O atual mundo dos micro e pequenos empreendimentos demanda decisões mais rápidas e inteligentes. Por causa disso, a cada dia, mais empresas procuram funcionalidades na tecnologia que as ajudem na gestão de finanças. O bom e velho método de papel e caneta ainda pode ter seu lugar, porém, ele ficou concentrado a poucas utilizações.

Hoje, apenas a tecnologia pode dar suporte aos negócios para que eles se ajustem às mudanças do mercado. Quer saber como a automação de processos administrativos pode ajudar na gestão fiscal de PME? Então, confira abaixo as vantagens desse tipo de sistema!

Integração com sistemas de controle fiscal

O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) padroniza e oficializa as escriturações fiscais e contábeis das empresas em um formato próprio de arquivo virtual. Dessa forma, os documentos de escrituração podem ser validados graças às assinaturas eletrônicas, garantindo que seu registro fiscal seja apresentado e emitido eletronicamente para as instituições fiscais responsáveis.

Esse sistema abrange diversos módulos, dentre os principais estão a NF-e, a ECD (Escrituração Contábil Digital) e a ECF (Escrituração Contábil Fiscal).

Por mais que não seja tão simples para as companhias se enquadrar nos critérios do SPED, vale lembrar que essa operação é obrigatória. Mais uma vez, quem utiliza recursos tecnológicos fica vários passos à frente dos demais.

O software ERP, por exemplo, pode integrar o sistema da empresa/setor ao SPED fiscal e contábil, sendo possível alterar o programa de acordo com o perfil de atuação do empreendimento, adequando-o à modalidade (regime) tributária escolhida.

Organização das notas fiscais eletrônicas

A NF-e é um documento virtual que reúne todas as operações comerciais de venda de mercadorias e prestação de serviços. Sua validação é realizada em forma de assinatura digital pelo fisco. As informações geradas pela nota fiscal eletrônica são repassadas aos órgãos fiscais responsáveis e sua autenticidade pode ser feita pela web, na página da Secretaria da Fazenda do respectivo estado.

Dessa forma, toda transação comercial de venda de produtos ou contratação de serviços vai originar uma NF-e integrada em arquivo no formato XML, que exige um sistema específico para ser visualizado. Lembrando que tanto a empresa vendedora quanto o cliente devem guardar esse registro por até 5 anos.

Apesar de esse processo trazer mais segurança, agilidade e economia aos procedimentos fiscais, ele demanda um novo desafio às empresas: o armazenamento e o controle dos arquivos XMLs gerados diariamente. O que ocorre é que o fornecedor deve enviar esses aquivos por e-mail. Caso só remeta o DANFE (espelho da NF-e), será necessário realizar os seguintes passos:

• acessar o portal da NF-e;
• digitar os 44 caracteres da chave de acesso;
• copiar a imagem CAPTCHA;
• utilizar a CD (certificação digital) da empresa;
• realizar o download do XML a ser armazenado.

Nota-se que esse processo é longo, não é mesmo? Por conta disso, executar essa tarefa manualmente em empresas que realizam muitas transações, é simplesmente inviável. Ainda mais em períodos sazonais que exigem mais agilidade nas operações fiscais.

Já softwares integrados de gestão especializados em NF-es, como o ERP, acessam a SEFAZ, baixando automaticamente os arquivos XML relacionados ao CNPJ da empresa. Tal automação traz, portanto, uma melhoria e tanto para o processo.

Otimização do controle fiscal

Ter controle das operações fiscais é essencial para alcançar competitividade e sucesso nos negócios. A tecnologia permite que você integre todos os dados e informações da sua organização/setor em pastas e arquivos digitais, podendo procurá-los e administrá-los com muito mais facilidade.

Além disso, o acesso rápido aos dados permite que você monitore as operações tributárias na companhia e realize análises constantes. Com isso, é possível fazer um acompanhamento mais efetivo das atividades ligadas à gestão fiscal de PME, por exemplo.

Como a legislação tributária do nosso país é muito severa, nada melhor do que ter um acompanhamento eficiente a fim de evitar falhas nesses quesitos.

Possibilidade de avaliar decisões futuras com a gestão fiscal

As notas fiscais exibem informações minuciosas sobre os controles internos do negócio. Elas apontam o fluxo de receitas e despesas com detalhes, podendo ser consultadas a qualquer momento, desde que sejam devidamente armazenadas e organizadas.

Os registros ali contidos podem oferecer mais confiança e um melhor embasamento nas tomadas de decisão, desde as mais simples até as mais complexas, do cotidiano da empresa, como diminuir ou não o gasto com o “cafezinho” ou com os materiais de escritório.

São informações detalhadas e que também podem ser estudadas para embasar decisões futuras que ajudam a prever as despesas e o faturamento em curto, médio e longo prazos.

Com esses dados, é possível analisar novos investimentos em mão de obra, especializações, equipamentos e a necessidade de empréstimos. Qualquer tipo de decisão pode ser tomada com muito mais segurança quando se tem clareza de como está o fluxo de caixa e como o dinheiro está sendo investido.

Possibilidade de gerir as finanças em qualquer lugar

Antigamente, a única maneira de trabalhar em um setor de gestão financeira era estando lá dentro do escritório. Hoje, é possível fazer isso em qualquer lugar. Se você estiver em uma viagem de negócios, por exemplo, graças aos aplicativos financeiros para dispositivos móveis (notebook e smartphone), você consegue realizar um bom controle de despesas, fazer o reembolso dos funcionários e melhorar sua gestão contábil e fiscal como um todo.

Acesso às vantagens de um ERP

Isso mesmo! Além das diversas vantagens que comprovam a importância da tecnologia para a gestão fiscal de PME mencionadas até agora, o ERP ainda garante muitas outras. Vejamos quais:

Velocidade na emissão

Emissão imediata de NF-e já no momento das transações de venda, compra ou devolução, com respectivo preenchimento no sistema para atualizar os relatórios de gestão fiscal. Isso melhora ainda mais os processos e eleva a produtividade geral da empresa.

Verificação rápida de estoques

Baixa imediata no volume de mercadorias em estoque e verificação do inventário, para saber se há excesso ou falta de mercadoria. Isso garante uma gestão fiscal mais eficiente com as aquisições e custos de armazenamento.

Acuidade e facilidade de apuração

Registro imediato nos livros fiscais digitais, permitindo um melhor controle dos movimentos de entrada e saída. Assim, com os dados integrados, todas as transações que conduzem valores já são automaticamente registradas, o que simplifica a apuração final do balanço fiscal do fim de cada operação.

Aumento da segurança

Maior controle fiscal e segurança, graças à constante atualização das informações de todos os departamentos da empresa. Isso garante análises mais rápidas, o que torna possível localizar potenciais problemas ou falhas fiscais antes da ocorrência.

Esperamos que você tenha se convencido da importância da tecnologia para a gestão fiscal de PME. Aproveite essa oportunidade e entre em contato conosco acessando nosso site. Nós, da Soften, temos sistemas especializados em diversas rotinas administrativas. Venha conferir!

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Fonte: jc