empresa, mas que esteja desobrigado da inscrição no CNPJ.

É válido ressaltar que aqueles que já tinham a matrícula do CEI terão de fazer a migração para o CAEPF. Logo, também estão dentro dos critérios obrigados a se inscrever no recurso.

Como o empregador pessoa física pode realizar o seu cadastro no CAEPF?

A pessoa física que deseja exercer atividade econômica deve, dentro do prazo de 30 dias contado do início da atividade, realizar o seu cadastro pelo portal do Centro Virtual de Atendimento (e-CAC) que pode, inclusive, ser acessado pelo portal do eSocial e também nas unidades de atendimento da Receita Federal.

1. Produtor rural pessoa física

Se o produtor rural possui mais de uma propriedade rural, será necessária uma inscrição para cada imóvel rural.

Além disso, o produtor rural, pode, obviamente, ter trabalhadores administrativos, ou seja, que não estão ligados diretamente a atividade rural, mas que prestam serviço à própria propriedade rural.

É necessário criar outra inscrição para a atividade administrativa? 

Não é preciso. Neste caso, o empregador deve utilizar a mesma inscrição vinculada à propriedade rural para registrar os empregados do administrativo.

Por fim, para cada contrato com produtor rural, parceiro, meeiro, arrendatário ou comodatário, independente da inscrição do proprietário será necessário atribuir um CAEPF.

2. Um mesmo empregador pode ter mais de um cadastro CAEPF?

Sim. No item acima mencionamos o exemplo do produtor rural que deverá ter uma inscrição para cada propriedade rural em que exerça atividade econômica.

Se a atividade é de natureza urbana e o empregador tem mais de um estabelecimento em que exerça atividade econômica, é necessário também ter um cadastro para cada estabelecimento, desde que mantenha empregado vinculado em cada um deles.

Além disso, a pessoa física, considerado como segurado especial, poderá também ter mais de uma inscrição, desde que a área total dos imóveis rurais inscritos não seja superior a quatro módulos fiscais.

3. Após a inscrição, como enviar as informações para o eSocial?

Como já se sabe, todos os empregadores estão obrigados ao eSocial. Desde as pessoas jurídicas até as pessoas físicas. A plataforma representa um projeto do governo federal que serve para unificar a prestação das informações trabalhistas e previdenciárias. 

O envio das informações trabalhistas e previdenciárias do empregador pessoa física pode ser feito pelo sistema de folha (situação em que é necessário o certificado digital) e também pelo portal do eSocial.

Pelo portal do eSocial, é possível a utilização de certificado digital ou código de acesso, no entanto, isso irá depender da quantidade de empregados.

Neste caso, o contribuinte individual equiparado à empresa e o produtor rural pessoa física que possuam até sete colaboradores, podem optar pelo código de acesso e prestar as informações diretamente pelo portal.

Diante de tantas mudanças é importante que os empregadores estejam atentos e providenciem o quanto antes a inscrição no CAEPF para que possam atender às exigências do eSocial sem nenhum tipo de transtorno.

O que é eSocial?

Trata-se de um sistema público de escrituração digital das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Em linhas mais simples, ele possui as seguintes funções em uma empresa:

1. Aumento no controle de processos e informações;
2. Diminuição de custos para a empresa no longo prazo;
3. Redução de erros na realização de tarefas e cumprimento das obrigações legais;
4. Otimização do tempo dedicado aos processos burocráticos;
5. Gestão eletrônica de documentos.

Todos esses benefícios, no entanto, são possíveis  somente com a atenção por parte dos empregadores para se fazer a transmissão de dados da empresa para a plataforma digital pública.

A solução eSocial precisa ser capaz de facilitar o preenchimento de dados diversos relacionados às rotinas de gestão de pessoas, como informações cadastrais e comunicados de acidente de trabalho, entre outros. Além disso, o sistema deve reunir todos esses dados, processá-los e transmiti-los para o ambiente do recurso com segurança.

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