O Simples Nacional, regime tributário simplificado destinado a micro e pequenas empresas, é a escolha de um significativo número de negócios no Brasil. Segundo dados mais recentes da Receita Federal, mais de 12 milhões de empresas estão enquadradas neste regime. Uma das obrigações acessórias fundamentais para essas empresas é a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS). Este conteúdo do Portal ContNews oferece uma orientação técnica detalhada para contadores sobre como preparar e declarar a DEFIS, garantindo precisão e conformidade.

O que é a DEFIS e sua Relevância:

A DEFIS é uma declaração anual obrigatória para todas as empresas optantes pelo Simples Nacional. Ela substituiu a antiga DASN (Declaração Anual do Simples Nacional) e serve para informar à Receita Federal diversas informações socioeconômicas e fiscais da empresa. Esses dados são fundamentais para manter a regularidade fiscal e transparência das operações das empresas.

Detalhes Técnicos da DEFIS:

1. Acesso e Preenchimento:
– A DEFIS é acessada e preenchida através do Portal do Simples Nacional.
– Utilize certificado digital ou código de acesso para entrar no sistema.

2. Informações Requeridas:
– Dados cadastrais da empresa, incluindo alterações ocorridas no ano-calendário.
– Receita bruta total e receita bruta no mercado interno (separadas por atividade econômica, se for o caso).
– Informações sobre a folha de pagamento, incluindo total de funcionários e remunerações pagas.
– Dados sobre a distribuição de lucros, dividendos ou qualquer forma de remuneração aos sócios.

3. Dicas para a Declaração:
– Reconciliação de Dados: Certifique-se de que as receitas informadas na DEFIS estejam em concordância com os valores declarados mensalmente.
– Conferência de Documentação: Verifique a documentação suporte, como notas fiscais, livros contábeis e registros de folha de pagamento.
– Acompanhamento de Alterações Legislativas: Esteja atento a qualquer alteração na legislação que possa impactar a declaração.

4. Prazos e Procedimentos:
– A DEFIS deve ser entregue até o dia 31 de março do ano seguinte ao ano-calendário de referência.
– Em caso de baixa da empresa, a DEFIS deve ser entregue até o último dia do mês subsequente ao da ocorrência do evento.

5. Atenção Especial em Situações Específicas:
– Empresas em início de atividade ou baixa devem declarar a DEFIS de forma diferenciada, prestando atenção aos prazos e informações específicas requeridas para esses casos.

Consequências da Não Entrega:

– Impedimento na geração do DAS.
– Restrições na emissão de certidões negativas.
– Possibilidade de exclusão do Simples Nacional.

Cuidados Essenciais:

1. Revisão de Dados: Antes de enviar a DEFIS, é importante revisar todos os dados para garantir que estão corretos e completos. Isso inclui receitas, despesas, informações sobre funcionários, entre outros.

2. Atualização de Cadastros: Certifique-se de que todas as informações cadastrais da empresa estão atualizadas, incluindo mudanças de endereço ou alterações na diretoria.

3. Conferência de Tributos: Verifique se todos os tributos devidos no âmbito do Simples Nacional foram devidamente calculados e recolhidos.

Dicas Finais:

– Inicie o processo de declaração com antecedência para evitar pressa e erros.
– Mantenha comunicação clara e constante com o cliente para obter todas as informações necessárias.
– Use checklists para
assegurar que todas as seções da DEFIS sejam preenchidas corretamente.

A declaração da DEFIS exige atenção aos detalhes e um entendimento profundo das obrigações fiscais das empresas do Simples Nacional. Para os contadores, é fundamental iniciar o processo de preparação com antecedência, garantindo que todas as informações sejam precisas e completas. A conformidade com esta obrigação acessória é essencial para manter a regularidade fiscal das empresas e evitar problemas com o Fisco.